Zveřejnění události na RobotEvents.com – Knihovna RECF

EP Access

Události REC Foundation jsou zveřejňovány na RobotEvents.com , aby týmům poskytly způsob, jak se na události registrovat, a EP spravovat své události. Chcete-li zveřejnit událost na RobotEvents.com, musíte mít účet na RobotEvents.com. Chcete-li ke svému účtu přidat přístup EP, obraťte se na své EEM/RSM. Přístup k EP povolí, aby se na domovské stránce RobotEvents.com objevila nová nabídka nazvaná „Admin“, která vás přenese na řídicí panel EP.

Plánování události

Většina regionů má sdílený online plánovací dokument, který se používá ke koordinaci dat a míst potenciálních událostí předtím, než budou vloženy do RobotEvents.com. Váš EEM/RSM s vámi může sdílet tento plánovací dokument, abyste omezili konflikty událostí a zajistili dostatek příležitostí pro týmy soutěžit v průběhu sezóny.

Vaše EEM/RSM vám také může poskytnout ukázkové události v regionu, které můžete použít jako šablonu pro své vlastní informace, když zveřejníte svou první událost.

Zveřejňování události

Vytvořit novou událost

Chcete-li zveřejnit událost, přihlaste se na svůj RobotEvents.com jako Partner události a klikněte na nabídku Správce.
Klikněte na modré tlačítko „Události“. Tím se dostanete na obrazovku událostí. Z této stránky můžete vytvořit novou událost nebo přejít na existující událost.
Kliknutím na „+Nová událost“ v pravém horním rohu obrazovky začněte nastavovat novou událost.

Přidat podrobnosti o události

Zadejte informace o své události na stránce Nová událost. Máte-li jakékoli dotazy ohledně konfigurace události, obraťte se s žádostí o pomoc na své EEM/RSM.

Vyberte program a sezónu pro akci, kterou chcete pořádat.
Vyberte vhodný typ události.
Uveďte, zda je vaše událost scrimmage (událost pouze pro cvičení).
Zadejte popisný název události. Vyberte název události, který bude jedinečně identifikovat vaši událost, včetně názvu vaší školy nebo jiného místa. Takto se událost objeví na RobotEvents.com. Být kreativní. Zkuste akci prodat. Tři nejčastěji používaná označení pro událost jsou „Turnaj“, „Výzva“ nebo „Soutěž“ (např. City VEX Robotics Challenge). Zahrňte program (VEX IQ/VRC atd.), úrovně (pouze ES, pouze MS, HS/MS atd.), typ události (scrimmage, pouze dovednosti, turnaj, liga) a neobvyklá omezení (základní škola) v názvu události. Pokud si přejete použít slovo „Championship“, „Signature“ nebo „Showcase“ v názvu vaší události, kontaktujte prosím EEM/RSM pro schválení. Pokud máte pro událost sponzora, přidejte jméno sponzora k názvu (např. The Chevron High School VRC Tournament).
Zadejte celkovou kapacitu týmu pro vaši akci. Větší akce se mohou rozhodnout pozdržet některá místa pro nové týmy, které se během roku zaregistrují. Čekací listina vám umožní určit pořadí, ve kterém týmy žádají o přidání.
Vyberte počet týmů na školu, klub nebo organizaci, které se budou moci zaregistrovat na vaši akci. Někteří partneři akce chtějí zajistit účast co největšího počtu škol/klubů a nastaví to na limitní hodnotu, aby žádná škola neměla na akci příliš mnoho týmů. Pokud nechcete omezovat počet týmů z každé školy, nechte toto pole prázdné. Partneři akce a jejich týmy se musí řídit maximálním počtem na organizační číslo, které nastavili.
Uveďte, zda má vaše událost omezení příslušnosti k týmu (většina by k tomu měla použít Vše).
Vyberte úroveň(y) pro vaši událost.
- Možnosti pro VIQRC zahrnují základní školu, střední školu a všechny.
- Možnosti pro VRC zahrnují střední školu, střední školu a vše.
Uveďte, zda bude vaše událost probíhat osobně, na dálku nebo pouze pro dovednosti.
Uveďte, zda vaše akce nabídne Robot Skills Challenge. Změňte z „Ne“ na „Ano“, pokud nabízíte výzvy „Řidičské dovednosti“ a „Dovednosti autonomního kódování“.
Uveďte, zda vaše akce nabídne osobní posuzování, posuzování na dálku nebo žádné posuzování.
Nastavte datum zahájení a ukončení události. U jednodenní akce budou tato data stejná. Pro ligu zadejte data pro první sezení. Termíny a místa dalších sezení budou zadány později.
Datum vydání je datum a čas, kdy týmy uvidí vaši událost na RobotEvents.com. Pokud vám vaše EEM/RSM neřekne
, je nejlepší to udělat o týden později, než je dnešní datum, abyste měli čas na kontrolu a aktualizaci vaší události. Po schválení vaší události můžete toto datum v případě potřeby resetovat dříve. Událost nebude zveřejněna, dokud ji neschválí váš regionální manažer podpory, i když je po datu vydání.
Registrace se otevírá je první datum a čas, kdy se týmy mohou zaregistrovat na vaši akci. Toto datum
by mělo být v den vydání nebo po něm a musí být alespoň osm týdnů před datem zahájení
pro oficiální akce.
Registrace se uzavírá je poslední datum a čas, kdy se týmy mohou zaregistrovat na vaši akci. Toto datum je
obvykle o týden dříve než Datum zahájení. Neuvádějte datum příliš brzy, protože týmy
se často registrují v posledních 4-8 týdnech před akcí.
Je důležité si pamatovat, že časy vydání, zahájení registrace a ukončení registrace jsou nastaveny pomocí východního standardního času. Možná budete chtít nastavit čas podle vaší polohy. Výchozí hodnota je 12:00 Východní čas. Na obrázku níže jsou uvedeny běžné časy vydání pro časová pásma ve Spojených státech. Toto můžete použít k výběru vhodného času vydání pro vaši událost. To zabrání tomu, aby se mentoři museli registrovat v lichou denní nebo noční dobu.

