ওভারভিউ
একটি সুপরিকল্পিত বাজেট আপনার ইভেন্ট পরিকল্পনার ভিত্তি হওয়া উচিত। একটি অঞ্চলের মধ্যে ইভেন্টগুলি একই রকম দাম ভাগ করে নেয়, তবে প্রতিটি পৃথক ইভেন্ট রেজিস্ট্রেশন ফি নির্দিষ্ট ইভেন্টের জন্য প্রকৃত খরচ প্রতিফলিত করা উচিত। একটি বাজেট ইভেন্টের আর্থিক স্বাস্থ্য বজায় রাখবে এবং ট্র্যাক করবে এবং কাজগুলির একটি চেকলিস্ট হিসাবে কাজ করতে সাহায্য করতে পারে যা অন্যদের কাছে অর্পণ করা প্রয়োজন।
আপনার বাজেটের লক্ষ্য আপনার ইভেন্টের সমস্ত প্রত্যাশিত খরচ কভার করা উচিত, যার মধ্যে কোনো অপ্রত্যাশিত খরচের জন্য আলাদা করা কিছু আয় অন্তর্ভুক্ত। অর্জিত অতিরিক্ত আয় আপনার রোবোটিক্স প্রোগ্রাম বা ভবিষ্যতের ইভেন্টগুলিকে সমর্থন করতে যেতে পারে।
প্রতিনিধিত্ব এবং ট্র্যাকিং সহজতর জন্য একটি ইভেন্ট বাজেট বিভিন্ন বিভাগে বিভক্ত করা যেতে পারে. অনেক ইপি একটি পরিকল্পনা দল গঠনের সাথে শুরু হবে। এই দলটি সংগঠনের অন্যান্য কর্মী বা মূল স্বেচ্ছাসেবক হতে পারে যারা ইভেন্টের বিভিন্ন দিকগুলিকে আরও ভালভাবে সমন্বয় করতে সংগঠনের ভূমিকা নিতে ইচ্ছুক।
অর্পণ করা উচিত এমন একটি বিভাগের উদাহরণ হল একটি ইভেন্ট কনসেশন স্ট্যান্ডের সংগঠন। কনসেশন স্ট্যান্ডগুলি প্রায়শই ইভেন্টটিকে সমর্থন করার জন্য আয়ের বৃহত্তম উত্স এবং এতে সফল হওয়ার জন্য সংগঠিত হওয়া প্রয়োজন এমন বেশ কয়েকটি উপাদান এবং কর্মীদের বিষয় জড়িত। যেমন, এটি সুপারিশ করা হয় যে এই প্রকল্পটি এমন কাউকে অর্পণ করা হবে যার অভিজ্ঞতা আছে, যেমন একটি অভিভাবক গোষ্ঠী বা স্কুল ক্লাব যা EP-কে জানানোর সময় সমস্ত বিবরণের যত্ন নিতে পারে।
VEX V5 রোবোটিক্স প্রতিযোগিতাগুলি সাধারণত দর্শকদের জন্য কোন ভর্তি ফি ছাড়াই শিক্ষামূলক এবং বিস্তৃত দর্শকদের কাছে অ্যাক্সেসযোগ্য হওয়ার উদ্দেশ্যে করা হয়। অনেক ইভেন্ট একটি স্পনসরশিপ মডেল বা তহবিল সংগ্রহের পদ্ধতিতে কাজ করে, যেখানে সরাসরি প্রবেশের ফি না দিয়ে স্পনসরশিপ বা অনুদানের মতো চ্যানেলের মাধ্যমে ফি বাড়ানো হয়।
ইভেন্ট বাজেট খরচ
স্থান-নির্দিষ্ট আইটেম
- ভাড়া বা সুবিধা ফি আছে?
- হেফাজত বা নিরাপত্তা সেবা প্রয়োজন আছে?
- ইভেন্ট বীমা জন্য প্রয়োজনীয় খরচ আছে?
- এই অবস্থানের জন্য কি মেঝে সুরক্ষা বা আচ্ছাদন প্রয়োজন, এবং একটি খরচ আছে?
- অবস্থানে কি উপযুক্ত টেবিল এবং চেয়ার আছে, নাকি তাদের ভাড়া দিতে হবে?
