ملخص
يجب أن تكون الميزانية المخططة جيدًا هي أساس تخطيط الحدث الخاص بك. تميل الأحداث داخل منطقة واحدة إلى مشاركة أسعار مماثلة، ولكن يجب أن تعكس رسوم تسجيل كل حدث فردي النفقات الفعلية للحدث المحدد. ستعمل الميزانية على الحفاظ على الصحة المالية للحدث وتتبعها ويمكن أن تساعد في توفير قائمة مرجعية للمهام التي يجب تفويضها للآخرين.
يجب أن يكون هدف ميزانيتك هو تغطية جميع النفقات المتوقعة لحدثك، بما في ذلك بعض الدخل المخصص لأي نفقات غير متوقعة. يمكنك توجيه الدخل الإضافي الذي حصلت عليه لدعم برنامج الروبوتات الخاص بك أو الأحداث المستقبلية.
يمكن تقسيم ميزانية الحدث إلى عدة فئات لتسهيل التفويض والتتبع. ستبدأ العديد من برامج الشراكة الاقتصادية بتشكيل فريق تخطيط. يمكن أن يتألف هذا الفريق من موظفين آخرين في المنظمة أو متطوعين رئيسيين على استعداد لتولي أدوار المنظمة لتنسيق الجوانب المختلفة للحدث بشكل أفضل.
ومن الأمثلة على الفئة التي ينبغي تفويضها تنظيم كشك امتياز حدث. غالبًا ما تكون أكشاك الامتياز هي المصدر الأكبر للدخل لدعم الحدث وتتضمن العديد من الأمور المادية والبشرية التي يجب تنظيمها لتحقيق النجاح. وبناءً على ذلك، يوصى بتفويض هذا المشروع إلى شخص لديه خبرة، مثل مجموعة أولياء الأمور أو نادي المدرسة الذي يمكنه الاهتمام بكل التفاصيل مع إبقاء المجلس التنفيذي على اطلاع.
تهدف مسابقات الروبوتات VEX V5 بشكل عام إلى أن تكون تعليمية ومتاحة لجمهور واسع، ولا توجد رسوم دخول للمتفرجين. تعتمد العديد من الأحداث على نموذج الرعاية أو نهج جمع التبرعات، حيث يتم جمع الرسوم من خلال قنوات مثل الرعاية أو التبرعات بدلاً من رسوم الدخول المباشرة.
نفقات ميزانية الحدث
العناصر الخاصة بالمكان
- هل هناك رسوم إيجار أو رسوم مرافق؟
- هل هناك خدمات حراسة أو أمن مطلوبة؟
- هل هناك تكاليف مطلوبة للتأمين على الحدث؟
- هل سيحتاج هذا الموقع إلى حماية أو تغطية للأرضيات، وهل هناك تكلفة؟
- هل يحتوي الموقع على طاولات وكراسي مناسبة، أم سيكون من الضروري استئجارها؟
- يجب أن تكون جميع الأحداث متوافقة مع قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة (ADA) أو تتبع قوانين الإدماج المحلية. هل سيترتب على الحدث تكاليف إضافية لتلبية هذه المواصفات؟
المعدات المتعلقة باللعبة
- هل تتوفر لدى المنظمة إمكانية الوصول إلى معدات اللعبة اللازمة، مثل الملاعب والعناصر؟
- ما هي تكاليف أي إلكترونيات مطلوبة؟ يشمل ذلك أجهزة الكمبيوتر، والأجهزة اللوحية، وأجهزة العرض، وأجهزة التوجيه، والكابلات، والشاشات، والطابعات، ومقابس الطاقة، وكابلات التمديد، وما إلى ذلك.
- تأكد من أنك قمت بترتيب أي جوائز تحتاجها للجوائز التي تنوي تقديمها. تعتبر الجوائز والألواح الإضافية من VEX تكاليف اختيارية. يمكن أيضًا تصنيع الجوائز أو شراؤها محليًا.
اللوازم المكتبية
- ورق وحبر للطابعة.
- الحافظات، والأقلام الحبرية، وأقلام التمييز، واللوازم المكتبية العامة. يمكن للقضاة، والمشرفين، والمفتشين، والحكام استخدام الأقلام. يمكن للحكام ومسؤولي التسجيل استخدام أقلام التمييز. قد يحتاج الحكام والقضاة أيضًا إلى الحافظات.
