ملخص
بعد الموافقة على الحدث الخاص بك، تتوفر لك العديد من الميزات في RobotEvents.com والتي ستساعدك على التواصل مع الفرق وطلب منتجات المنافسة وعرض مدفوعات تسجيل الحدث وإدارة قائمة الفريق المسجل في الحدث الخاص بك.
لوحة معلومات EP
لوحة معلومات EP هي الموقع المركزي لإدارة الأحداث التي قمت بنشرها، وعرض خصومات EP الخاصة بك، وعرض شيكات EP الخاصة بك. يتم الوصول إلى لوحة معلومات EP من خلال رابط المسؤول في Robot Events.
العثور على الحدث الخاص بك
في الجزء العلوي من لوحة معلومات EP الخاصة بك توجد قائمة بالأحداث التي نشرتها. هذه طريقة سريعة وسهلة لعرض اسم الحدث وتاريخ الحدث وحالة تسجيل الفريق وعدد الفرق الموجودة في قائمة الانتظار. في منطقة الإجراءات، يمكنك تحديد "تحرير" لإدارة الحدث أو تحديد "عرض" لمعاينة معلومات الحدث.
سيتم إدراج الأحداث للموسم الحالي على لوحة معلومات EP حتى أسبوع واحد بعد تاريخ الحدث. بعد ذلك الوقت، يمكنك الوصول إلى الأحداث الماضية باستخدام مرشحات البحث الموجودة ضمن قائمة الأحداث.
خصومات EP
سيقوم مدير الدعم الإقليمي الخاص بك بمناقشة الخصومات المتاحة لنوع برنامجك في كل موسم ومتى ستصبح متاحة. يتم تعيين خصومات EP إلى مسؤول الحدث الأساسي من قبل RSM بمجرد الموافقة على الحدث للموسم الحالي. سيتم إدراج المنتجات المخفضة على لوحة معلومات EP ويمكن إضافتها مباشرة إلى سلة التسوق الخاصة بك. قد تختلف عملية خصم EP بالنسبة لأولئك الموجودين خارج الولايات المتحدة تظهر الخصومات في الخطوة الأخيرة من عملية الدفع. إذا لم تلاحظ الخصومات المطبقة، فاتصل بمدير المبيعات الخاص بك قبل إكمال خطوة الخروج النهائية.
ملاحظة: تهدف خصومات EP إلى استخدامها لشراء المعدات اللازمة لتشغيل حدثك ولا ينبغي مشاركتها مع مؤسسات أخرى.
فحوصات EP
عندما تدفع الفرق رسوم تسجيل الحدث على موقع RobotEvents.com، تقوم مؤسسة REC بتوحيد هذه الأموال على أساس شهري وتوزيع شيك على EP. سيتضمن الشيك الأموال المستلمة في الشهر السابق مطروحًا منها رسوم معالجة حدث الروبوت البالغة 5 دولارات لكل فريق.
مثال:
- تم دفع رسوم تسجيل خمسة أحداث جماعية في شهر يناير، وكانت رسوم تسجيل الحدث 55 دولارًا أمريكيًا لكل فريق. سيتم إرسال شيك واحد إلى EP في فبراير بمبلغ إجمالي قدره 250 دولارًا.
- مدفوعات تسجيل الفريق: (5) × 55 دولارًا = 275 دولارًا
- رسوم معالجة أحداث الروبوت: (5) × 5 دولارات = 25 دولارًا
- المبلغ الصافي: 275 دولارًا – 25 دولارًا = 250 دولارًا
يمكنك عرض الشيكات الموزعة في أسفل لوحة معلومات EP الخاصة بك. سيتضمن كل شيك يتم توزيعه اسم المستفيد، ومبلغ الشيك الإجمالي، ورموز الحدث، وأسماء الحدث، وأرقام الفريق المدرجة في الشيك لكل حدث.
نصائح مفيدة:
- إذا كان لديك سؤال بخصوص مدفوعات EP، فيمكنك الاتصال بمدير إدارة الموارد البشرية الخاص بك أو قسم المحاسبة في مؤسسة REC على البريد الإلكتروني التالي: accounting@recf.org.
- قم بشكل دوري بمطابقة الأموال المرسلة إليك قبل الحدث وبعده مع معلومات حالة الدفع الموجودة في قائمة الفريق المسجل.
شريك الحدث س&أ
يحتوي موقع RobotEvents.com على منتدى EP Q&A متكامل يمكن الوصول إليه من خلال لوحة معلومات EP الموجودة أسفل قائمة البحث. يمكن للمشاركين طرح الأسئلة في المنتدى والرد على المواضيع في المنشور. ويتم أيضًا مراقبة الأسئلة والإجابة عليها من قبل ممثل مؤسسة REC بشكل دوري ويتم تمييز الإجابات المعتمدة بعلامة اختيار خضراء. يتم تشجيع المشاركين في EPs على نشر الأسئلة في هذا المنتدى والتواصل مع المشاركين الآخرين في المجتمع.
