Auswahl und Planung des Veranstaltungsortes

Überblick

Es gibt viele Möglichkeiten, eine Veranstaltung umzusetzen, und Ihr Regional Support Manager (RSM) kann Sie am besten dabei unterstützen, die Veranstaltung an Ihren verfügbaren Veranstaltungsort und Ihre verfügbaren Ressourcen anzupassen. Die in diesem Handbuch beschriebenen Ereignistypen und -layouts dienen als Modelle für bewährte Vorgehensweisen, allerdings sehen keine zwei Ereignisse genau gleich aus. Die REC Foundation legt Wert auf eine konsistente Erfahrung, die mit dem Spielhandbuch und dem Bewertungsprozess übereinstimmt, aber Sie werden feststellen, dass die Implementierung von Roboterereignissen an Ihre verfügbaren Ressourcen und den Veranstaltungsraum angepasst werden kann, um Nachhaltigkeit und eine positive Erfahrung für EPs, Freiwillige und Studenten zu fördern.

Hilfreicher Hinweis: Vermeiden Sie bei der Terminwahl für Ihre Veranstaltung Feiertage, Prüfungstage und andere wichtige Ereignisse, die sich auf die Verfügbarkeit des Veranstaltungsortes und des Teams auswirken könnten.

Veranstaltungsort-Typen

Mit geringem Platz- und Ressourcenaufwand können erfolgreiche Events durchgeführt werden. Bei der Ausrichtung einer Veranstaltung müssen zahlreiche Veranstaltungsorte in Betracht gezogen werden und Ihr RSM kann Ihnen dabei helfen, die Veranstaltung Ihren verfügbaren Ressourcen anzupassen. In Schulen, Gemeindezentren, Turnhallen, Konferenzzentren und anderen Räumlichkeiten wurden erfolgreich Wettbewerbe durchgeführt.

Hilfreiche Hinweise

• Planen Sie, wie die Schüler ihre Roboter von ihrem Boxenbereich zu einem Wartebereich, von der Warteschlange zu einem Spielfeld und dann wieder zurück zu ihrem Boxenbereich bringen. Bei vielen Veranstaltungen wird es Wartestationen und Einbahnstraßenverkehr geben, um Staus zu vermeiden. Identifizieren Sie etwaige Engpässe in Ihrem Layout und planen Sie entsprechend.
• Für die Einrichtung sollten Sie vorab Zugriff auf Ihren Veranstaltungsort haben. Für Turniere empfiehlt es sich, am Vorabend alles aufzubauen und die gesamte für die Durchführung der Veranstaltung erforderliche Elektronik (z. B. Spielfelder, Anzeigen, Soundsystem und mobile Wertungsprüfung) zu testen. Im Idealfall müssen Sie am Morgen der Veranstaltung lediglich die Systeme einschalten.
• Erstellen Sie eine maßstabsgetreue Karte des Veranstaltungsortes. Dies ist nicht nur für die Veranstaltungsplanung nützlich, auch Teams und Richter profitieren von einem beschrifteten Pit-Plan mit vermerkten Orientierungspunkten des Veranstaltungsortes, insbesondere wenn sich Ihre Veranstaltung über mehrere Räume erstreckt.

Austragungsorte für Turniere

Turniere werden üblicherweise in Schulturnhallen abgehalten, da dort große Freiflächen für Wettkampffelder, Zuschauerbereiche, Sitzplätze und sonstige Veranstaltungsausstattung vorhanden sind. Größere Gemeinschaftsbereiche wie ein Gemeindezentrum oder eine Schulcafeteria können ebenso gute Veranstaltungsortoptionen sein. Bei größeren Veranstaltungen kann die Nutzung einer Cafeteria als Boxenstoppbereich sinnvoll sein, da dort normalerweise bereits Tische aufgestellt sind. Für die Wettkampffelder und das Publikum können auch andere Räumlichkeiten, wie beispielsweise eine Turnhalle, genutzt werden. Von der Auswahl des Veranstaltungsortes hängt ab, wie viele Teams an der Veranstaltung teilnehmen können und welche Ressourcen (Ausrüstung und Freiwillige) Sie somit rekrutieren müssen.

Austragungsorte für Ligen

Ligasitzungen sollen einfacher einzurichten sein, da normalerweise weniger Teams an jeder Ranglistensitzung teilnehmen und die Teams im Allgemeinen eine geringere Anzahl an Spielen pro Sitzung bestreiten. Ligasitzungen können in einem Klassenzimmer mit nur 1–2 Feldern und einer Zuschauertribüne durchgeführt werden. Die Mannschaftsboxenbereiche können aus Schreibtischen bestehen und der Zuschauerbereich kann aus Sitzplätzen in der Nähe des Spielfelds bestehen. Größere Ligen, die in jeder Ligasitzung Roboterfertigkeitswettkämpfe beinhalten, müssen möglicherweise in einem Gemeinschaftsbereich oder einer Turnhalle abgehalten werden.