- সমস্ত ইভেন্ট অবশ্যই ADA সম্মত হতে হবে বা স্থানীয় অন্তর্ভুক্তি আইন অনুসরণ করতে হবে। এই স্পেসিফিকেশন পূরণ করতে ইভেন্টের অতিরিক্ত খরচ হবে?
খেলা-সম্পর্কিত সরঞ্জাম
- সংস্থার কি প্রয়োজনীয় খেলার সরঞ্জাম, যেমন ক্ষেত্র এবং উপাদানগুলির অ্যাক্সেস আছে?
- কোন প্রয়োজনীয় ইলেকট্রনিক্স খরচ? এর মধ্যে রয়েছে কম্পিউটার, ট্যাবলেট, প্রজেক্টর, রাউটার, তার, মনিটর, প্রিন্টার, পাওয়ার স্ট্রিপ, এক্সটেনশন কর্ড ইত্যাদি।
- আপনি যে পুরষ্কারগুলি অফার করতে চান তার জন্য আপনার প্রয়োজনীয় যে কোনও ট্রফির ব্যবস্থা করা নিশ্চিত করুন৷ VEX থেকে অতিরিক্ত ট্রফি এবং প্লেট ঐচ্ছিক খরচ। ট্রফিগুলি স্থানীয়ভাবে তৈরি বা কেনা যায়।
অফিস সরবরাহ
- প্রিন্টারের জন্য কাগজ এবং টোনার।
- ক্লিপবোর্ড, কালি কলম, হাইলাইটার এবং সাধারণ অফিস সরবরাহ। বিচারক, চেক-ইন, পরিদর্শন এবং রেফারিরা সবাই কলম ব্যবহার করতে পারে। বিচারক এবং চেক-ইন হাইলাইটার ব্যবহার করতে পারেন। রেফারি এবং বিচারকদেরও ক্লিপবোর্ডের প্রয়োজন হতে পারে।
- গ্যাফার বা রেসলিং টেপ, পরিষ্কার টেপ, এবং সাইন/পোস্টার উপকরণ।
- বিচার প্রক্রিয়ার জন্য নোট, কাগজ, এবং নোটবুক পোস্ট করুন।
স্বেচ্ছাসেবক সরবরাহ
- রেফারির শার্ট।
- স্বেচ্ছাসেবক শার্ট (ঐচ্ছিক)। অনেক ইভেন্ট তাদের স্বেচ্ছাসেবক কর্মীদের শার্ট প্রদান করবে। এটি ইভেন্টের সময় আপনার স্বেচ্ছাসেবকদের সনাক্ত করতে সহায়তা করে এবং দিনের একটি স্মৃতিচিহ্ন হিসাবে প্রশংসা করা হবে। ইভেন্ট স্পন্সরদের শার্টের ডিজাইনের অংশ হিসাবে স্বীকৃত করা যেতে পারে।
- স্বেচ্ছাসেবকদের জন্য স্ন্যাকস, পানীয় এবং দুপুরের খাবার। আপনার স্বেচ্ছাসেবকদের খাওয়ানো তাদের আবার স্বেচ্ছাসেবক হওয়ার সম্ভাবনা অনেক বেশি করে তোলে।
ছাড় সরবরাহ
- একটি আগ্রহী স্বেচ্ছাসেবক বা অভিভাবক গোষ্ঠীতে প্রতিনিধিত্ব করুন।
- একটি কনসেশন স্ট্যান্ড চালানো অংশগ্রহণকারীদের খাবার এবং পানীয়ের অ্যাক্সেস দেয় এবং স্বেচ্ছাসেবক খাবারের খরচ পুনরুদ্ধার করার পাশাপাশি ইভেন্টের অন্যান্য দিকগুলিকে সমর্থন করার জন্য তহবিল উপার্জন করার একটি সুযোগ।
RobotEvents.com প্রসেসিং ফি
- আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের প্রতিটি দল যারা একটি ইভেন্টের জন্য নিবন্ধন করে তাদের RobotEvents.com সিস্টেম রক্ষণাবেক্ষণের খরচ অফসেট করতে $5 ফি দিতে হবে।
- বিনামূল্যে স্ক্রিমেজ এবং ওয়ার্কশপগুলিকে $5 RobotEvents.com ফি থেকে ছাড় দেওয়া যেতে পারে৷
ইভেন্ট বাজেট আয়
ইভেন্ট রেজিস্ট্রেশন ফি
- আপনার অঞ্চলের সাধারণ ইভেন্ট ফি পর্যালোচনা করতে আপনার আঞ্চলিক সহায়তা ব্যবস্থাপকের (RSM) সাথে সমন্বয় করুন।
- ইভেন্ট রেজিস্ট্রেশন ফি ইভেন্ট খরচ কভার করা উচিত এবং আপনার রোবোটিক্স প্রোগ্রামের জন্য অতিরিক্ত সহায়তা প্রদান করতে পারে।
ছাড়
- ছাড় বিক্রয় আয়ের একটি ভাল উত্স প্রদান করতে পারে এবং ইভেন্ট চলাকালীন দলগুলির জন্য একটি সুবিধাজনক সংস্থান হতে পারে।
- একটি ছাত্র বা অভিভাবক গোষ্ঠীর প্রতিনিধি.
