يُسمح للمدربين وأولياء الأمور والمعلمين أو غيرهم من البالغين المرتبطين بفريق REC Foundation المسجل بتقديم نموذج طلب الإقامة نيابة عن الطالب. يهدف نموذج طلب الإقامة إلى مساعدة الفرق والأسر في توصيل الاحتياجات الفريدة لطلابهم إلى مؤسسة REC لضمان توفير الإقامة لخدمة الطالب بأفضل طريقة ممكنة. لا يمكن للطلب أن يغير جوهر طبيعة المنافسة. خطوات ومتطلبات تقديم الطلب تجدها في هذه المقالة ذات الصلة في مكتبة REC.
إذا تمت الموافقة على طلب الإقامة، يجب المدرب الأساسيكما هو موضح في خطاب الموافقة:
- يجب على المدرب الأساسي تقديم نسخة من خطاب الموافقة الرسمي (الذي تم استلامه من مؤسسة REC) إلى شريك الحدث (EP) قبل أسبوعين على الأقل من الحدث.
- إذا كان الاتحاد الرياضي غير قادر، لأي سبب من الأسباب، على توفير الإقامة اللازمة، فيجب عليه إخطار المدرب ومدير الدعم الإقليمي (RSM) كتابيًا قبل أسبوع واحد على الأقل من الحدث لتحديد أفضل حل.
- ويجب على المدرب الأساسي أيضًا إحضار نسخة من الرسالة إلى الحدث.
إذا تم تقديم طلب استيعاب شفوي أو مكتوب لم تتم الموافقة عليه رسميًا في حدث ما، أو تم تقديم طلب معتمد إلى حدث ما ولكن لم يتم توصيله إلى EP قبل الحدث، فإن EP غير مسؤول أو ملزم بتلبية الطلب.
في جميع الأحوال، من المتوقع أن يتبع الطلاب مدونة قواعد السلوك الخاصة بمؤسسة REC ومن المتوقع أن يقوم المعلمون التنفيذيون بالإبلاغ عن الانتهاكات باستخدام أدوات الإبلاغ عن مدونة قواعد السلوك .