منتجات
يمكن لمشتركي EP شراء منتجات مسابقة VEX من خلال RobotEvents.com على لوحة معلومات EP الخاصة بهم. تتضمن هذه المنتجات الحقول، والإلكترونيات الميدانية، والجوائز، ولوحات تاريخ الجائزة &. إذا كانت المنتجات مرتبطة بخصم EP للموسم الحالي، فيجب شراء هذه المنتجات من خلال موقع RobotEvent.com لتلقي الخصومات (الولايات المتحدة) (EPs).
الفرق المسجلة
بعد أن يصبح الحدث الخاص بك مفتوحًا لتسجيل الفريق، يمكنك عرض قائمة الفريق المسجل لمراقبة سعة الحدث وحالة دفع الفريق. هناك طريقتان للوصول إلى قائمة الفرق المسجلة.
- في لوحة معلومات EP الخاصة بك، حدد عدد الفرق المسجلة، والذي يظهر كرقم أزرق فيما يتعلق بسعة الحدث.
- في عرض المسؤول لحدثك، حدد فرق مسجلة من القائمة الموجودة على الجانب الأيمن.
للوصول إلى المعلومات حول الفرق المسجلة، بما في ذلك معلومات الاتصال، حدد "تنزيل تقرير الفريق المسجل".
حالة دفع الفريق
يمكن العثور على حالة الدفع لكل فريق مسجل ضمن عمود حالة الدفع في قائمة الفرق المسجلة. فئات حالة الدفع هي كما يلي:
| تم الدفع yyyy/mm/dd | يمكن لـ EP أن يتوقع استلام هذا الدفع (ناقص رسوم قدرها 5 دولارات) في دورة الفوترة الشهرية التالية. |
| غير مدفوع (معلق) | يحتاج EP إلى تذكير الفريق برفع طلب شراء، أو الدفع عن طريق بطاقة الائتمان، أو دفع رسوم البطولة مباشرة. |
|
معالجة طلبات الشراء |
في هذه الحالة، تم تقديم طلب شراء، ولكن لم يتم استلام الدفعة من قبل RECF. قد يحتاج EP إلى تذكير الفريق بمتابعة جهة الاتصال المالية لإرسال الشيك. |
|
تم وضع علامة الدفع بواسطة **** في yyyy/mm/dd |
يمكن للبرلمان الأوروبي أن يضع علامة على فرقه على أنها مدفوعة الأجر، بالإضافة إلى الفرق التي تدفع في الموقع أو عندما تدخل في اتفاقية عن طريق إقراض الملاعب، وتوفير المتطوعين، وما إلى ذلك. |
فرق غير مدفوعة الأجر خارج مؤسستك
إذا لاحظت فرقًا بحالة غير مدفوعة (معلقة)، فمن المستحسن التواصل معهم لتحديد موعد إكمال عملية الدفع. يجب دفع رسوم تسجيل الحدث عند التسجيل، ويجب دفعها أثناء عملية الخروج الأولية. إذا كنت تواجه مشكلات مع فريق يكمل تسجيل حدث ما، فيرجى الاتصال بمدير التسجيل الخاص بك. في بعض الحالات، قد يقترح مدير خدمة العملاء الخاص بك سياسات مواعيد السداد الخاصة بمنطقتك.
لن يُسمح للفرق التي لديها حالة غير مدفوعة (معلقة) في يوم الحدث بالمشاركة إلا وفقًا لتقدير EP ويمكن لـ EP طلب الدفع في الموقع. سوف تقوم بعض EPs بإزالة الفرق غير المدفوعة في تاريخ معين واستبدالها بفرق من قائمة الانتظار. يجب ذكر هذه العملية في علامة التبويب "المعلومات العامة" الخاصة بالحدث وتضمينها في البريد الإلكتروني التلقائي المرسل إلى الفرق بعد التسجيل.
تذكر أن بعض الفرق هي جزء من مدارس أو منظمات أخرى قد يكون لديها عملية متأخرة في تنفيذ المدفوعات. نطلب من البرلمانيين استخدام حكمهم الخاص ووضع مجموع الظروف في الاعتبار عند اتخاذ قرار بشأن السماح للمنافسة غير المدفوعة الأجر. إن التواصل مع الفرق في وقت مبكر وبشكل متكرر هو المفتاح للتأكد من عدم وجود أي سوء تفاهم.
إذا سمح EP لفريق غير مدفوع الأجر بالمنافسة في حدث ما، فلا يكون RSM ولا RECF مسؤولاً عن السعي للحصول على الدفع نيابة عن EP.
