Werden Sie Event-Partner

Einführung

Eventpartner (EPs) sind der Kern der Wettbewerbsprogramme der REC Foundation und wir sind sehr dankbar für Ihr Interesse, ein integraler Teil unserer Community zu werden. Die Leidenschaft und das Engagement der EPs fördern und unterstützen Veranstaltungen und in vielen Fällen auch das Wachstum und den Erhalt der Teams selbst.

Die REC Foundation ist eine gemeinnützige Organisation, die mit VEX und EPs zusammenarbeitet, um Robotikveranstaltungen und -initiativen zu unterstützen, die darauf abzielen, Schüler zu inspirieren und zu motivieren, in der MINT-Ausbildung hervorragende Leistungen zu erbringen. Jedes Unternehmen in dieser Partnerschaft leistet einen wichtigen Beitrag zur Bereitstellung unterhaltsamer und positiver Lernerfahrungen durch Robotikveranstaltungen.

Rolle des Veranstaltungspartners

Das EP fungiert als Koordinator eines Planungsteams, das VEX IQ Robotics Competition (VIQRC), VEX Robotics Competition (VRC), VEX U oder VAIRC-Turniere, Ligen, Scrimmages und/oder Workshops organisiert. Das EP ist der Leiter, der als Verbindungsmann zwischen der REC Foundation und dem Planungsteam fungiert, das eine Veranstaltung durchführt. Die Hauptaufgaben sind die Auswahl von Terminen und Standorten, die Entwicklung des Budgets, die Rekrutierung und Verwaltung von Freiwilligen, die Schulung von Freiwilligen, die Teamkommunikation, die Durchführung von Veranstaltungen, das Hochladen von Veranstaltungsergebnissen und die Nachbereitung. Der EP muss ein Erwachsener (18+) sein, der derzeit keinem VEX Robotics-Team im VRC-Programm angehört. Als Führungskraft wird vom EP erwartet, dass es den Verhaltenskodex der REC Foundation bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen vorlebt. EPs können ein Vorbild sein, dem alle Studierenden und Mentoren folgen können.

Unterstützungsrolle der REC Foundation

Event Engagement Managers (EEMs), Team Engagement Managers (TEMs) und Regional Support Managers (RSMs) sind Mitarbeiter der REC Foundation, die VEX Robotics Events und VEX-Teams in einer bestimmten Region unterstützen. EEMs und RSMs arbeiten mit EPs in ihrer Region zusammen, um den Veranstaltungsplan für die Saison zu planen und neue EPs auszubilden. EEMs, TEMs und RSMs für jede Region finden Sie unter RobotEvents.com/support. In einigen Regionen gibt es auch Event Support Specialists (ESS), bei denen es sich um Mitarbeiter der REC Foundation handelt, die unter der Anleitung eines EEM oder RSM Unterstützung am Veranstaltungstag leisten.

Als EP können Sie von der REC Foundation und Ihrem EEM/RSM die folgende Unterstützung bei der Planung und Ausrichtung von Robotik-Events erwarten:

Bereitstellung von Schulungs- und Veranstaltungsplanungsressourcen.
Stellen Sie die für die Durchführung von Veranstaltungen erforderliche Dokumentation bereit. Dazu gehören unter anderem Spielhandbücher, Schiedsrichterleitfaden, Schiedsrichterleitfaden, EP-Leitfaden und Qualifikationskriterien. Diese und weitere Dokumente können in der Wissensdatenbank der REC Foundation durchsucht werden.
Kommunizieren Sie den Prozess, um ein EP zu werden und Ihr RobotEvents.com Konto mit der EP-Rolle zu aktivieren.
Überprüfen und genehmigen Sie die auf RobotEvents.comveröffentlichten Veranstaltungen.
Kommunizieren Sie die Qualifikationskriterien für Veranstaltungen und wie dieser Prozess auf Ihre Veranstaltung anwendbar ist.
Sorgen Sie für regelmäßige Check-ins vor der Veranstaltung, um die Bereitschaft sicherzustellen, und für Nachuntersuchungen nach der Veranstaltung, um die hochgeladenen Ergebnisse zu überprüfen und Feedback einzuholen.
Bieten Sie in bestimmten Fällen persönliche Unterstützung am Veranstaltungstag an (EEM/RSM oder ESS). Wenn kein persönlicher Support verfügbar ist, ist Ihr EEM/RSM telefonisch erreichbar.
Unterstützung beim Veranstaltungsmanagement auf RobotEvents.com vor und nach dem Veranstaltungstag.