Určete místo konání akce

Funkce Lookup vyhledá místo konání a zadá požadované informace do polí níže. Můžete zadat název školy nebo jiné místo. Zadáním města za název místa konání pomůže najít běžně používané názvy, jako je Washington High School. Použití funkce vyhledávání zajistí, že zeměpisná šířka a délka budou vyplněny správně, takže se vaše událost objeví na mapě soutěžních & týmů.
V případě potřeby upravte informace o místě. Pokud je adresa neúplná nebo nerozpoznaná, pole Zeměpisná šířka a Zeměpisná délka budou prázdná a vaše událost se nezobrazí na mapě soutěžních & týmů.
Klikněte na „Uložit“.

Stránka události

Budete přesměrováni na stránku události, která zobrazuje kód události a kód TM přiřazený k vaší nové události. K procházení zbývajícími stránkami, na kterých je třeba zadat informace o vaší události, použijte okno Datum/místo konání události a okno Události na pravé straně stránky. Každá položka v okně Událost bude mít po zadání požadovaných informací zelenou značku zaškrtnutí. Položky s červeným X vyžadují zadání dalších informací. Tyto stránky jsou uspořádány podobně, jako je uvidí týmy na robotevents.com. Povinná pole mají v názvech polí hvězdičky. Následující části vás provedou kroky pro zadávání informací o vaší události na každé stránce.

Okno data/místo konání

Toto okno v pravém horním rohu obrazovky zobrazuje data událostí pro relace, které jste pro svou událost zadali. Vstup do každé další ligy:

Klikněte na zelené tlačítko + Nové datum.
Zadejte datum zahájení a datum ukončení relace
Zadejte informace o místě pro relaci, jako jste to udělali pro první relaci výše
Klikněte na Uložit

Upravit stránku s informacemi o události

Tato stránka slouží k úpravě informací o události, které byly zadány na stránce Nová událost výše (kromě dat událostí a informací o místě).