فرق من مؤسستك
يمكن للأعضاء المتميزين تسجيل فرقهم الخاصة والتنازل عن رسوم التسجيل حيث تعود الأموال إلى المنظمة المضيفة. عند تسجيل الفرق من مؤسستهم، حدد خيار الدفع لاحقًا في عملية الخروج. ثم انتقل إلى قائمة فرق مسجلة ، وحدد علامة مدفوعة للفرق المطلوبة. سيؤدي هذا إلى تصفية فاتورة الطلب لهذا الفريق. يمكن أيضًا استخدام هذه الطريقة للفرق خارج مؤسستك عندما توافق على التنازل عن رسوم الحدث الخاصة بهم إذا كانوا يوفرون الحقول أو المتطوعين.
إضافة الفرق يدويًا
ستقوم معظم الفرق بالتسجيل من خلال صفحة الحدث، ولكن في سيناريوهات معينة يمكن لأعضاء اللجنة التنفيذية إضافة الفرق إلى حدثهم يدويًا.
|
سيناريوهات لإضافة الفرق يدويًا |
السيناريوهات التي تتطلب موافقة RSM |
|
|
لإضافة فريق يدويًا، انتقل إلى القائمة فرق مسجلة ، وحدد الزر الأخضر + إضافة فريق. عند إضافة فريق يدويًا، ستحتاج إلى إدخال رقم الفريق بالضبط، بما في ذلك الرقم الأساسي ولاحقة الحرف. لا يجوز لشريك الحدث إضافة فريق إلى حدث خلال فترة الحجز المبكر إلا إذا كان هو المدرب الأساسي المدرج لهذا الفريق المحدد.
قائمة الانتظار
يمكن للفرق إضافة أنفسهم إلى قائمة انتظار الحدث أثناء فتح فترة تسجيل الحدث في علامة تبويب قائمة انتظار الحدث. قد تقرر الفرق إضافة نفسها إلى قائمة انتظار الحدث لعدة أسباب، بما في ذلك:
- تم الوصول إلى سعة الحدث
- لا يحق لهم التسجيل خلال فترة التسجيل المبكر
- إنهم مهتمون بحضور حدث أو دوري خاص بالدعوة فقط
- الحدث يتطلب التأهيل
سيتم إضافة الفرق وليس تلقائيًا إلى الحدث من قائمة الانتظار لأي ظرف من الظروف. بدلاً من ذلك، يمكن لـ EP دعوة الفرق إلى الحدث من قائمة الانتظار عندما يكون ذلك مناسبًا. تعتمد دعوة الفرق من قائمة الانتظار على تقدير البرلمان الأوروبي إذا لم يتم انتهاك أي سياسات أخرى. إذا لم تكن متأكدًا من الفرق التي يجب دعوتها من قائمة الانتظار، فيمكنك الاتصال بمدير إدارة المسابقات الخاص بك. عند تحديد من سيتم إضافته من قائمة الانتظار، يجب فرز الفرق وإعطائها الأولوية حسب 1) عدد الأحداث التي سجلوا لها (من الأقل إلى الأكبر) ثم 2) تاريخ إضافة الفريق إلى قائمة الانتظار. ويتم ذلك بالتعاون مع RSM. يمكن الوصول إلى قائمة الانتظار وإدارتها بواسطة EP من عرض المسؤول للحدث في القائمة الموجودة على الجانب الأيمن.
أفضل الممارسات: إذا أراد أحد المدربين التنفيذيين إضافة فريق إلى الحدث قائمة الانتظار، فيجب عليه الاتصال بالمدرب الأساسي للفريق أولاً والتأكد من قدرته على الحضور. يؤدي هذا إلى منع EP من إرسال دعوات الأحداث التي قد لا يتم قبولها.
تلميح : إذا كان الحدث يتطلب التسجيل المبكر وأضافت الفرق نفسها إلى قائمة الانتظار خلال هذه الفترة، فلن تتم إضافتها تلقائيًا إلى الحدث بمجرد بدء التسجيل القياسي. سيتعين على الفرق العودة إلى صفحة الحدث واستكمال عملية تسجيل الحدث إذا لم يتم الوصول إلى سعة الحدث.
نماذج الموافقة/إخلاء طرف المشارك
يجب على جميع المشاركين في الفريق (اللاعبين والمدربين والموجهين) استكمال نموذج إخلاء طرف المشارك (المعروف أيضًا باسم نموذج الموافقة) عبر الإنترنت قبل الحدث. عند استكمال النموذج عبر الإنترنت، سيتم تطبيقه تلقائيًا على كل حدث رسمي لمؤسسة REC يسجل فيه الفريق خلال الموسم الحالي.
المزيد من المعلومات حول نماذج إصدار المشاركين متوفرة في هذه المقالة. تتوفر روابط لنماذج إصدار المشاركة في مؤسسة REC هنا .
