Überblick
Dieses Dokument bietet einen Überblick über die Rolle des Volunteer Check-in, einschließlich der Erwartungen, der erforderlichen Fähigkeiten und der empfohlenen Schulung. Volunteer Check-in-Freiwillige helfen bei der Begrüßung und dem Check-in aller Freiwilligen für die Veranstaltung.
Erfahrungsstufe: Anfänger
Körperliche Aktivität: Mäßig (Mischung aus Sitzen und Gehen)
Fähigkeiten:
- Keine Erfahrung benötigt
- Achten Sie auf Details
- Effektiv kommunizieren
- Bequemer Umgang mit dem Computer
Verantwortlichkeiten
- Überprüfen Sie die Namen, Rollen und Zeitpläne der Freiwilligen
- Sammeln Sie Einverständniserklärungen und stellen Sie den Freiwilligen je nach Veranstaltung Materialien zur Verfügung, darunter Namensschilder, Karten, T-Shirts usw
- Stellen Sie den Freiwilligen die Personen vor, die die Schulung anbieten, und weisen Sie die Freiwilligen an, wo sie sich melden sollen
Schulung & Vorbereitung
- Lesen Sie dieses Leitfadendokument und machen Sie sich mit der Durchführung von Veranstaltungen vertraut. Es ist hilfreich, aber nicht erforderlich, vor der Freiwilligenarbeit als Zuschauer an einer örtlichen Veranstaltung teilzunehmen.
- Nehmen Sie an einer Vor-Ort-Schulung teil, sofern diese angeboten wird, oder besprechen Sie den Prozess mit dem Veranstaltungspartner.
Am Veranstaltungstag
Kleiderordnung: Tragen Sie bequeme Kleidung, die für eine schulbezogene Veranstaltung geeignet ist, geschlossene Schuhe und ein Freiwilligen-T-Shirt (falls vorhanden).
Ankunft: Check-in-Freiwillige sollten früh zum Check-in eintreffen! Es ist wichtig, mindestens 30 Minuten vor Beginn des allgemeinen Freiwilligen-Check-ins einzutreffen, um Schulungen und Materialien vor Ort zu erhalten.
Ort: Melden Sie sich beim Veranstaltungspartner oder dem benannten Freiwilligenkoordinator.
Verbrauchsmaterial: Kugelschreiber oder Bleistift, Textmarker, Personalliste für Freiwillige, leere Einverständniserklärungen, Ordner zum Sammeln unterschriebener Einverständniserklärungen, Schulungsmaterialien für Freiwillige und optionales Freiwilligenpaket mit Veranstaltungsortplan und zusätzlichen Informationen, falls vorhanden.
Check-in-Prozess für Freiwillige
- Besorgen Sie sich bei Event Partner eine Liste mit ehrenamtlichen Mitarbeitern (falls zutreffend).
- Willkommene Freiwillige. Bestätigen Sie die Informationen zu Freiwilligen mithilfe der Liste der Freiwilligenbesetzungen und überprüfen Sie Name, Rolle und Zeitplan. Aktualisieren Sie die Freiwilligeninformationen nach Bedarf, wenn Sie einen Computer/eine Datenbank verwenden.
- Sammeln Sie unterschriebene Einverständniserklärungen, falls Freiwillige noch keines auf Robot Events hochgeladen haben.
- Stellen Sie den Freiwilligen, sofern vorhanden, Namensschilder und andere Materialien zur Verfügung.
- Stellen Sie Freiwilligen den Personen vor, denen sie Bericht erstatten werden, und/oder der Person, die ihre Freiwilligenausbildung durchführt. In manchen Fällen könnten Sie dies sein, wenn der Veranstaltungspartner dies wünscht.