Správa události na RobotEvents.com

• Máte-li dotaz týkající se plateb EP, můžete kontaktovat své RSM nebo účetní oddělení REC Foundation na adrese accounts@recf.org.
• Pravidelně slučujte prostředky, které vám byly zaslány před akcí a po ní, s informacemi o stavu platby v seznamu registrovaných týmů.

Partner akce Q&A

RobotEvents.com má integrované fórum EP Q&A, ke kterému lze přistupovat prostřednictvím panelu EP Dashboard pod nabídkou vyhledávání. EP mohou klást otázky na fóru a odpovídat na vlákna v příspěvku. Otázky také pravidelně sleduje a odpovídá na ně zástupce Nadace REC a schválené odpovědi jsou označeny zeleným zaškrtnutím. Vyzýváme EP, aby dávali otázky na toto fórum a spojili se s ostatními EP v komunitě.

Produkty

EP si mohou zakoupit soutěžní produkty VEX prostřednictvím RobotEvents.com na jejich EP Dashboard. Tyto produkty zahrnují pole, polní elektroniku, trofeje a & datové štítky. Pokud jsou produkty spojeny se slevou EP pro aktuální sezónu, je nutné tyto produkty zakoupit prostřednictvím webové stránky RobotEvent.com, abyste získali slevy (USA EP).

Registrované týmy

Poté, co je vaše událost otevřena pro registraci týmu, je možné zobrazit seznam registrovaných týmů, abyste mohli sledovat kapacitu akce a stav plateb týmu. Existují dva způsoby, jak získat přístup k seznamu registrovaných týmů.

• Na vašem EP Dashboardu vyberte počet registrovaných týmů, který je zobrazen jako modré číslo v závislosti na kapacitě akce.
• V zobrazení administrátora vaší události vyberte registrovaných týmů z nabídky vpravo.

Chcete-li získat přístup k informacím o registrovaných týmech, včetně kontaktních informací, vyberte „Stáhnout zprávu o registrovaném týmu“.

Stav týmové platby

Stav platby pro každý registrovaný tým lze nalézt ve sloupci Stav platby v seznamu Registrovaných týmů. Kategorie stavu platby jsou následující:

Neplacené týmy mimo vaši organizaci

Pokud si všimnete týmů se stavem Nezaplaceno (nevyřízeno), doporučujeme vám kontaktovat je a zjistit, kdy dokončí proces platby. Registrační poplatek na akci je splatný při registraci a měl by být uhrazen během počátečního procesu odhlášení. Pokud máte problémy s týmem dokončujícím registraci události, kontaktujte prosím své RSM. V některých případech může vaše RSM navrhnout zásady platebních lhůt pro váš region.

Týmy, které mají v den akce stav Nezaplaceno (nevyřízeno), se budou moci zúčastnit pouze na základě uvážení EP a EP může požadovat platbu na místě. Některá EP odstraní neplacené týmy k určitému datu a nahradí je týmy z Waitlistu. Tento proces by měl být uveden na kartě Obecné informace o události a součástí automatického e-mailu zaslaného týmům po registraci.
Pamatujte, že některé týmy jsou součástí škol nebo jiných organizací, které mohou mít zpožděný proces provádění plateb. Žádáme, aby EP při rozhodování, zda povolit neplacenou soutěž, použil svůj vlastní úsudek a zohlednil souhrn okolností. Včasná a častá komunikace s týmy je klíčem k zajištění toho, aby nedocházelo k nedorozuměním.

Pokud EP dovolí neplacenému týmu soutěžit na akci, ani RSM ani RECF nejsou odpovědné za hledání platby jménem EP.

Týmy z vaší organizace

EP mohou registrovat své vlastní týmy a upustit od registračního poplatku, protože prostředky se vrací hostitelské organizaci. Při registraci týmů z jejich organizace vyberte možnost Pay Later v procesu Check-out. Poté přejděte na seznam registrovaných týmů a vyberte Označit zaplaceno pro příslušné týmy. Tím se faktura objednávky pro daný tým vynuluje. Tuto metodu lze také použít pro týmy mimo vaši organizaci, pokud souhlasíte s prominutím jejich poplatku za akci, pokud poskytují pole nebo dobrovolníky.

Ruční přidávání týmů

Většina týmů se zaregistruje prostřednictvím stránky události, ale v určitých scénářích mohou EP týmy do své události přidat ručně.

Chcete-li ručně přidat tým, přejděte na seznam registrovaných týmů a vyberte zelené tlačítko + Přidat tým. Při ručním přidávání týmu budete muset zadat přesně číslo týmu, včetně základního čísla a písmenné přípony. Partner akce může přidat tým do akce během Early Bird, pouze pokud je primárním trenérem uvedeným pro tento konkrétní tým.

Čekací listina

Týmy se mohou přidat do čekací listiny události, dokud je na kartě čekací listina události otevřeno období registrace události. Týmy se mohou rozhodnout přidat se na čekací listinu události z několika důvodů, včetně:

• Kapacita akce byla naplněna
• Nemají nárok na registraci během období Early Bird Registration
• Mají zájem zúčastnit se akce nebo ligy pouze pro pozvání
• Akce vyžaduje kvalifikaci

Týmy jsou nikoli automaticky přidány do události z čekací listiny za jakýchkoli okolností. Místo toho může EP v případě potřeby pozvat týmy na událost z čekací listiny. Pozvání týmů z čekací listiny je na uvážení EP, pokud nebudou porušeny žádné jiné zásady. Pokud si nejste jisti, které týmy pozvat z čekací listiny, můžete kontaktovat své RSM. Při určování, koho přidat z čekací listiny, musí být týmy seřazeny a musí jim být dána priorita podle 1) počtu událostí, na které se zaregistrovaly (od nejmenšího k největšímu), potom 2) data, kdy byl tým přidán do čekací listiny. To se děje ve spolupráci s RSM. Seznam čekatelů je přístupný a spravovaný EP z pohledu správce události v nabídce vpravo.

