Stát se partnerem akce

Úvod

Event Partners (EP) jsou jádrem soutěžních programů REC Foundation a jsme velmi vděční za váš zájem stát se nedílnou součástí naší komunity. Vášeň a zapojení EP rostou a udržují události a v mnoha případech rostou a udržují samotné týmy.

REC Foundation je nezisková organizace, která spolupracuje s VEX a EP na podporu akcí a iniciativ v oblasti robotiky, jejichž cílem je inspirovat a motivovat studenty, aby vynikali ve vzdělávání STEM. Každý subjekt v tomto partnerství přispívá zásadní rolí při poskytování zábavných a pozitivních vzdělávacích zkušeností prostřednictvím robotických akcí.

Role partnera akce

EP působí jako koordinátor plánovacího týmu, který organizuje VEX IQ Robotics Competition (VIQRC), VEX Robotics Competition (VRC), VEX U nebo VAIRC turnaje, ligy, scrimmage a/nebo workshopy. EP je vedoucí, který působí jako prostředník mezi nadací REC a plánovacím týmem, který pořádá akci. Klíčovými úkoly jsou výběr data a místa, rozvoj rozpočtu, nábor a řízení dobrovolníků, školení dobrovolníků, týmová komunikace, realizace akcí, nahrávání výsledků akcí a následná kontrola. EP musí být dospělý (18+), který momentálně není členem týmu VEX Robotics v programu VRC. Od EP se očekává, že jako vedoucí představitel bude příkladem Kodexu chování nadace REC při plánování a pořádání akcí. EP mohou jít příkladem pro všechny studenty a mentory.

Role podpory nadace REC

Event Engagement Managers (EEM), Team Engagement Manager (TEM) a Regional Support Manager (RSM) jsou zaměstnanci REC Foundation, kteří podporují VEX Robotics Events a VEX týmy v určeném regionu. EEM a RSM spolupracují s EP ve svém regionu na plánování harmonogramu akcí na sezónu a školení nových EP. EEM, TEM a RSM pro každý region lze nalézt na RobotEvents.com/support. Některé regiony mají také specialisty na podporu událostí (ESS), kteří jsou zaměstnanci nadace REC, kteří poskytují podporu při akci pod vedením EEM nebo RSM.

Jako EP můžete očekávat následující podporu od REC Foundation a vašeho EEM/RSM v procesu plánování a hostování robotických událostí:

Poskytněte zdroje školení a plánování akcí.
Poskytněte dokumentaci potřebnou k pořádání akcí. Patří mezi ně, ale nejsou omezeny na herní manuály, průvodce rozhodčími, průvodce rozhodčími, průvodce EP a kvalifikační kritéria. Tyto a další dokumenty lze vyhledávat v databázi znalostí REC Foundation.
Komunikujte proces, jak se stát EP a umožnit vašemu účtu RobotEvents.com roli EP.
Zkontrolujte a schvalujte události zveřejněné na RobotEvents.com.
Sdělte kvalifikační kritéria pro události a jak se tento proces vztahuje na vaši událost.
Zajistěte pravidelné kontroly před akcí, abyste zajistili připravenost, a následné kontroly po akci, abyste ověřili nahrané výsledky a získali zpětnou vazbu.
V určitých případech poskytněte osobní podporu při akci (EEM/RSM nebo ESS). Pokud není k dispozici osobní podpora, vaše EEM/RSM bude k dispozici po telefonu.
Pomoc se správou událostí na RobotEvents.com před a po dni události.

Pokud máte zájem stát se EP, proveďte prosím tyto kroky:

