Leitfaden zur Beurteilung: Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung

Überblick

Der Prozess der Vorbereitung auf die Beurteilung muss bereits in der Anfangsphase der Veranstaltungsplanung berücksichtigt werden. Die Größe der Veranstaltung, die Anzahl der verliehenen Auszeichnungen, der Veranstaltungsablauf und die Rekrutierung von Freiwilligen wirken sich alle auf den Beurteilungsprozess aus. Für einen reibungslosen und effektiven Ablauf des Bewertungsprozesses ist die Koordination zwischen dem Veranstaltungspartner, dem Juryberater und den freiwilligen Jurymitgliedern von entscheidender Bedeutung.

Bei Turnieren sollte die Wertung am letzten Wettkampftag abgeschlossen sein. Bei Ligen muss die Wertung zeitnah zum Datum der Ligafinals erfolgen. Wenn eine Fernbeurteilung vorgenommen wird, sollte dieser Vorgang möglichst nah am Endtermin der Veranstaltung stattfinden. Dadurch soll sichergestellt werden, dass die Teams und Roboter, die die Juroren in den ersten Interviews bewerten, so nah wie möglich an denen sind, die zum Wettbewerb mitgebracht und von den Juroren persönlich beobachtet werden.

Vor der Veranstaltung – Aufgaben nach Rolle

Eventpartner

• Rekrutieren Sie rechtzeitig einen qualifizierten Richterberater und Richter für die Veranstaltung, um sicherzustellen, dass genügend Richter für die Anforderungen der Veranstaltung vorhanden sind.
• Arbeiten Sie mit der REC Foundation RSM zusammen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Auszeichnungen auf Robotevents.com aufgeführt und die entsprechenden Trophäen/Zertifikate beschafft werden.
• Stellen Sie sicher, dass für die Beratungen des Jurypersonals ein sicherer und ruhiger Raum mit ausreichend Platz zur Verfügung steht (das Juryzimmer). Nur das Wertungsgericht und speziell für die Veranstaltung autorisierte ehrenamtliche Helfer sollten Zugang zu diesem Raum haben.
• Kennen und verstehen Sie die Rollen der Richter und des Richterberaters.
• Stellen Sie sicher, dass das Bewertungspersonal über geeignete Bewertungsmaterialien verfügt, darunter Klemmbretter, Stifte, Textmarker, Haftnotizen, Kopien der aktuellen Bewertungsdokumente wie Rubriken und Notizblätter und andere notwendige Gegenstände. Diese Dokumente dürfen nicht geändert oder durch inoffizielle Versionen ersetzt werden.

Richterberater

• Bestehen Sie vor der Veranstaltung den Judge Advisor/Judge Training & Zertifizierungskurs für die aktuelle Saison.
• Hat keine oder nur minimale Interessenkonflikte mit den an der Veranstaltung teilnehmenden Teams.
• Besprechen Sie mit dem Veranstaltungspartner die bei der Veranstaltung zu vergebenden Auszeichnungen.
• Arbeiten Sie mit dem Eventpartner zusammen, um sicherzustellen, dass ausreichend Juroren rekrutiert werden, und bestätigen Sie deren Anwesenheit und Fähigkeiten.
• Verwalten Sie alle potenziellen Interessenkonflikte, die einzelne Richter mit Teams bei der Veranstaltung haben könnten.
• Schulen Sie die Juroren entweder vor oder während der Veranstaltung, um sicherzustellen, dass die Freiwilligen den Bewertungsprozess verstehen und wissen, wie sie die ihnen zugewiesenen Aufgaben ausführen.
• Bereiten Sie einen Bewertungsplan basierend auf der Anzahl der registrierten Teams und der Tagesordnung der Veranstaltung vor.
• Formulieren Sie einen klaren Prozess für die Erfassung und Beurteilung von Engineering-Notebooks.
• Bestätigen Sie mit dem Veranstaltungspartner, dass das Wertungspersonal über alle geeigneten und aktuellen Wertungsmaterialien und -dokumente verfügt, einschließlich Mannschaftslisten und Spielberichte des Turnierleiters der Veranstaltung. Diese Dokumente dürfen nicht geändert oder durch inoffizielle Versionen ersetzt werden.

Richter

• Sehen Sie sich das Spielvideo und die Spielbeschreibung an, um die Grundlagen des Spiels zu verstehen, das die Teams spielen werden.
• Kommunizieren Sie etwaige potenzielle Interessenkonflikte mit Teams bei der Veranstaltung mit dem Judge Advisor.
• Machen Sie sich mit den aktuellen Bewertungsmaterialien vertraut, einschließlich der offiziellen Bewertungsdokumentation, Rubriken und Preisbeschreibungen. Diese Dokumente dürfen nicht geändert oder durch inoffizielle Versionen ersetzt werden.
• Absolvieren Sie den Zertifizierungskurs für Richterberater/Richterausbildung & (dringend empfohlen aber nicht erforderlich). Hinweis: Ausnahmen von dieser Anforderung sollten selten sein und bedürfen der Genehmigung des REC Foundation RSM.