- شرائط لاصقة أو شرائط مصارعة، وشريط شفاف، ومواد لافتات/ملصقات.
- ملاحظات لاصقة وأوراق ودفاتر ملاحظات لعملية التحكيم.
إمدادات المتطوعين
- قمصان الحكام.
- قمصان المتطوعين (اختياري). ستقوم العديد من الفعاليات بتزويد موظفيها المتطوعين بالقمصان. يساعد هذا في تحديد هوية المتطوعين أثناء الحدث وسيتم تقديره باعتباره تذكارًا لهذا اليوم. يمكن التعرف على رعاة الحدث كجزء من تصميم القميص.
- الوجبات الخفيفة والمشروبات والغداء للمتطوعين. إن إطعام المتطوعين يجعل احتمالية عودتهم إلى التطوع أكبر بكثير.
إمدادات الامتياز
- تفويض إلى مجموعة من المتطوعين أو الآباء المهتمين.
- يتيح تشغيل كشك الامتياز للمشاركين الوصول إلى الطعام والشراب كما يعد فرصة لاستعادة تكلفة طعام المتطوعين بالإضافة إلى كسب الأموال لدعم جوانب أخرى من الحدث.
رسوم معالجة RobotEvents.com
- سوف يتحمل كل فريق خارج مؤسستك يقوم بالتسجيل في حدث ما رسومًا قدرها 5 دولارات أمريكية لتعويض تكاليف صيانة نظام RobotEvents.com.
- يمكن إعفاء التدريبات وورش العمل المجانية من رسوم RobotEvents.com البالغة 5 دولارات.
إيرادات ميزانية الحدث
رسوم تسجيل الحدث
- قم بالتنسيق مع مدير الدعم الإقليمي (RSM) لمراجعة رسوم الأحداث النموذجية في منطقتك.
- يجب أن تغطي رسوم تسجيل الحدث نفقات الحدث ويمكن أن توفر دعمًا إضافيًا لبرنامج الروبوتات الخاص بك.
امتيازات
- يمكن أن توفر مبيعات الامتياز مصدرًا جيدًا للدخل وتكون موردًا مناسبًا للفرق أثناء الحدث.
- تفويض لمجموعة من الطلاب أو أولياء الأمور.
- يعد طلب وجبات الغداء مسبقًا خيارًا رائعًا في الحدث عندما تكون خيارات الطعام محدودة. ستمنحك بعض الشركات خصمًا عند الطلب بكميات كبيرة ولكنها قد تحتاج إلى إشعار مسبق وبعض الفكرة العامة عن عدد البيتزا أو السندويشات التي يجب صنعها. يمكن إجراء هذا الطلب حتى قبل الحدث عن طريق إرسال بريد إلكتروني إلى مستشاري الفريق.
الرعاة
- يتواصل العديد من المشاركين في الفعاليات مع الشركات المحلية مثل وكلاء السيارات، واتحادات الائتمان، وطابعي اللافتات، وبائعي القمصان للحصول على الدعم لفعالياتهم. هناك الكثير من الفرص للمشاركة المجتمعية ذات المنفعة المتبادلة.
- قد تتعرف بعض الأحداث على رعاتها من خلال اللافتات واللافتات، وتسمية الملاعب على اسم رعاتها الرئيسيين، ووضع الشعارات على قمصان المتطوعين، ودعوة ممثلين من الشركات الراعية لتقديم جائزة، أو العمل كمتطوعين، أو إلقاء بعض الكلمات أثناء حفل الافتتاح أو الختام. إن التعرف على مصادر الدعم في مجتمعك سوف يساعدك على الحفاظ على هذا الدعم والبناء عليه في المستقبل.
نصائح مفيدة
- يمكن أن يوفر لك مدير الحدث الخاص بك جدول بيانات ميزانية نموذجي للمساعدة في تقدير نفقات الحدث والإيرادات.
- إذا كنت تقوم بتوزيع الجوائز بما يتجاوز ما هو موجود في حزمة جوائز EP الخاصة بك، ففكر في إنشاء جوائز مخصصة أو طباعة الشهادات باستخدام Tournament Manager (الموجود ضمن التقارير).
- إنشاء فريق لجمع التبرعات بقيادة الوالدين لاستكشاف موارد التمويل الإضافية.