Kontaktujte svého Event Engagement Manager (EEM) nebo Regional Support Manager (RSM). Vaše EEM/RSM vysvětlí požadavky, ukáže zdroje, které máte k dispozici, a spojí vás s komunitou ostatních EP.
Požádejte o oprávnění účtu EP na RobotEvents.com. Vytvořte si účet na RobotEvents.com (pokud jej ještě nemáte) a poskytněte své EEM/RSM své uživatelské ID. To umožňuje vašemu EEM/RSM aktualizovat stav vašeho účtu na „Partner události“, abyste mohli vytvářet a spravovat události a také získávat budoucí komunikaci a nabídky EP.
Dokončete certifikaci REC Foundation EP Certification. Event Partner Certification Course je online školicí nástroj pro přípravu EP pro pořádání akcí VIQRC, VRC, VAIRC a VEX U. Certifikace je přístupná jako bezplatný zdroj pro nové i zkušené EP.
Zveřejněte svou událost na RobotEvents.com. Spolupracujte se svým EEM/RSM a zveřejněte svou událost na RobotEvents.com. Více informací o tom, jak zveřejnit událost, je obsaženo v článku Zveřejnění události na RobotEvents.com.
Proveďte kontrolu na RobotEvents.com. Nejvyšší prioritou REC Foundation je bezpečnost jejích dobrovolníků, zaměstnanců, studentů a celé komunity. V nejlepším zájmu našich studentů a pro bezpečnost každého, kdo se účastní akcí REC Foundation, jsou všechny EP ve Spojených státech povinny podstoupit trestní prověrku, která je v souladu se zákonem Fair Credit Reporting Act (FCRA). Prověrky se provádějí jako součást zveřejnění vaší události na RobotEvents.com a jsou platné po dobu tří let. Kliknutím sem získáte úplné pokyny pro tuto kontrolu pozadí. Další informace o procesu kontroly pozadí jsou k dispozici v článku EP Background Check FAQ.
Získejte zkušenosti s EP. Důrazně se doporučuje, aby se EP účastnili akce a dobrovolně se na ní hlásili, aby se dozvěděli více o procesu plánování a realizace události, než budou řídit vlastní akci. Váš EEM/RSM vám může navrhnout akce ve vaší oblasti, kterých se můžete zúčastnit, a může vás spojit se zkušeným EP.

Počáteční faktory ke zvážení

Vaše cesta EP začíná rozhodnutím uspořádat akci. Při tomto rozhodování je třeba zvážit mnoho faktorů, včetně následujících:

Je potřeba nějaká událost? To by mělo začít diskusí s EEM/RSM pro oblast události. Mohou doporučit, jaké typy akcí jsou potřeba a kdy může být nejlepší akci pořádat, aby týmům poskytl nejlepší příležitosti.
Máte zdroje od dalších lidí spojených s vaším programem? Nemůžete to udělat sami! Pořádání akce vyžaduje dobrovolnou podporu během procesu plánování akce a v den akce. Zvažte identifikaci dobrovolníků a zdrojů financování od vaší organizace, komunity a rodičů týmu.
Máte přístup k vybavení pro podporu akce? Základní seznam vybavení je uveden v článku Výběr a plánování místa a vaše EEM/RSM s vámi zkontroluje potřeby vybavení. Jedním z prvních úkolů v procesu plánování je zajistit, aby vaše organizace měla přístup k potřebnému vybavení, protože to může určit vaši kapacitu, místo konání a rozpočet.
Máte volné místo? Akce se mohou konat na různých typech míst, ale nejběžnější je školní tělocvična nebo společný prostor. Vzhledem k tomu, že mnoho míst je využíváno více organizacemi, doporučujeme, abyste si místo zarezervovali před zveřejněním události na RobotEvents.com. Důrazně se také doporučuje rezervovat místo den nebo noc před akcí pro nastavení. Zajistěte, aby místo konání bylo k dispozici alespoň 4-6 hodin den před akcí pro kontrolu nastavení a vybavení.
Máte čas zapojit se do tohoto projektu? Události jsou skvělým způsobem, jak podpořit program robotiky vaší organizace a poskytnout studentům zábavnou příležitost, ale zaberou několik měsíců plánování. Zajistěte prosím, aby vaše organizace měla zdroje a čas na adekvátní plánování akce. To usnadní zážitek pro váš personál akce a poskytne týmům kvalitní zážitek.

Závazek k dokonalosti akce

Záměrem REC Foundation Commitment to Event Excellence (CEE) je komunikovat partnerství a očekávání mezi REC Foundation a EP s konečným cílem poskytnout týmům kvalitní a jednotné soutěžní zážitky v rámci našich programů. Tato dohoda je uzavřena mezi REC Foundation, EEM/RSM, která poskytuje podporu regionu akce, a EP, který událost zveřejňuje na RobotEvents.com.

Během procesu zveřejňování události existuje povinná část, kterou je třeba zkontrolovat a odsouhlasit CEE, než bude možné událost schválit. Máte-li jakékoli dotazy nebo obavy ohledně očekávání zahrnutých v CEE, kontaktujte prosím své EEM/RSM.

Úplný obsah a očekávání týkající se Závazku k dokonalosti událostí si můžete prohlédnout v článku v části Referenční materiál EP v knihovně REC.