Dokumenty & Stránka nahrávání obrázků

V tomto okně můžete nahrávat dokumenty, které chcete týmům zpřístupnit. To může zahrnovat mapy, informace o sponzorech nebo týmu nebo jiné zdroje.
Vezměte prosím na vědomí, že formulář souhlasu účastníka, kontrolní seznam a „Tipy pro týmy, jak se připravit na akce VEX IQ Robotics Competition“ budou nahrány automaticky a není třeba je znovu přidávat.
Informace o tom, jak přidat loga sponzorů do Správce turnajů, naleznete v kB článku o Logech.

Stránka s kontaktními informacemi

Jméno primárního kontaktu: Osoby, které by týmy měly kontaktovat, mají-li k události dotazy.
Sekundární kontaktní jméno: Záložní týmy by se měly obrátit, pokud mají dotazy k události.
Další kontaktní informace: Jakékoli další kontaktní informace pro týmy.
Tělo e-mailu pro registraci události: Tento povinný e-mail je automaticky odeslán týmu, který se zaregistruje. Přivítejte týmy a uveďte všechny důležité informace, které chcete, aby viděli.

Stránka Bloky obsahu

Stránka Bloky obsahu umožňuje procházet bloky obsahu události (karty). Vyberte každý blok obsahu kliknutím na tlačítko „+Přidat“ nebo „Upravit“ ve sloupci Akce a otevřete požadovaný blok obsahu.

Obecné informace * Tab

Na této kartě můžete zadat obecné informace o vaší události. Uveďte „uvítání“ a celkovou „prodejní prezentaci“ vaší akce. Toto je také místo pro vložení důležitých dat/termínů, jako jsou digitální inženýrské zápisníky, které musí být předloženy do ______ data v ______ čas, týmy, které neprošly kontrolou do ______ času, budou vyřazeny z plánu atd.

Agenda * Tab

Na této kartě můžete zobrazit agendu na daný den (viz ukázka agendy níže). To týmům umožní zajistit dopravu a další potřeby. Umožní rodinám naplánovat vaši akci.

Ukázka agendy

7:30 - týmový check-in, kontrola, nastavení boxů

9:00 - Setkání akce/zahajovací ceremoniál

9:15–12:00 – Kvalifikační zápasy, Výzva robotických dovedností, Posuzování

12:00–12:45 – Přestávka na oběd

12:45–15:30 – Kvalifikační zápasy, Výzvy robotických dovedností, Posuzování

15:30–16:00 – Výběr aliance (VRC)

16:00 - 17:00 - eliminace, finále, ceny

Dobrovolník * Tab

Pomocí této karty můžete požádat týmy a ostatní, aby zasáhli a pomohli. Nezapomeňte uvést jméno a kontaktní údaje osoby, která koordinuje vaše dobrovolníky. Zde zadejte informace pro potenciální dobrovolníky akce, jako je parkování dobrovolníků a stravování.

Zásady pro nouzové situace/Špatné počasí * Tab

Pomocí této karty můžete týmy informovat o svých zásadách, pokud špatné počasí nebo jiná nouzová situace vyžaduje zrušit událost naplánovanou na konkrétní datum. V určitých oblastech to může být způsobeno sněhem, hurikánem, silnými bouřemi nebo jinými přírodními jevy. Partner akce by měl vždy zvážit zdraví a bezpečnost týmů, když se rozhoduje uspořádat akci, když se může stát problémem špatné počasí. Nezapomeňte uvést informace o tom, jak budete týmy kontaktovat, pokud musí být událost odložena.

Zásady vrácení peněz * Tab

Na této kartě můžete týmům sdělit své zásady pro vrácení peněz, pokud vám tým sdělí, že se již nebude účastnit. Ujasněte si, zda budou či nebudou vráceny, a lhůty a okolnosti, za kterých mohou být poskytnuty. Vysvětlete, že partnerům akce vznikají stanovené náklady. Jako osvědčený postup by vaše zásady pro vrácení peněz měly specifikovat, jaké náhrady (pokud vůbec nějaké) budou poskytnuty, pokud partner akce zruší akci (z důvodu nouze, špatného počasí nebo z jakéhokoli jiného důvodu), a jaké náhrady (pokud vůbec nějaké) budou poskytnuty, pokud trenér se přihlásí a poté zruší.