Nejlepší postup: Pokud chce EP přidat tým do události z čekací listiny, měl by nejprve kontaktovat hlavního trenéra týmu a zajistit, aby se mohl zúčastnit. To zabrání EP v odesílání pozvánek na události, které nemusí být přijaty. 

Užitečný tip: Pokud má událost Early Bird Registration a týmy se během tohoto období přidají na čekací listinu, nebudou automaticky přidány do události, jakmile začne standardní registrace. Týmy se budou muset vrátit na stránku události a dokončit proces registrace události, pokud nebyla naplněna kapacita události.

Formuláře souhlasu/propuštění účastníka

Všichni účastníci týmu (hráči, trenéři a mentoři) musí před akcí vyplnit online formulář pro uvolnění účastníka (známý také jako formulář souhlasu). Po vyplnění online se formulář automaticky použije na každou oficiální akci REC Foundation, na kterou se tým během aktuální sezóny zaregistruje.

Více informací o formulářích pro uvolnění účastníků je dispozici v tomto článku. Odkazy na REC Foundation Participační formuláře jsou k dispozici zde.

Vyplněné formuláře pro uvolnění účastníků pro členy týmu, kteří se účastní vaší události, lze ověřit z pohledu správce události v nabídce vpravo. Soubor CSV ke stažení se seznamem vyplněných formulářů souhlasu je k dispozici na této stránce události formulářů souhlasu.

Aktualizace informací o události

Někdy může být nutné provést změny ve zveřejnění události, jako je doladění programu nebo přidání ocenění. To lze snadno provést úpravou události. Jakmile bude vaše událost schválena, můžete stále provádět aktualizace a přidávat další podrobnosti, ale buďte opatrní, abyste všechny změny sdělili registrovaným týmům a vašemu RSM. Po schválení a zveřejnění události může pouze vaše RSM změnit následující položky:

• Zvýšení kapacity o více než 20 %
• Datum otevření, uzavření a vydání registrace
• Kvalifikační ceny

Zasílání e-mailů registrovaným týmům

Když se tým zaregistruje na vaši událost, obdrží automatický e-mail, který jste vytvořili v části Kontaktní informace → Tělo e-mailu pro registraci události. Jak se blíží datum vaší akce, je dobrým zvykem poslat týmům e-mail s konkrétními podrobnostmi o události, včetně mapy kampusu, pokynů k parkování, harmonogramu akce, možností oběda a seznamu volných míst dobrovolníků, která musíte vyplnit.

Mezi běžné položky komunikace patří:

• Žádosti týmům o pomoc se zajištěním dobrovolníků nebo vybavení pro vaši akci.
• Žádost o předobjednávky jídla a informace o týmu (například počet lidí, které každý tým očekává, že přivede, což pomáhá odhadnout, kolik koncesních dodávek je potřeba).
• Informace pro týmy, jako je agenda a nabídka koncesí.
• Pokyny k parkovacím plochám a jakákoli parkovací pravidla nebo pravidla.
• Žádosti, aby neplacené týmy koordinovaly svou platbu.
• Zpoždění nebo zrušení kvůli počasí.
• Přátelské připomenutí Kodexu chování a zásad zaměřených na studenty.
• Přátelské připomenutí vašeho času „Otevření dveří“ & jakýchkoli zásad specifických pro místo konání.

Chcete-li získat přístup ke kontaktním informacím týmů, zvolte Registrovaných týmů. Vyberte Zobrazit vše záznamya poté klikněte na odkaz Stáhnout zprávu o registraci jako CSV. E-mailové adresy primárního kouče jsou k dispozici ve výsledné tabulce. Při zasílání e-mailů týmům použijte ve své e-mailové aplikaci funkci Blind Carbon Copy (BCC). BCC vám umožňuje poslat zprávu více lidem, aniž byste ostatním odhalili seznam kontaktů, a chrání soukromí příjemců. Když kontakt odpoví na váš e-mail, tento e-mail uvidíte pouze vy. To pomáhá předcházet e-mailovým řetězcům lidí, kteří „odpovídají všem“ namísto selektivní komunikace.

Očekává se, že kontaktní informace týmů budou použity pouze pro nezbytnou komunikaci s týmy pro vaši akci. Tyto informace by neměly být sdíleny s ostatními ani používány k jiným účelům.

Digitální inženýrské notebooky

Partner akce se může rozhodnout, že týmy předloží digitální kopie svých poznámkových bloků. Každý tým by měl nahrát a odeslat odkaz ke sdílení v RobotEvents pomocí účtu primárního trenéra týmu. Partneři akce si mohou stáhnout odkaz na všechny odeslané zápisníky tak, že vyberou „Registrované týmy“ a použijí zprávu „Stáhnout sestavu propojení zápisníků digitálního inženýrství jako CSV“ v horní části obrazovky.