Wenn Sie daran interessiert sind, EP zu werden, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

Kontaktieren Sie Ihren Event Engagement Manager (EEM) oder Regional Support Manager (RSM). Ihr EEM/RSM erläutert Ihnen die Anforderungen, zeigt die für Sie verfügbaren Ressourcen auf und verbindet Sie mit der Community anderer EPs.
Fordern Sie EP-Kontoberechtigungen auf RobotEvents.com an. Erstellen Sie ein Konto auf RobotEvents.com (falls Sie noch keins haben) und geben Sie Ihrem EEM/RSM Ihre Benutzer-ID an. Dadurch kann Ihr EEM/RSM Ihren Kontostatus auf „Event-Partner“ aktualisieren, sodass Sie Events erstellen und verwalten sowie zukünftige EP-Mitteilungen und Angebote erhalten können.
Schließen Sie die EP-Zertifizierung der REC Foundation ab. Der Event Partner Certification Course ist ein Online-Trainingstool zur Vorbereitung von EPs auf die Ausrichtung von VIQRC-, VRC-, VAIRC- und VEX U-Events. Die Zertifizierung ist als kostenlose Ressource für neue und erfahrene EPs zugänglich.
Veröffentlichen Sie Ihre Veranstaltung auf RobotEvents.com. Arbeiten Sie mit Ihrem EEM/RSM zusammen, um Ihre Veranstaltung auf RobotEvents.comzu veröffentlichen. Weitere Informationen zum Veröffentlichen einer Veranstaltung finden Sie im Artikel Veröffentlichen einer Veranstaltung auf RobotEvents.com.
Führen Sie eine Hintergrundüberprüfung in RobotEvents.com durch. Die oberste Priorität der REC Foundation ist die Sicherheit ihrer Freiwilligen, Mitarbeiter, Studenten und der gesamten Gemeinschaft. Im besten Interesse unserer Studenten und zur Sicherheit aller Teilnehmer an Veranstaltungen der REC Foundation müssen sich alle EPs in den Vereinigten Staaten einer kriminalpolizeilichen Überprüfung unterziehen, die dem Fair Credit Reporting Act (FCRA) entspricht. Hintergrundüberprüfungen werden im Rahmen der Veröffentlichung Ihrer Veranstaltung auf RobotEvents.com durchgeführt und sind drei Jahre lang gültig. Klicken Sie hier für vollständige Anweisungen für diese Hintergrundüberprüfung. Weitere Informationen zum Prozess der Hintergrundüberprüfung finden Sie im Artikel EP Background Check FAQ.
Sammeln Sie EP-Erfahrung. Es wird dringend empfohlen, dass EPs an einer Veranstaltung teilnehmen und sich ehrenamtlich engagieren, um mehr über den Planungs- und Durchführungsprozess der Veranstaltung zu erfahren, bevor sie ihre eigene Veranstaltung leiten. Ihr EEM/RSM kann Ihnen Veranstaltungen in Ihrer Nähe vorschlagen und Sie mit einem erfahrenen EP verbinden.