Karta Cestovní informace

Pomocí této záložky můžete propagovat všechny hotely, které pro vaši akci poskytují zlevněné ceny pokojů. Pokud nezveřejníte doporučení hotelu, je užitečné poskytnout kontaktní informace na někoho, kdo může týmům pomoci najít vhodné místo k pobytu.

Záložka Webcast

Pokud plánujete svou událost vysílat webem, zadejte zde adresu URL. V Tournament Manageru jsou také nastavení pro vysílání výsledků (viz dokumentace Tournament Manager).

Uživatelem definované záložky

Vytvořte nové karty kliknutím na zelené tlačítko „+ Nová karta“ na stránce Bloky obsahu

Stránka s cenami

Skrýt cenu?: Někteří partneři chtějí oznámit ceny na svém vlastním webu nebo jiném zdroji. Toto je neobvyklá volba, takže většina událostí vybere „Ne“.
Je zdarma?: Většina událostí vybere „Ne“. Pokud akci uděláte bezplatnou výběrem „Ano“, ujistěte se, že je cena nastavena na nulu. Obě možnosti jsou k dispozici pro události, u kterých ještě není stanovena cena: můžete dát týmům vědět, že událost není zdarma, ale zatím neexistuje žádná cena, výběrem „Ne“.
Cena registrace na akci *: Vstupní poplatek za účast týmů na vaší akci. Pokud je volný, zadejte „0“. Pokud používáte online platební systém, zadejte cenu do prvního pole události označeného jako „USD“. Pokud je vaše akce zcela mimo USA (jako v Kanadě, Mexiku, Evropě, Velké Británii, Číně nebo na Novém Zélandu), zadejte cenu ve své měně. Musíte zadat určitou hodnotu do všech měn označených hvězdičkou, ale pro měny, které nelze použít, můžete zadat nulu.

Stránka s platební adresou partnera akce

Jméno příjemce platby: Toto je jméno, které se na platebním šeku od REC Foundation objeví jako „Platba na objednávku“.
Jméno/Organizace *: Toto je jméno jednotlivce, školy nebo organizace, která událost pořádá. Je to jméno, které se objeví na poštovní adrese, na kterou bude zaslán platební šek.
1. řádek adresy *: Toto je adresa nebo PO Box, kam budou zasílány platební šeky.
Řádek adresy 2: Toto je druhý řádek dostupný pro směrování pošty.
Město *: Toto je město, kam bude zaslán platební šek.
Stát / provincie *: Toto je stát / provincie, kam bude zaslán platební šek.
PSČ *: Toto je PSČ, kam bude zaslán šek s platbou.
Země *: Toto je země, kam bude zaslán platební šek.

Stránka Kvalifikační úrovně

Požadovaná kvalifikace: Toto pole Ano/Ne umožňuje partnerovi akce uvést, zda je vyžadována kvalifikace. Toto pole by mělo být ponecháno na výchozí hodnotě Ne pro všechny události kromě zvaných/uzavřených akcí, regionálních mistrovství, státních mistrovství, otevřených mistrovství a VEX světů.

Stránka ocenění

Pomocí rozbalovací nabídky vyberte ceny, které na své akci nabídnete. Pokud se vaše akce kvalifikuje na státní/provinční/regionální akci, vaše EEM/RSM identifikuje počet kvalifikačních míst, která postupují vpřed, a systém zadá povinné ceny na základě kvalifikačního systému.

Poznámka: Pokud je odměna přidána k události na poslední chvíli, musí být nejprve přidána do RobotEvents, než ji přidáte do Správce turnajů.

Stránka vítězů cen

Tuto kartu můžete použít k ručnímu zadání vítězů ocenění. To by nemělo být nutné, pokud byly ceny nahrány z Tournament Manager na závěr vaší události.

Stránka finalizace ocenění

Finalize Awards: Toto pole by mělo zůstat na výchozí hodnotě „Ne“. Systém změní hodnotu na „Ano“, pokud se rozhodnete dokončit, když jsou ceny a výsledky nahrány z Tournament Manageru. Hodnotu můžete resetovat na „Ne“, pokud budete potřebovat nahrát výsledky znovu později, např. pro každou ligovou seanci.

