Tento článek popisuje minimální obsah nákupní objednávky (PO) pro koordinaci platby nadaci REC Foundation, poskytuje způsoby odeslání nákupní objednávky a podrobnosti, jak zkontrolovat stav vaší nákupní objednávky.
Musí mít
- Jméno dodavatele: REC Foundation
- Adresa: 1519 I-30 West, Greenville, TX 75402
- Jméno příjemce
- Adresa příjemce (kam má RECF poslat účet)
- Doručovací adresa (pokud se liší od adresy příjemce)
- Částka v dolaru
- Podpis (elektronický nebo písemný)
Pokud jedna z výše uvedených položek chybí, REC Foundation Accounting zašle e-mail držiteli účtu RobotEvents a/nebo odesílateli objednávky, poradí jim, co chybí, a požádá je o opravu a opětovné odeslání objednávky. REC Foundation může přijímat paušální objednávky na více faktur, ale výše uvedené požadavky stále platí.
Způsoby odevzdání
Objednávky lze do účetnictví odesílat prostřednictvím:
- Nahrání do objednávky v RobotEvents (preferovaný způsob)
- Přihlaste se ke svému účtu RobotEvents.com.
- Vyberte "Můj účet" na pravé straně panelu nabídek.
- Z nabídky na levé straně vyberte „Moje objednávky“.
- Vyberte objednávku z výsledného seznamu.
- Přejděte na konec stránky objednávky a nahrajte kopii své objednávky prostřednictvím rozhraní Nahrát soubor / Vybrat soubor.
- E-mail na account@recf.org
- Fax: 214-481-6335
- Poštovní pošta
zpracovává se
- Nákupní objednávky jsou zpracovávány podle zásady „kdo dřív přijde, je dřív na řadě“. Nákupní objednávky jsou obecně aplikovány na objednávky do 48 hodin od přijetí.
- Jakmile je nákupní objednávka přijata a aplikována na objednávku RobotEvents, je kopie uložena v naší interní síti.
- REC Foundation Accounting zašle e-mailem fakturu a kopii našeho W-9 držiteli účtu RobotEvents a jeho finančnímu kontaktu uvedenému na jeho účtu RobotEvents nebo na e-mailovou adresu uvedenou ve skutečné objednávce.
Postavení
- Když držitel účtu RobotEvents vytvoří objednávku, je ve stavu „Nezaplaceno“.
- Jakmile je nákupní objednávka účtována, změní se na „Zpracování objednávky“. Zůstane tak, dokud nebude platba přijata a připsána, a poté se změní na stav „Zaplaceno“.
Osvědčené postupy
Oceňujeme, že číslo objednávky a/nebo faktury je čitelně uvedeno na objednávce. To pomáhá účetnímu oddělení REC Foundation uplatnit nákupní objednávku na správnou objednávku, aniž byste museli tyto informace získat e-mailem, telefonátem atd. To šetří účetnímu oddělení spoustu času a umožňuje rychlejší zpracování objednávek!