- খাবারের বিকল্পগুলি সীমিত হলে ইভেন্টে লাঞ্চের প্রি-অর্ডার করা একটি দুর্দান্ত বিকল্প। কিছু ব্যবসায় আপনাকে প্রচুর পরিমাণে অর্ডার করার জন্য ছাড় দেবে তবে অগ্রিম বিজ্ঞপ্তি এবং কতগুলি পিজা বা স্যান্ডউইচ তৈরি করতে হবে সে সম্পর্কে কিছু সাধারণ ধারণার প্রয়োজন হতে পারে। এই অর্ডারিং এমনকি ইভেন্টের আগে দলের উপদেষ্টাদের ইমেল করে করা যেতে পারে।
স্পনসর
- অনেক ইপি তাদের ইভেন্টগুলির জন্য সমর্থনের জন্য স্থানীয় ব্যবসার যেমন গাড়ির ডিলারশিপ, ক্রেডিট ইউনিয়ন, সাইন প্রিন্টার এবং টি-শার্ট বিক্রেতাদের কাছে পৌঁছায়। পারস্পরিক উপকারী সম্প্রদায় জড়িত থাকার জন্য অনেক সুযোগ আছে.
- কিছু ইভেন্ট ব্যানার এবং সাইনেজের মাধ্যমে তাদের স্পনসরদের চিনতে পারে, তাদের প্রধান স্পনসরদের নামে ক্ষেত্রগুলির নামকরণ, স্বেচ্ছাসেবক টি-শার্টে লোগো লাগানো, এবং স্পনসরকারী সংস্থাগুলির প্রতিনিধিদের একটি পুরস্কার দেওয়ার জন্য আমন্ত্রণ জানাতে, স্বেচ্ছাসেবক হিসাবে কাজ করতে, বা উদ্বোধনের সময় কয়েকটি মন্তব্য বলতে পারে। সমাপনী অনুষ্ঠান। আপনার সম্প্রদায়ের সমর্থনের উত্সগুলি সনাক্ত করা আপনাকে ভবিষ্যতে সেই সমর্থন বজায় রাখতে এবং গড়ে তুলতে সহায়তা করবে।
সহায়ক ইঙ্গিত
- আপনার RSM ইভেন্ট খরচ এবং আয় অনুমান করতে সহায়তা করার জন্য একটি উদাহরণ বাজেট স্প্রেডশীট প্রদান করতে পারে।
- আপনি যদি আপনার EP ট্রফি প্যাকের বাইরে ট্রফি দিচ্ছেন, তাহলে টুর্নামেন্ট ম্যানেজার ব্যবহার করে কাস্টম ট্রফি তৈরি বা প্রিন্টিং সার্টিফিকেট বিবেচনা করুন (রিপোর্টের অধীনে পাওয়া গেছে)।
- অতিরিক্ত তহবিল সংস্থানগুলি অন্বেষণ করতে একটি অভিভাবক-চালিত তহবিল সংগ্রহকারী দল তৈরি করুন৷