Veranstaltungstag – Aufgaben nach Rolle

Eventpartner

• Stellen Sie sicher, dass das Jurypersonal über alle benötigten Materialien verfügt und Zugang zum sicheren Juryraum hat.
• Teilen Sie dem Richterberater sämtliche Zeitplanänderungen mit.
• Veranstaltungspartner dürfen keinem Team Jury-Auszeichnungen empfehlen oder zuteilen und sind auch nicht an den Beratungen über die Auszeichnung beteiligt. EPs können Auszeichnungen für Einzelpersonen empfehlen oder vergeben, wie etwa die Auszeichnung „Freiwilliger des Jahres“.
• Der Veranstaltungspartner sollte die Eingabe der Auszeichnungen in den Turniermanager überwachen, um eine letzte Kontrolle durchzuführen und sicherzustellen, dass kein Team mehr als eine Jury-Auszeichnung erhält. Wenn einem Team mehrere Jury-Auszeichnungen zugeteilt wurden, sollte sich der Veranstaltungspartner mit dem Jury-Berater in Verbindung setzen, um die Situation zu bereinigen.

Richterberater

• Besprechen Sie den Bewertungsprozess vor Beginn der Veranstaltung mit den Juroren und beantworten Sie alle Fragen, die sie möglicherweise haben.
• Erhalten Sie eingereichte Engineering-Notebooks.
• Stellen Sie sicher, dass sich die Richter auf dem für freiwillige Richtereintragen.
• Schulen Sie die Juroren entweder vor oder während der Veranstaltung, um sicherzustellen, dass die Freiwilligen den Bewertungsprozess verstehen und wissen, wie sie die ihnen zugewiesenen Aufgaben ausführen.
• Gruppieren Sie Juroren und weisen Sie jeder Gruppe eine Untergruppe von Teams für die Interviews zu, wobei Sie potenzielle Interessenkonflikte bewältigen. Dies kann vor der Veranstaltung erfolgen. Richter sollten nicht in die Lage versetzt werden, Teams zu interviewen oder für sie zu beraten, mit denen sie einen Interessenkonflikt haben.
• Weisen Sie Richter mit bereits bestehenden Beziehungen zueinander – oder mit ähnlichem Hintergrund – unterschiedlichen Richtergruppen zu, sodass die Teams mit Richtern interagieren, die über unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe verfügen.
• Verwalten Sie die Zeit und stellen Sie sicher, dass die Jurygruppen mit dem nötigen Zeitdruck Schritt halten und alle Teams innerhalb der vorgegebenen Zeit interviewen können.
  Leiten Sie die Beratungen für die Preisverleihung durch die Jury.
• Stellen Sie sicher, dass kein Team mehr als eine Auszeichnung erhält.
• Sammeln Sie vor den abschließenden Beratungen Feldnotizen vom Veranstaltungspersonal für den Richterberater.
• Notieren Sie die Ergebnisse aller bewerteten Auszeichnungen und übermitteln Sie die Liste der Preisträger dem Veranstaltungspartner und/oder dem Turniermanager.
• Lassen Sie den Turnierleiter die Siegerskripte ausdrucken, die bei der Siegerehrung verwendet werden sollen.
• Bewahren Sie die Vertraulichkeit aller Beratungen und Diskussionen im Rahmen der Beurteilung. Die Teams sollten keinerlei Feedback von den Richtern oder Richterberatern erhalten, noch sollten die Veranstaltungspartner spezifische, von den Richtern besprochene Informationen erhalten, außer um Verstöße gegen den Verhaltenskodex zu melden.
• Sammeln Sie sämtliche Beurteilungsmaterialien, um die Vertraulichkeit zu gewährleisten. Nach der Veranstaltung sollten diese Materialien vernichtet werden. Stellen Sie sicher, dass der Prozess zur Rückgabe aller Engineering Notebooks an die Teams, sofern zutreffend, abgeschlossen ist.
  Der Judge Advisor sollte nicht als Teil einer Jury an Interviews teilnehmen, es sei denn, dies ist aufgrund eines unvorhergesehenen Personalmangels dringend erforderlich.

Richter

• Führen Sie je nach Bedarf der Veranstaltung eine oder mehrere Aufgaben durch, darunter:
  • Bewerten Sie Engineering Notebooks mit der Engineering Notebook Rubrik
  • Interviewen Sie Teams und bewerten Sie diese anhand der Team Interview Rubric
  • Teams im Wettkampf beobachten
  • Überreichen Sie den Teams während der Preisverleihung Auszeichnungen
• Kommunizieren Sie etwaige Interessenkonflikte mit den teilnehmenden Teams an den Schiedsrichterberater.
• Beraten Sie sich mit anderen Juroren unter der Leitung des Jurorenberaters, um die Preisträger gemäß den Richtlinien in der offiziellen Bewertungsdokumentation zu bestimmen.
• Geben Sie alle Bewertungsnotizen und Rubriken beim Bewertungsberater ab.
• Bewahren Sie die Vertraulichkeit aller Beratungen und Diskussionen im Rahmen der. Die Teams sollten von den Juroren außer positiver Ermutigung und Dank am Ende ihres Interviews kein Feedback erhalten.

Beispiel für einen Zeitplan für eine persönliche Veranstaltung

Die folgende Tabelle ist ein Beispiel dafür, wie der persönliche Beurteilungsprozess parallel zum restlichen Wettbewerbsplan während einer typischen Eintagesveranstaltung ablaufen kann. Die Abläufe bei Ereignissen können unterschiedlichen zeitlichen Einschränkungen unterliegen und daher möglicherweise nicht in derselben Reihenfolge erfolgen.

Wenn eine Beurteilung aus der Ferne durchgeführt wird, werden vor der Veranstaltung Bewertungen des Engineering Notebooks und/oder erste Teaminterviews durchgeführt. Weitere Einzelheiten finden Sie Abschnitt 8.

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