Checkliste zur Veranstaltungsgenehmigung

Diese Checkliste kann Eventpartnern beim Erstellen ihrer Events und beim Hinzufügen zu RobotEvents.com als Hilfestellung dienen. Die Regional Support Manager der REC Foundation berücksichtigen diese Bereiche bei der Prüfung von Veranstaltungen. Durch die Berücksichtigung dieser Punkte wird der Prozess der Genehmigung einer Veranstaltung beschleunigt.

REC Foundation RobotEvents-Checkliste zur Genehmigung von Veranstaltungen (extern)

Ereignisinformationen bearbeiten

• Der Veranstaltungsname umfasst den Programmtyp (VIQRC, V5RC, VURC usw.), den Veranstaltungstyp und die Klassenstufe (nur HS, HS/MS usw.).
• Veranstaltungstyp ist ausgewählt Turnier, Liga, Fähigkeiten
• Trainingsspiel (wenn es sich bei der Veranstaltung um ein Trainingsspiel handelt, wählen Sie „Ja“, andernfalls „Nein“)
  • Stellen Sie bei Trainingsspielen sicher, dass „Trainingsspiel“ im Veranstaltungstitel enthalten ist.
  • Hinweis: Wenn Scrimmage ausgewählt ist, werden die Ergebnisse nicht an VEX Via übertragen.
• Klassenstufe ist ausgewählt Alle, Grundschule, Mittelschule, Gymnasium, Hochschule
• Mindestens 16 Teams für V5RC/VIQRC, 8 Teams für VURC
• Max. Registrierungen pro Organisation
  • Es müssen mindestens 6 Organisationen registriert sein - ODER - Keine Organisation darf 33 % aller registrierten Teams haben (gilt nicht für Einladungsturniere oder Ligen)
  • Besprechen Sie es mit dem EP - Wenn sie X Teams haben und wollen, dass alle X spielen, müssen sie für alle teilnehmenden Organisationen das gleiche Limit festlegen
• Ausgewähltes Veranstaltungsformat: Persönlich, Nur Fähigkeiten, Einladung
  • Stellen Sie bei Einladungen sicher, dass der Veranstaltungstitel „Einladung“ enthält.
• Skills Challenge ausgewählt: Ja (Alle Qualifikationsveranstaltungen müssen Robot Skills Challenge-Matches anbieten)
• Ausgewähltes Bewertungsformat: Alle persönlich, Remote-Erstinterviews, Remote-Engineering-Notizbücher, Remote-Notizbücher und -Interviews, keine Bewertung
• Ausgewähltes Feldkontrollsystem: V5RC/VURC/VAIRC-Ereignisse wählen aus, welches Feldkontrollsystem verwendet wird
• Handelt es sich um eine private/versteckte Veranstaltung?: Nein, alle Veranstaltungen sollten öffentlich sein, sofern keine vorherige Genehmigung vorliegt.
• Das Veröffentlichungsdatum wird basierend auf dem spezifischen Veröffentlichungsplan für die Veranstaltungsregion festgelegt.
  • RSM muss diese Daten/Zeiten in 95 % oder mehr der Fälle ändern – bitte prüfen Sie dies!
  • Veranstaltungen müssen mindestens 1 Woche vor der Öffnung zur Registrierung sichtbar sein
• Das Registrierungsdatum liegt gemäß dem Veröffentlichungsplan für die Veranstaltungsregion mindestens 8 Wochen vor der Veranstaltung.

Eventpartnerspezifische Blöcke

• EP hat vor kurzem die Event Partner-Zertifizierung bestanden
• EP hat die Hintergrundüberprüfung bestanden
• Das EP hat die Vereinbarung „Commitment to Excellence“ abgeschlossen
• Zu den Kontaktinformationen gehören ein primärer und sekundärer Kontakt sowie eine E-Mail, die bei der Registrierung gesendet wird
  • Die Registrierungs-E-Mail sollte alle relevanten Informationen für den Trainer eines registrierten Teams enthalten
• Dokumente und Bild-Uploads – überprüfen Sie hochgeladene Bilder, um sicherzustellen, dass EP die Markenrichtlinien einhält

