Rozpočet akce

Přehled

Dobře naplánovaný rozpočet by měl být základem plánování vaší akce. Akce v rámci regionu mají tendenci sdílet podobné ceny, ale každý registrační poplatek na jednotlivou akci by měl odrážet skutečné náklady na konkrétní akci. Rozpočet bude udržovat a sledovat finanční zdraví akce a může sloužit jako kontrolní seznam úkolů, které je třeba delegovat na ostatní.

Cílem vašeho rozpočtu by mělo být pokrytí všech předpokládaných výdajů vaší akce, včetně některých příjmů vyčleněných na případné neočekávané výdaje. Extra vydělaný příjem může jít na podporu vašeho robotického programu nebo budoucích akcí.

Rozpočet akce lze rozdělit do několika kategorií pro snadné delegování a sledování. Mnoho EP začne vytvořením plánovacího týmu. Tímto týmem mohou být další zaměstnanci organizace nebo klíčoví dobrovolníci ochotní převzít organizační role, aby lépe koordinovali různé aspekty akce.

Příkladem kategorie, která by měla být delegována, je organizace koncesního stánku na akce. Koncesní stánky jsou často největším zdrojem příjmů na podporu akce a zahrnují několik materiálních a personálních záležitostí, které je potřeba zorganizovat, aby byla úspěšná. Proto se doporučuje, aby byl tento projekt delegován na někoho, kdo má zkušenosti, jako je rodičovská skupina nebo školní klub, který se může postarat o všechny podrobnosti a zároveň informovat EP.

Soutěže VEX V5 Robotics jsou obecně určeny jako vzdělávací a přístupné širokému publiku, bez vstupného pro diváky. Mnoho akcí funguje na základě sponzorského modelu nebo fundraisingového přístupu, kde se poplatky vybírají prostřednictvím kanálů, jako je sponzorství nebo dary, spíše než přímé vstupní poplatky.

Náklady na rozpočet akce

Položky specifické pro místo konání

• Platí se poplatky za pronájem nebo zařízení?
• Jsou vyžadovány vězeňské nebo bezpečnostní služby?
• Jsou vyžadovány náklady na pojištění události?
• Bude toto místo vyžadovat ochranu podlahy nebo krytinu a bude to něco stát?
• Má lokalita vhodné stoly a židle, nebo je bude nutné pronajmout?
• Všechny akce musí být v souladu s ADA nebo se řídit místními zákony o začlenění. Bude událost vyžadovat dodatečné náklady, aby byla splněna tato specifikace?

Vybavení související se hrou

• Má organizace přístup k potřebnému hernímu vybavení, jako jsou pole a prvky?
• Náklady na potřebnou elektroniku? Patří sem počítače, tablety, projektory, routery, kabely, monitory, tiskárny, rozdvojky, prodlužovací kabely atd.
• Ujistěte se, že jste zajistili všechny trofeje, které potřebujete pro ocenění, která hodláte nabídnout. Další trofeje a talíře od VEX jsou volitelné náklady. Trofeje lze také vyrobit nebo zakoupit lokálně.

Kancelářské potřeby

• Papír a toner do tiskárny.
• Schránky, inkoustová pera, zvýrazňovače a běžné kancelářské potřeby. Rozhodčí, check-in, inspekce a rozhodčí mohli používat pera. Rozhodčí a Check-in mohou používat zvýrazňovače. Rozhodčí a rozhodčí mohou také potřebovat schránky.
• Gaffers nebo zápasová páska, průhledná páska a materiály pro nápisy/plakáty.
• Post-it poznámky, papír a poznámkové bloky pro proces posuzování.

Potřeby pro dobrovolníky

• Trička pro rozhodčí.
• Dobrovolnické košile (volitelné). Mnoho akcí poskytne svým dobrovolným zaměstnancům košile. To pomůže identifikovat vaše dobrovolníky během akce a ocení to jako vzpomínku na tento den. Sponzory akce lze rozpoznat jako součást designu trička.
• Občerstvení, pití a oběd pro dobrovolníky. Když své dobrovolníky nakrmíte, je mnohem pravděpodobnější, že se znovu dobrovolně zapojí.

Koncesní dodávky

• Delegujte dobrovolníka nebo rodičovskou skupinu, která má zájem.
• Provozování koncesního stánku umožňuje účastníkům přístup k jídlu a pití a je příležitostí získat zpět náklady na jídlo pro dobrovolníky a také získat finanční prostředky na podporu dalších aspektů akce.

Poplatek za zpracování RobotEvents.com

• Každému týmu mimo vaši organizaci, který se zaregistruje na akci, bude účtován poplatek ve výši 5 USD na vyrovnání nákladů na údržbu systému RobotEvents.com.
• Zdarma Scrimmages a Workshopy mohou být osvobozeny od poplatku 5 $ RobotEvents.com.

Příjmy rozpočtu události

Registrační poplatek na akci

• Chcete-li zkontrolovat typické poplatky za akce ve vašem regionu, koordinujte se se svým regionálním manažerem podpory (RSM).
• Poplatky za registraci na akci by měly pokrýt náklady na akci a mohou poskytnout další podporu pro váš robotický program.

Ústupky

• Koncesní prodej může poskytnout dobrý zdroj příjmů a být vhodným zdrojem pro týmy během akce.
• Delegování do studentské nebo rodičovské skupiny.
• Předobjednávka obědů je skvělá možnost na akci, kdy jsou možnosti jídla omezené. Některé podniky vám poskytnou slevu za hromadné objednávky, ale možná budou potřebovat oznámení předem a nějakou obecnou představu o tom, kolik pizz nebo sendvičů vyrobit. Toto objednání lze dokonce provést před akcí zasláním e-mailu poradcům týmu.

sponzoři

• Mnoho EP oslovuje místní firmy, jako jsou autosalony, úvěrové svazy, tiskárny nápisů a prodejci triček, aby podpořili jejich akce. Existuje mnoho příležitostí pro oboustranně výhodné zapojení komunity.
• Některé akce mohou rozpoznat své sponzory prostřednictvím transparentů a nápisů, pojmenování polí po svých hlavních sponzorech, umístění loga na trička dobrovolníků a pozvání zástupců sponzorských společností, aby udělili cenu, sloužili jako dobrovolníci nebo řekli několik poznámek během zahájení nebo závěrečné ceremonie. Rozpoznání zdrojů podpory ve vaší komunitě vám pomůže udržet si tuto podporu a stavět na ní v budoucnu.

Užitečné rady

• Vaše RSM může poskytnout příklad rozpočtové tabulky, která vám pomůže s odhadem výdajů a příjmů na události.
• Pokud rozdáváte trofeje nad rámec toho, co je obsaženo ve vašem EP Trophy Pack, zvažte vytvoření vlastních trofejí nebo vytištění certifikátů pomocí Tournament Manager (najdete pod zprávami).
• Vytvořte tým pro získávání finančních prostředků řízený rodiči a prozkoumejte další zdroje financování.