Verwalten eines Events auf RobotEvents.com

Überblick

Nachdem Ihre Veranstaltung genehmigt wurde, stehen Ihnen auf RobotEvents.com verschiedene Funktionen zur Verfügung, die Ihnen dabei helfen, mit Teams zu kommunizieren, Wettbewerbsprodukte zu bestellen, Zahlungen für die Veranstaltungsregistrierung anzuzeigen und die Liste der für Ihre Veranstaltung registrierten Teams zu verwalten.

EP-Dashboard

Das EP-Dashboard ist der zentrale Ort, an dem Sie Ihre veröffentlichten Veranstaltungen verwalten, Ihre EP-Rabatte und Ihre EP-Schecks anzeigen können. Der Zugriff auf das EP-Dashboard erfolgt über den Admin-Link in Robot Events.

Finden Sie Ihr Event

Oben auf Ihrem EP-Dashboard befindet sich eine Liste Ihrer veröffentlichten Ereignisse. Auf diese Weise können Sie schnell und einfach den Veranstaltungsnamen, das Veranstaltungsdatum, den Teamregistrierungsstatus und die Anzahl der Teams auf der Warteliste anzeigen. Im Bereich „Aktionen“ können Sie „Bearbeiten“ auswählen, um Ihr Ereignis zu verwalten, oder „Anzeigen“, um eine Vorschau Ihrer Ereignisinformationen anzuzeigen.

Veranstaltungen der aktuellen Saison werden bis eine Woche nach Ihrem Veranstaltungstermin auf dem EP-Dashboard aufgeführt. Danach können Sie mithilfe der Suchfilter im Menü „Veranstaltungen“ auf vergangene Veranstaltungen zugreifen.

EP-Rabatte

Ihr Regional Support Manager (RSM) bespricht mit Ihnen, welche Rabatte für Ihren Programmtyp in jeder Saison verfügbar sind und wann diese verfügbar sein werden. EP-Rabatte werden dem primären Veranstaltungsadministrator vom RSM zugewiesen, sobald die Veranstaltung für die aktuelle Saison genehmigt wurde. Die rabattierten Produkte werden auf dem EP-Dashboard aufgelistet und können direkt in Ihren Warenkorb gelegt werden. Der EP-Rabattprozess kann für Personen außerhalb der USA unterschiedlich sein. Die Rabatte werden im letzten Schritt des Bestellvorgangs angezeigt. Wenn die gewährten Rabatte nicht angezeigt werden, wenden Sie sich vor dem Abschluss des letzten Bezahlvorgangs an Ihren RSM.

Hinweis: EP-Rabatte sind für den Kauf der für die Durchführung Ihrer Veranstaltung erforderlichen Ausrüstung vorgesehen und sollten nicht an andere Organisationen weitergegeben werden.

EP-Prüfungen

Wenn Teams ihre Veranstaltungsregistrierungsgebühren auf RobotEvents.com bezahlen, konsolidiert die REC Foundation diese Gelder monatlich und verteilt einen Scheck an das EP. Der Scheck enthält die im Vormonat eingegangenen Beträge abzüglich einer Bearbeitungsgebühr von 5 $ für Roboterveranstaltungen pro Team.

Beispiel:

• Im Januar wurden die Anmeldegebühren für fünf Team-Events bezahlt, die Anmeldegebühr betrug 55 $ pro Team. Dem EP würde im Februar ein Scheck über insgesamt 250 $ zugeschickt.
• Team-Registrierungszahlungen: (5) x $55 = $275
• Bearbeitungsgebühr für Roboterereignisse: (5) x $5 = $25
• Nettobetrag: 275 $ – 25 $ = 250 $

Die verteilten Schecks können unten in Ihrem EP-Dashboard angezeigt werden. Auf jedem verteilten Scheck sind der Name des Zahlungsempfängers, der Gesamtscheckbetrag, die Veranstaltungscodes, die Veranstaltungsnamen und die auf dem Scheck für jede Veranstaltung angegebenen Teamnummern angegeben.

Hilfreiche Tipps:

• Wenn Sie Fragen zu EP-Zahlungen haben, können Sie sich an Ihren RSM oder die Buchhaltungsabteilung der REC Foundation unter accounting@recf.orgwenden.
• Gleichen Sie die Ihnen vor und nach der Veranstaltung überwiesenen Gelder regelmäßig mit den Zahlungsstatusinformationen in der Liste der registrierten Teams ab.