يمكنك التحقق من نماذج إصدار المشاركين المكتملة لأعضاء الفريق الذين يحضرون حدثك من عرض المسؤول للحدث في القائمة الموجودة على الجانب الأيمن. يتوفر ملف CSV قابل للتنزيل يحتوي على قائمة نماذج الموافقة المكتملة في صفحة حدث نماذج موافقة.
تحديث معلومات الحدث
في بعض الأحيان قد يكون من الضروري إجراء تغييرات على نشر الحدث الخاص بك، مثل ضبط جدول الأعمال أو إضافة الجوائز. من السهل القيام بذلك عن طريق تعديل الحدث الخاص بك ببساطة. بمجرد الموافقة على الحدث الخاص بك، لا يزال بإمكانك إجراء التحديثات وإضافة المزيد من التفاصيل، ولكن احرص على إبلاغ الفرق المسجلة ومدير الحدث الخاص بك بأي تغييرات. بعد الموافقة على الحدث ونشره، يمكن فقط لـ RSM الخاص بك تغيير العناصر التالية:
- زيادة القدرة بنسبة تزيد عن 20%
- مواعيد فتح وإغلاق التسجيل والإصدار
- جوائز التأهيل
إرسال البريد الإلكتروني إلى الفرق المسجلة
عندما يقوم فريق بالتسجيل في حدثك، فسوف يتلقى البريد الإلكتروني التلقائي الذي قمت بإنشائه ضمن معلومات الاتصال → نص بريد تسجيل الحدث الإلكتروني. مع اقتراب موعد الحدث، من الجيد إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى الفرق تحتوي على تفاصيل محددة حول الحدث، بما في ذلك خريطة الحرم الجامعي، وتعليمات وقوف السيارات، وجدول الحدث، وخيارات الغداء، وقائمة الوظائف التطوعية الشاغرة التي تحتاج إلى شغلها.
تتضمن بعض العناصر الشائعة للتواصل ما يلي:
- طلبات للفرق للمساعدة في توفير المتطوعين أو المعدات لحدثك.
- طلب طلبات مسبقة للطعام ومعلومات الفريق (مثل عدد الأشخاص الذين يتوقع كل فريق إحضارهم، مما يساعد في تقدير عدد الإمدادات المطلوبة).
- معلومات للفرق، مثل جدول الأعمال وقائمة التنازلات.
- الاتجاهات إلى مناطق وقوف السيارات، وأي لوائح أو قواعد وقوف السيارات.
- يطلب من الفرق غير المدفوعة تنسيق عملية الدفع الخاصة بها.
- التأخيرات أو الإلغاءات المتعلقة بالطقس.
- تذكير ودي حول قواعد السلوك وسياسة التركيز على الطالب.
- تذكير ودي بشأن وقت "فتح الأبواب" الخاص بك & لأي سياسات خاصة بالمكان.
للوصول إلى معلومات الاتصال الخاصة بالفرق، اختر فرق مسجلة. حدد إظهار الكل إدخالات، ثم انقر فوق الرابط تنزيل تقرير التسجيل كملف CSV. عناوين البريد الإلكتروني للمدرب الأساسي متاحة في جدول البيانات الناتج. عند إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى الفرق، استخدم وظيفة النسخة الكربونية العمياء (BCC) في تطبيق البريد الإلكتروني الخاص بك. تتيح لك ميزة BCC إرسال رسالة إلى عدة أشخاص دون الكشف عن قائمة جهات الاتصال للآخرين، كما أنها تحمي خصوصية المستلمين. عندما يقوم أحد جهات الاتصال بالرد على بريدك الإلكتروني، فسوف ترى هذا البريد الإلكتروني أنت وحدك. يساعد هذا في منع سلاسل رسائل البريد الإلكتروني التي تتضمن أشخاصًا يردون على الجميع بدلاً من التواصل بشكل انتقائي.
من المتوقع أن يتم استخدام معلومات الاتصال الخاصة بالفرق فقط لأغراض الاتصالات الضرورية مع الفرق الخاصة بحدثك. لا ينبغي مشاركة هذه المعلومات مع الآخرين أو استخدامها لأي غرض آخر.
دفاتر الهندسة الرقمية
يمكن لشريك الحدث اختيار أن تقوم الفرق بإرسال نسخ رقمية من دفاترها. يجب على كل فريق تحميل رابط قابل للمشاركة وإرساله في RobotEvents باستخدام حساب المدرب الأساسي للفريق. يمكن لشركاء الحدث تنزيل رابط لجميع دفاتر الملاحظات المرسلة عن طريق تحديد "الفرق المسجلة" واستخدام تقرير "تنزيل تقرير روابط دفاتر الملاحظات الهندسية الرقمية كملف CSV" في الجزء العلوي من الشاشة.