Erste zu berücksichtigende Faktoren

Ihre EP-Reise beginnt mit der Entscheidung, eine Veranstaltung auszurichten. Bei dieser Entscheidung müssen viele Faktoren berücksichtigt werden, darunter die folgenden:

Besteht Bedarf für eine Veranstaltung? Dies sollte mit einer Diskussion mit dem EEM/RSM für die Veranstaltungsregion beginnen. Sie können empfehlen, welche Arten von Veranstaltungen erforderlich sind und wann es am besten ist, die Veranstaltung auszurichten, um den Teams die besten Möglichkeiten zu bieten.
Verfügen Sie über Ressourcen von weiteren Personen, die mit Ihrem Programm verbunden sind? Du kannst das nicht alleine schaffen! Die Ausrichtung einer Veranstaltung erfordert ehrenamtliche Unterstützung während des Veranstaltungsplanungsprozesses und am Tag der Veranstaltung. Erwägen Sie die Ermittlung von Freiwilligen- und Finanzierungsressourcen Ihrer Organisation, Gemeinde und der Teameltern.
Haben Sie Zugriff auf die Ausrüstung, um eine Veranstaltung zu unterstützen? Eine grundlegende Liste der Ausrüstung finden Sie im Artikel Auswahl und Planung des Veranstaltungsortes , und Ihr EEM/RSM wird mit Ihnen den Ausrüstungsbedarf besprechen. Eine der ersten Aufgaben im Planungsprozess besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Organisation Zugriff auf die benötigte Ausrüstung hat, da dies Ihre Veranstaltungskapazität, Ihren Veranstaltungsort und Ihr Budget bestimmen kann.
Haben Sie einen freien Veranstaltungsort? Veranstaltungen können an verschiedenen Veranstaltungsorten stattfinden, am häufigsten werden sie jedoch in einer Schulturnhalle oder einem Gemeinschaftsbereich genutzt. Da viele Veranstaltungsorte von mehreren Organisationen genutzt werden, empfiehlt es sich, den Veranstaltungsort zu reservieren, bevor Sie Ihre Veranstaltung auf RobotEvents.comveröffentlichen. Es wird dringend empfohlen, den Veranstaltungsort auch am Tag oder in der Nacht vor der Veranstaltung für den Aufbau zu reservieren. Stellen Sie sicher, dass der Veranstaltungsort am Tag vor der Veranstaltung mindestens 4–6 Stunden lang für den Aufbau und die Überprüfung der Ausrüstung verfügbar ist.
Haben Sie die Zeit, sich an diesem Projekt zu beteiligen? Veranstaltungen sind eine großartige Möglichkeit, das Robotikprogramm Ihrer Organisation zu unterstützen und den Studierenden eine unterhaltsame Gelegenheit zu bieten, erfordern jedoch mehrere Monate Planung. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation über die Ressourcen und die Zeit verfügt, um die Veranstaltung angemessen zu planen. Dadurch wird das Erlebnis für Ihr Veranstaltungspersonal einfacher und den Teams ein hochwertiges Erlebnis geboten.

Engagement für Event-Exzellenz

Die Absicht des REC Foundation Commitment to Event Excellence (CEE) besteht darin, die Partnerschaft und Erwartungen zwischen der REC Foundation und den EPs zu kommunizieren, mit dem ultimativen Ziel, den Teams in unseren Programmen qualitativ hochwertige und einheitliche Wettbewerbserlebnisse zu bieten. Diese Vereinbarung besteht zwischen der REC Foundation, dem EEM/RSM, der die Veranstaltungsregion unterstützt, und dem EP, der die Veranstaltung auf RobotEvents.comveröffentlicht.

Während des Prozesses zur Veröffentlichung der Veranstaltung gibt es einen erforderlichen Abschnitt, in dem Sie die CEE prüfen und ihr zustimmen müssen, bevor die Veranstaltung genehmigt werden kann. Wenn Sie Fragen oder Bedenken zu den im CEEenthaltenen Erwartungen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren EEM/RSM.

Den vollständigen Inhalt und die Erwartungen des Commitment to Event Excellence finden Sie in Artikel im Abschnitt „EP-Referenzmaterial“ der REC-Bibliothek.