Veranstaltungspartner Q&A

RobotEvents.com verfügt über ein integriertes EP Q&A-Forum, auf das über das EP-Dashboard unter dem Suchmenü zugegriffen werden kann. EPs können im Forum Fragen stellen und auf Threads im Post antworten. Die Fragen werden außerdem regelmäßig von einem Vertreter der REC Foundation überwacht und beantwortet; genehmigte Antworten sind mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet. EPs werden ermutigt, in diesem Forum Fragen zu stellen und sich mit anderen EPs in der Community zu vernetzen.

Produkte

EPs können VEX-Wettkampfprodukte über RobotEvents.com auf ihrem EP-Dashboard kaufen. Zu diesen Produkten gehören Felder, Feldelektronik, Trophäen und Auszeichnungsschilder mit dem Datum &“. Wenn die Produkte mit einem EP-Rabatt für die aktuelle Saison verbunden sind, müssen diese Produkte über die RobotEvent.com-Website gekauft werden, um die Rabatte zu erhalten (US EPs).

Registrierte Teams

Nachdem Ihre Veranstaltung zur Teamregistrierung geöffnet wurde, können Sie die Liste der registrierten Teams anzeigen, um die Veranstaltungskapazität und den Zahlungsstatus des Teams zu überwachen. Es gibt zwei Möglichkeiten, auf die Liste der registrierten Teams zuzugreifen.

• Wählen Sie auf Ihrem EP-Dashboard die Anzahl der registrierten Teams aus, die im Verhältnis zur Veranstaltungskapazität als blaue Zahl angezeigt wird.
• Wählen Sie in der Administratoransicht Ihrer Veranstaltung im rechten Menü „ Registrierte Teams aus.

Um auf Informationen zu registrierten Teams, einschließlich Kontaktinformationen, zuzugreifen, wählen Sie „Bericht für registrierte Teams herunterladen“ aus.

Zahlungsstatus des Teams

Den Zahlungsstatus für jedes registrierte Team finden Sie in der Spalte „Bezahlter Status“ der Liste „Registrierte Teams“. Die Kategorien des Zahlungsstatus lauten wie folgt:

Unbezahlte Teams außerhalb Ihrer Organisation

Wenn Sie Teams mit dem Status „Unbezahlt (ausstehend)“ bemerken, empfiehlt es sich, mit ihnen Kontakt aufzunehmen, um festzustellen, wann sie den Zahlungsvorgang abschließen werden. Die Veranstaltungsregistrierungsgebühr ist bei der Registrierung fällig und sollte während des ersten Check-out-Prozesses bezahlt werden. Wenn Sie Probleme mit einem Team haben, das eine Veranstaltungsregistrierung abschließt, wenden Sie sich bitte an Ihren RSM. In manchen Fällen kann Ihr RSM Zahlungsfristrichtlinien für Ihre Region vorschlagen.

Teams, die am Veranstaltungstag den Status „Unbezahlt“ (ausstehend) aufweisen, dürfen nur nach Ermessen des EP teilnehmen und der EP kann die Zahlung vor Ort verlangen. Einige EPs entfernen unbezahlte Teams zu einem bestimmten Datum und ersetzen sie durch Teams von der Warteliste. Dieser Vorgang sollte auf der Registerkarte „Allgemeine Informationen“ zu Ihrer Veranstaltung angegeben und in der automatischen E-Mail enthalten sein, die den Teams nach der Registrierung gesendet wird.
Bedenken Sie, dass manche Teams zu Schulen oder anderen Organisationen gehören, bei denen es zu Verzögerungen bei der Ausführung von Zahlungen kommen kann. Wir bitten die EPs, bei ihrer Entscheidung, ob sie unbezahlten Wettbewerb zulassen, ihr eigenes Urteilsvermögen einzusetzen und alle Umstände zu berücksichtigen. Um Missverständnisse zu vermeiden, ist eine frühzeitige und häufige Kommunikation mit den Teams entscheidend.

Wenn ein EP einem unbezahlten Team erlaubt, an einem Event teilzunehmen, sind weder die RSM noch die RECF dafür verantwortlich, im Namen des EP die Zahlung einzufordern.

Teams aus Ihrer Organisation

EPs können ihre eigenen Teams anmelden und auf die Anmeldegebühr verzichten, da die Gelder an die gastgebende Organisation zurückfließen. Wählen Sie beim Registrieren von Teams aus ihrer Organisation im Check-out-Prozess die Option , später bezahlen aus. Gehen Sie dann zur Liste Registrierte Teams und wählen Sie Als bezahlt markieren für die entsprechenden Teams aus. Dadurch wird die Bestellrechnung für dieses Team auf Null gesetzt. Diese Methode kann auch für Teams außerhalb Ihrer Organisation verwendet werden, wenn Sie zustimmen, auf die Veranstaltungsgebühr zu verzichten, wenn sie Felder oder Freiwillige zur Verfügung stellen.