Další text ocenění: Volitelný text, který se zobrazí pod seznamem ocenění.

Stránka průzkumu

Tato volitelná karta vám umožňuje provést průzkum týmů, které se zúčastní vaší akce. Umožňuje vám shromažďovat jakékoli informace, které můžete potřebovat. Kliknutím na zelené tlačítko „+Nová otázka“ vytvoříte otázku průzkumu.
Možná budete chtít položit otázky jako:
- Kolik lidí ve vaší skupině se zúčastní?
- Kolik lidí ve vaší skupině bude využívat naše obědové služby?
- Kdy dorazí váš tým?
- Máte ve své skupině někoho, kdo potřebuje speciální ubytování?
- Přinese váš tým ocenění Engineering Notebook for Design Award?

Stránka administrátorů událostí

Tato stránka vám umožňuje vybrat další partnery události, kteří vám mohou pomáhat s vaší událostí, a udělit jim administrátorská oprávnění pro vaši událost na RobotEvents.com. Každý, kdo je uveden jako správce události, musí projít prověřením, aby byla událost schválena.

Stránka registrovaných týmů/jednotlivců

Tato stránka vám umožňuje vidět týmy (jednotlivci pro některé workshopy) registrované na vaši akci.
Zobrazuje zaplacený stav každého týmu jako „zaplaceno“ nebo „nevyřízeno“.
Týmy můžete do své události přidat pomocí zeleného tlačítka „+Přidat tým“ v pravém horním rohu obrazovky.
Pomocí oranžového tlačítka „Označit zaplaceno“ můžete změnit stav placeného týmu z „nevyřízeno“ na „zaplaceno“.

Stránka seznamu čekatelů

Tato stránka vám umožní vidět týmy na čekací listině pro vaši událost.
Ukazuje datum, kdy byly týmy přidány na seznam.
Týmy můžete přidat do své čekací listiny pomocí zeleného tlačítka „+Přidat tým“ v pravé horní části obrazovky.

Schválení události

Když je vaše událost připravena ke schválení a všechna pole jsou zelená, klikněte na tlačítko „Připraveno ke schválení“, aby vaše EEM/RSM mohlo událost zkontrolovat a schválit. EEM/RSM zkontroluje informace a dá vám vědět, pokud je třeba něco upravit. Na základě kvalifikačních kritérií a potřeb regionu také vyberou, která ocenění kvalifikují týmy do vašeho regionálního mistrovství.

Váš EEM/RSM vás upozorní, až bude vaše akce schválena, a podělí se o pokyny k případným slevám EP na soutěžní produkty a balíčky trofejí.

Recenze událostí

Po schválení vaší události je důležité událost pravidelně kontrolovat, abyste se ujistili, že informace jsou správné. Když vaše EEM/RSM nastaví kvalifikační úrovně pro vaši událost, mohou být automaticky přidána některá ocenění. Ověřte prosím, která ocenění se objevují v sekci Ceny několik týdnů před vaší akcí. Pokud například pořádáte smíšenou akci (ES/MS nebo MS/HS) a je zde 10 nebo více týmů z každé úrovně, pak bude pro každou věkovou skupinu přidána samostatná cena za excelenci podle pravidel posuzování. Budete se muset ujistit, že máte adekvátní trofeje, a sdělit ocenění vašemu porotci před akcí.

Některé informace o události nemůže EP po schválení události upravit. Pokud potřebujete změny ve své události a již nemáte přístup k polím, budete muset požádat o pomoc své EEM/RSM.

Kopírování události

Jakmile vytvoříte událost na RobotEvent.com, můžete tuto událost zkopírovat a vytvořit další události v aktuální sezóně nebo pro nadcházející sezóny.

Přihlaste se na RobotEvents.com a vyberte Správce , abyste se dostali na svůj EP Dashboard.
Vyberte Události a upravte filtry Sezóna a Období , aby se zobrazila událost, která bude zkopírována.
Vyberte Zobrazení ve sloupci Akce pro vaši událost.
Vyberte Kopírovat tuto událost v odkazech ke stažení &.
V rozevírací nabídce vyberte příslušný typ události.
Upravte název a datum události a podle potřeby aktualizujte obsah události.