Beispiel-Ereignislayout für VIQRC

Dieses Beispiel für das VIQRC-Event-Layout stellt ein kleineres Event dar und kann entsprechend Ihren Event-Anforderungen und -Ressourcen skaliert werden. Zu den weiteren Veranstaltungsaktivitäten, die möglicherweise zusätzlichen Platz erfordern, gehören ein Imbissstand, Ladestationen und ein privater Bereich, in dem sich die Juroren treffen können.

Beispiel-Ereignislayout für V5RC, VURC oder VAIRC

Das Beispiel-Layout für V5RC/VURC/VAIRC-Events stellt ein kleineres Event dar und kann entsprechend Ihren Event-Anforderungen und -Ressourcen skaliert werden. Zu den weiteren Veranstaltungsaktivitäten, die möglicherweise zusätzlichen Platz erfordern, gehören ein Imbissstand, Ladestationen und ein privater Bereich, in dem sich die Juroren treffen können.

Veranstaltungsausstattung

Die zur Durchführung einer Veranstaltung erforderliche Ausrüstung und Ressourcen variieren je nach Veranstaltungsgröße und Anzahl der Teams. Wenden Sie sich an Ihren RSM, wenn Sie Hilfe bei der Erstellung einer detaillierten Liste der für Ihre Veranstaltung benötigten Ausrüstung benötigen.

Felder

Hilfreiche Hinweise

• Ligasitzungen können mit nur 1–2 VIQRC-Feldern oder 1 V5RC-Feld abgehalten werden.
• Leihen Sie sich Felder von nahegelegenen Organisationen und Teams, die an der Veranstaltung teilnehmen.
• Felder können jedes Jahr wiederverwendet werden. Lediglich die Spielsets müssen jede Saison ausgetauscht werden.
• Erkundigen Sie sich bei Ihrem RSM, ob in Ihrer Gegend ein Geräteanhänger zur Miete verfügbar ist.

Team-Boxenbereich

Die Teamboxen sind ein ausgewiesener Bereich für Trainer und Teams. Der Boxenbereich jedes Teams verfügt über einen Tisch, optional Stühle und entweder Zugang zu einer Steckdose oder einem Ladebereich. In diesem Boxenbereich arbeiten die Teams an ihren Robotern, warten auf Spiele und werden von den Schiedsrichtern interviewt. Die Pit-Tische müssen mithilfe von im Tournament Manager ausgedruckten Schildern (zu finden unter „Berichte“) deutlich mit der dem Team zugewiesenen Teamnummer gekennzeichnet sein.

Hilfreiche Hinweise

• Wenn Sie nur wenige Steckdosen haben, ist es hilfreich, einen ausgewiesenen Ladebereich für die Teams einzurichten. Zudem sollte eine Boxenanzeige vorhanden sein, damit die Mannschaften schnell und einfach erkennen können, welche Qualifikationsspiele gerade ausgetragen werden oder anstehen.
• Wenn sich die Teams Boxentische teilen müssen, sollten diese genügend Platz bieten, damit die Teams an ihren Robotern arbeiten können, und es sollten einige Sitzplätze für die Teammitglieder vorhanden sein. 

Sicherheit

Stromkabel

Elektrische Kabel, die die Veranstaltungsausrüstung verbinden, sollten während des Veranstaltungsaufbaus am Boden befestigt werden, um Stolperfallen im gesamten Veranstaltungsort zu vermeiden. Kabel können mit Kabelabdeckungen oder rückstandsfreiem Klebeband wie Gaffers Tape oder Wrestling Mat Tape gesichert werden.

Gehwege

Für eine sichere Bewegung zwischen Veranstaltungsbereichen sollten Gehwege konzipiert sein. Berücksichtigen Sie den Teilnehmerstrom der Veranstaltung im Laufe des Tages, einschließlich der Teams, die Roboter transportieren. Der Veranstaltungsort sollte ADA-konform sein (innerhalb der USA) oder den lokalen Inklusionsgesetzen entsprechen, um allen den Zugang zu ermöglichen (außerhalb der USA). An manchen Veranstaltungsorten ist möglicherweise die Genehmigung des Brandschutzbeauftragten erforderlich, um sicherzustellen, dass die Gehwege für die Größe und Kapazität des Veranstaltungsortes geeignet sind.