Manuelles Hinzufügen von Teams

Die meisten Teams registrieren sich über die Veranstaltungsseite, in bestimmten Szenarien können EPs jedoch manuell Teams zu ihrer Veranstaltung hinzufügen.

Um ein Team manuell hinzuzufügen, gehen Sie zu Ihrer Liste Registrierte Teams und wählen Sie die grüne Schaltfläche + Team hinzufügen. Beim manuellen Hinzufügen eines Teams müssen Sie die Teamnummer einschließlich der Basisnummer und des Buchstabensuffix exakt eingeben. Ein Eventpartner darf nur dann während des Early Bird-Zeitraums ein Team zu einem Event hinzufügen, wenn er der für dieses bestimmte Team aufgeführte Haupttrainer ist.

Warteliste

Teams können sich selbst auf die Warteliste einer Veranstaltung setzen lassen, während die Anmeldefrist auf der Registerkarte „Warteliste“ der Veranstaltung geöffnet ist. Teams können sich aus mehreren Gründen auf die Warteliste für ein Event setzen lassen, darunter:

• Die Veranstaltungskapazität ist erreicht
• Sie sind nicht berechtigt, sich während der Frühbucher-Registrierungsphase zu registrieren.
• Sie sind an der Teilnahme an einem Invitational Only-Event oder einer Liga interessiert
• Die Veranstaltung erfordert eine Qualifikation

Unter allen Umständen werden Teams und nicht automatisch aus der Warteliste zum Event hinzugefügt. Stattdessen kann der EP bei Bedarf Teams von der Warteliste zur Veranstaltung einladen. Die Einladung von Teams von der Warteliste liegt im Ermessen des EP, sofern keine anderen Richtlinien verletzt werden. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Teams Sie aus der Warteliste einladen sollen, können Sie sich an Ihren RSM wenden. Um zu bestimmen, wer aus der Warteliste hinzugefügt wird, müssen die Teams sortiert und priorisiert werden nach 1) der Anzahl der Veranstaltungen, für die sie sich angemeldet haben (von klein nach groß) und dann 2) dem Datum, an dem das Team zur Warteliste hinzugefügt wurde. Dies geschieht in Zusammenarbeit mit dem RSM. Der EP kann über die Administratoransicht der Veranstaltung im Menü auf der rechten Seite auf die Warteliste zugreifen und sie verwalten.

Best Practice: Wenn ein EP ein Team von der Warteliste zur Veranstaltung hinzufügen möchte, sollte der EP zuerst den Haupttrainer des Teams kontaktieren und sicherstellen, dass es teilnehmen kann. Dadurch wird verhindert, dass der EP Einladungen zu Veranstaltungen versendet, die möglicherweise nicht angenommen werden. 

Hilfreicher Hinweis: Wenn für die Veranstaltung eine Frühbucherregistrierung möglich ist und sich die Teams während dieses Zeitraums selbst auf die Warteliste setzen lassen, werden sie nicht automatisch zur Veranstaltung hinzugefügt, sobald die Standardregistrierung beginnt. Wenn die Veranstaltungskapazität nicht erreicht wurde, müssen die Teams zur Veranstaltungsseite zurückkehren und den Veranstaltungsregistrierungsprozess abschließen.

Einverständniserklärungen/Freistellungsformulare für Teilnehmer

Alle Teamteilnehmer (Spieler, Trainer und Mentoren) müssen vor der Veranstaltung online ein Teilnehmerfreigabeformular (auch Einverständniserklärung genannt) ausfüllen. Wenn das Formular online ausgefüllt wird, wird es automatisch für jede offizielle Veranstaltung der REC Foundation verwendet, für die sich das Team während der aktuellen Saison anmeldet.

Weitere Informationen zu Teilnehmerfreigabeformularen finden Sie in diesem Artikel. Links zu den Teilnahmefreigabeformularen der REC Foundation sind hierverfügbar.

Ausgefüllte Teilnehmerfreigabeformulare für Teammitglieder, die an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, können in der Administratoransicht der Veranstaltung im Menü auf der rechten Seite überprüft werden. Auf dieser Ereignisseite „ Einverständniserklärungen steht eine herunterladbare CSV-Datei mit einer Liste ausgefüllter Einverständniserklärungen zur Verfügung.

