Veranstaltungsbudget

Überblick

Ein gut geplantes Budget sollte die Grundlage Ihrer Veranstaltungsplanung sein. Bei Veranstaltungen innerhalb einer Region sind die Preise tendenziell ähnlich, die Anmeldegebühren für einzelne Veranstaltungen sollten jedoch die tatsächlichen Kosten für die jeweilige Veranstaltung widerspiegeln. Ein Budget dient der Aufrechterhaltung und Nachverfolgung der finanziellen Gesundheit der Veranstaltung und kann als Checkliste für Aufgaben dienen, die an andere delegiert werden müssen.

Das Ziel Ihres Budgets sollte darin bestehen, alle voraussichtlichen Kosten Ihrer Veranstaltung abzudecken, einschließlich eines gewissen Betrags für unerwartete Ausgaben. Mit dem zusätzlich erzielten Einkommen können Sie Ihr Robotikprogramm oder zukünftige Veranstaltungen unterstützen.

Ein Veranstaltungsbudget kann zur einfacheren Delegation und Nachverfolgung in mehrere Kategorien unterteilt werden. Viele EPs beginnen mit der Bildung eines Planungsteams. Dieses Team kann aus anderen Mitarbeitern der Organisation oder wichtigen Freiwilligen bestehen, die bereit sind, organisatorische Aufgaben zu übernehmen, um die verschiedenen Aspekte der Veranstaltung besser zu koordinieren.

Ein Beispiel für eine Kategorie, die delegiert werden sollte, ist die Organisation eines Imbissstandes für eine Veranstaltung. Imbissstände stellen häufig die größte Einnahmequelle für die Veranstaltung dar und sind mit zahlreichen materiellen und personellen Angelegenheiten verbunden, die für den Erfolg organisiert werden müssen. Aus diesem Grund wird empfohlen, dieses Projekt an eine Person mit Erfahrung zu delegieren, beispielsweise eine Elterngruppe oder einen Schulclub, der sich um alle Einzelheiten kümmern und das EP gleichzeitig auf dem Laufenden halten kann.

VEX V5 Robotics-Wettbewerbe sollen grundsätzlich lehrreich und für ein breites Publikum zugänglich sein, da für Zuschauer kein Eintrittsgeld erhoben wird. Viele Veranstaltungen basieren auf einem Sponsoring- oder Fundraising-Modell, bei dem die Gebühren nicht über direkte Eintrittsgebühren, sondern durch Kanäle wie Sponsoring oder Spenden aufgebracht werden.

Ausgaben für das Veranstaltungsbudget

Veranstaltungsortspezifische Elemente

• Gibt es Miet- oder Einrichtungsgebühren?
• Sind Hausmeister- oder Sicherheitsdienste erforderlich?
• Fallen Kosten für eine Veranstaltungsversicherung an?
• Sind an diesem Standort Bodenschutz oder Bodenbeläge erforderlich und fallen hierfür Kosten an?
• Sind vor Ort entsprechende Tische und Stühle vorhanden oder müssen diese gemietet werden?
• Alle Veranstaltungen müssen ADA-konform sein oder den örtlichen Inklusionsgesetzen entsprechen. Entstehen für die Veranstaltung zusätzliche Kosten, um diese Vorgabe zu erfüllen?

Spielbezogene Ausrüstung

• Verfügt die Organisation über Zugang zur erforderlichen Spielausrüstung wie Feldern und Elementen?
• Kosten für benötigte Elektronik? Hierzu zählen Computer, Tablets, Beamer, Router, Kabel, Monitore, Drucker, Steckdosenleisten, Verlängerungskabel etc.
• Stellen Sie sicher, dass Sie alle Trophäen besorgen, die Sie für die Auszeichnungen benötigen, die Sie verleihen möchten. Zusätzliche Trophäen und Platten von VEX sind optionale Kosten. Trophäen können auch vor Ort hergestellt oder gekauft werden.

Bürobedarf

• Papier und Toner für den Drucker.
• Klemmbretter, Tintenstifte, Textmarker und allgemeine Büromaterialien. Richter, Check-In-, Inspektions- und Schiedsrichter könnten alle Stifte verwenden. Richter und Check-in können Textmarker verwenden. Auch Schiedsrichter und Kampfrichter benötigen möglicherweise Klemmbretter.
• Gaffer- oder Wrestling-Tape, durchsichtiges Klebeband und Schilder-/Plakatmaterial.
• Haftnotizen, Papier und Notizbücher für den Beurteilungsprozess.