Inhaltsblöcke

• Veranstaltungstermine/Ort
  • Wo findet die Veranstaltung statt? Tatsächlicher Standort?
  • Sind die Daten korrekt?
    • Wenn Sie eine Liga genehmigen, stellen Sie sicher, dass jedes Besprechungsdatum als separater Eintrag aufgeführt wird (mindestens 3 Daten). Ligen können nicht als Datumsbereich aufgelistet werden.
• Allgemeine Informationen enthält alle wichtigen Informationen für die teilnehmenden Teams/Trainer
  • Hinweis zu Early Bird/Invitational – wenn es sich um eine Einladung handelt, erklären Sie, wer eingeladen wird
  • Willkommen - das ist das öffentliche Gesicht der Veranstaltung
  • Wo gibt es Parkplätze?
  • Wird es einen Imbissstand geben bzw. gibt es eine Essensrichtlinie?
• Die Tagesordnung ist vollständig und beinhaltet ausreichend Zeit für Fähigkeiten (überprüfen Sie dies mit dem Fähigkeitenrechner), Qualifikationsspiele und Endspiele/Ausscheidungen. Fähigkeiten müssen angeboten werden (es kann kein TBD akzeptiert werden, aber „Änderungen vorbehalten“ kann hinzugefügt werden).
  • Fähigkeiten öffnen und schließen Zeiten müssen klar sein
  • Wenn Qualifikations- und Fertigkeitsspiele gleichzeitig stattfinden, müssen die Fertigkeiten bis zum Ende der Qualifikationsspiele laufen.
• Zu den Freiwilligeninformationen gehören eine Kontakt-E-Mail oder ein Link zu einem Anmeldeformular. Ein Link zum REC-Bibliotheksartikel über Freiwillige kann hilfreich sein.
• Die Notfall-/Schlechtwetterrichtlinie ist klar und prägnant
• Die Rückerstattungsrichtlinie ist klar und gibt an, was im Falle einer Stornierung durch EP und Coach geschieht
  • Wenn eine Frist besteht, geben Sie Datum, Uhrzeit, Zeitzone und Informationen zur Anforderung an
  • Bitte beachten Sie, dass Rückerstattungen vom Veranstaltungspartner und nicht von der REC Foundation erfolgen.
  • Fügen Sie diese Informationen in der E-Mail an Teams unter „Kontaktinformationen“ ein.
• In einem benutzerdefinierten Zahlungsinhaltsblock ist eine klare Zahlungsfrist (Datum, Uhrzeit, Zeitzone) vermerkt. Darin wird angegeben, dass ein Team, das nicht bis zu einer bestimmten Frist (Datum, Uhrzeit, Zeitzone) zahlt, auf die Warteliste gesetzt wird.
• Reiseinformationen umfassen Hotel, Flughafen, Verpflegungsmöglichkeiten und Adressinformationen - Optional
• Zu den Webcast-Informationen gehört ein Link zum Webcast – optional (dies kann noch festgelegt werden, da Links möglicherweise erst später eingerichtet werden)
• Das Beurteilungsformat gibt an, wie Engineering Notebooks akzeptiert werden und ob Interviews remote oder persönlich stattfinden.
  • `Dieser Inhalt entspricht dem unter „Veranstaltungsinformationen“ ausgewählten Dropdown-Menü.

Preisgestaltung

• Die Veranstaltungspreise sind klar
• Zahlungsfrist ist abgelaufen

Zahlungsadresse des Veranstaltungspartners

• Veranstaltungspartner Zahlungsadresse ist ausgefüllt

Auszeichnungen

• Die folgenden Auszeichnungen variieren je nach Veranstaltungstyp:
  • **Qualitätspreis
  • Teamwork/Turniersieger
  • **Designpreis
  • Meister der Roboterfähigkeiten
  • **Innovate Award (neu in dieser Saison)
  • Think-Auszeichnung
  • Amaze-Auszeichnung
  • Auszeichnung erstellen
  • Auszeichnung erstellen
  • **Preis der Jury
  • Auszeichnung für Sportlichkeit

**Erforderliche Auszeichnungen, wenn die Wertung bei einer Veranstaltung erfolgt

Veranstaltungsadministratoren

• Mindestens 1 Person muss aufgeführt werden (max. 3)

Richterberater

• Muss mindestens 3 Wochen vor der Veranstaltung ausgefüllt werden

Hauptschiedsrichter

• Muss mindestens 3 Wochen vor der Veranstaltung ausgefüllt werden