Aktualisieren von Ereignisinformationen

Manchmal kann es notwendig sein, Änderungen an Ihrem Veranstaltungsbeitrag vorzunehmen, z. B. die Tagesordnung zu verfeinern oder Auszeichnungen hinzuzufügen. Dies ist ganz einfach durch die Bearbeitung Ihrer Veranstaltung möglich. Sobald Ihre Veranstaltung genehmigt ist, können Sie noch Aktualisierungen vornehmen und weitere Details hinzufügen. Achten Sie jedoch darauf, sämtliche Änderungen den registrierten Teams und Ihrem RSM mitzuteilen. Nachdem das Ereignis genehmigt und veröffentlicht wurde, kann nur Ihr RSM die folgenden Elemente ändern:

• Kapazitätssteigerung von über 20 %
• Registrierungsbeginn, -ende und -freigabetermine
• Qualifizierende Auszeichnungen

E-Mail an registrierte Teams

Wenn sich ein Team für Ihre Veranstaltung anmeldet, erhält es die automatische E-Mail, die Sie unter Kontaktinformationen → E-Mail-Textzur Veranstaltungsregistrierung“ erstellt haben. Wenn das Datum Ihrer Veranstaltung näher rückt, empfiehlt es sich, den Teams eine E-Mail mit spezifischen Details zur Veranstaltung zu senden, einschließlich eines Campusplans, Parkanweisungen, eines Veranstaltungsplans, Mittagessenoptionen und einer Liste der offenen Freiwilligenstellen, die Sie besetzen müssen.

Zu den häufig zu kommunizierenden Punkten gehören unter anderem:

• Anfragen an Teams mit der Bitte um Hilfe bei der Bereitstellung von Freiwilligen oder Ausrüstung für Ihre Veranstaltung.
• Fordern Sie Vorbestellungen für Essen und Teaminformationen an (z. B. die Anzahl der Personen, die jedes Team voraussichtlich mitbringen wird, was bei der Schätzung hilft, wie viele Imbissbuden benötigt werden).
• Informationen für Teams, wie etwa eine Tagesordnung und ein Ermäßigungsmenü.
• Wegbeschreibungen zu den Parkplätzen sowie etwaige Parkvorschriften und -regeln.
• Fordert unbezahlte Teams auf, ihre Zahlung zu koordinieren.
• Wetterbedingte Verspätungen oder Ausfälle.
• Eine freundliche Erinnerung an den Verhaltenskodex und die studentenzentrierte Richtlinie.
• Eine freundliche Erinnerung an Ihre „Türen geöffnet“-Zeit & alle standortspezifischen Richtlinien.

Um auf die Kontaktinformationen der Teams zuzugreifen, wählen Sie Registrierte Teams. Wählen Sie Alle Einträge anzeigenund klicken Sie dann auf den Link Registrierungsbericht als CSV herunterladen“. Die E-Mail-Adressen der Haupttrainer sind in der resultierenden Tabelle verfügbar. Verwenden Sie beim Senden von E-Mails an Teams die Blind Carbon Copy (BCC)-Funktion in Ihrer E-Mail-Anwendung. BCC ermöglicht Ihnen das Senden einer Nachricht an mehrere Personen, ohne die Kontaktliste anderen preiszugeben, und schützt die Privatsphäre der Empfänger. Wenn ein Kontakt auf Ihre E-Mail antwortet, sehen nur Sie diese E-Mail. Auf diese Weise können Sie verhindern, dass E-Mail-Ketten entstehen, in denen die Leute „allen antworten“, anstatt selektiv zu kommunizieren.

Die Kontaktinformationen der Teams dürfen nur für die notwendige Kommunikation mit den Teams im Zusammenhang mit Ihrer Veranstaltung verwendet werden. Diese Informationen dürfen nicht an Dritte weitergegeben oder für andere Zwecke verwendet werden.

Digitale Engineering-Notizbücher

Ein Veranstaltungspartner kann festlegen, dass die Teams digitale Kopien ihrer Notizbücher einreichen. Jedes Team sollte unter Verwendung des primären Trainerkontos des Teams einen gemeinsam nutzbaren Link in RobotEvents hochladen und übermitteln. Veranstaltungspartner können einen Link zu allen übermittelten Notizbüchern herunterladen, indem sie „Registrierte Teams“ auswählen und den Bericht „Bericht zu Links zu digitalen technischen Notizbüchern als CSV herunterladen“ oben auf dem Bildschirm verwenden.