Bedarfsmaterial für Freiwillige

• Schiedsrichter-Trikots.
• Freiwilligen-T-Shirts (optional). Bei vielen Veranstaltungen werden den ehrenamtlichen Mitarbeitern T-Shirts zur Verfügung gestellt. Dies hilft dabei, Ihre Freiwilligen während der Veranstaltung zu identifizieren und wird als Erinnerung an den Tag geschätzt. Event-Sponsoren sind als Teil des Shirt-Designs erkennbar.
• Snacks, Getränke und Mittagessen für Freiwillige. Wenn Sie Ihren Freiwilligen etwas zu essen geben, ist die Wahrscheinlichkeit viel größer, dass sie sich erneut freiwillig melden.

Konzessionsbedarf

• Delegieren Sie an eine interessierte Freiwilligen- oder Elterngruppe.
• Durch den Betrieb eines Imbissstandes haben die Teilnehmer Zugang zu Speisen und Getränken und können die Kosten für die Verpflegung der Freiwilligen wieder hereinholen und Geld für die Unterstützung anderer Aspekte der Veranstaltung sammeln.

RobotEvents.com Bearbeitungsgebühr

• Für jedes Team außerhalb Ihrer Organisation, das sich für eine Veranstaltung anmeldet, wird eine Gebühr von 5 US-Dollar erhoben, um die Kosten für die Wartung des RobotEvents.com-Systems auszugleichen.
• Kostenlose Trainingsspiele und Workshops können von der RobotEvents.com-Gebühr von 5 $ befreit werden.

Einnahmen aus dem Veranstaltungsbudget

Veranstaltungsregistrierungsgebühr

• Sprechen Sie mit Ihrem Regional Support Manager (RSM), um die üblichen Veranstaltungsgebühren in Ihrer Region zu besprechen.
• Die Anmeldegebühren für die Veranstaltung sollten die Veranstaltungskosten decken und können Ihr Robotikprogramm zusätzlich unterstützen.

Ermäßigungen

• Der Verkauf von Konzessionen kann eine gute Einnahmequelle darstellen und für die Teams während der Veranstaltung eine praktische Ressource sein.
• Delegieren Sie an eine Studenten- oder Elterngruppe.
• Wenn die Auswahl an Speisen bei der Veranstaltung begrenzt ist, ist die Vorbestellung von Mittagessen eine großartige Option. Einige Unternehmen gewähren Ihnen einen Rabatt, wenn Sie größere Mengen bestellen, benötigen dafür aber möglicherweise eine Vorankündigung und eine ungefähre Vorstellung davon, wie viele Pizzen oder Sandwiches Sie zubereiten müssen. Diese Bestellung kann sogar schon vor der Veranstaltung per E-Mail an die Teamberater erfolgen.

Sponsoren

• Viele EPs wenden sich an lokale Unternehmen wie Autohäuser, Kreditgenossenschaften, Schilderdruckereien und T-Shirt-Verkäufer, um Unterstützung für ihre Veranstaltungen zu erhalten. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten für ein für beide Seiten vorteilhaftes Engagement der Gemeinschaft.
• Bei manchen Veranstaltungen werden die Sponsoren durch Banner und Schilder gewürdigt, die Spielfelder werden nach ihren Hauptsponsoren benannt, die Logos werden auf die T-Shirts der Freiwilligen gedruckt und Vertreter der Sponsorenunternehmen werden eingeladen, eine Auszeichnung zu verleihen, als Freiwillige zu arbeiten oder bei der Eröffnungs- oder Abschlusszeremonie ein paar Bemerkungen zu machen. Wenn Sie erkennen, wo in Ihrer Community Unterstützung vorhanden ist, können Sie diese Unterstützung auch in Zukunft aufrechterhalten und ausbauen.

Hilfreiche Hinweise

• Ihr RSM kann Ihnen eine Beispiel-Budgettabelle zur Verfügung stellen, die Sie bei der Schätzung der Veranstaltungskosten und -einnahmen unterstützt.
• Wenn Sie mehr Trophäen vergeben als in Ihrem EP-Trophäenpaket enthalten sind, können Sie mit dem Turniermanager (zu finden unter „Berichte“) benutzerdefinierte Trophäen erstellen oder Zertifikate ausdrucken.
• Bilden Sie ein von Eltern geleitetes Fundraising-Team, um zusätzliche Finanzierungsquellen zu erkunden.