Gestionar un evento en RobotEvents.com

Descripción general

Después de que su evento haya sido aprobado, hay varias funciones en RobotEvents.com disponibles para usted que lo ayudarán a comunicarse con los equipos, ordenar productos de competencia, ver los pagos de inscripción del evento y administrar la lista de equipos registrados de su evento.

Panel de control de EP

El Panel de control de EP es la ubicación central para administrar sus eventos publicados, ver sus descuentos de EP y ver sus cheques de EP. Se accede al Panel de EP a través del enlace Admin en Robot Events.

Cómo encontrar tu evento

En la parte superior de su Panel de EP hay una lista de sus eventos publicados. Esta es una forma rápida y fácil de ver el nombre del evento, la fecha del evento, el estado de registro del equipo y el número de equipos en la lista de espera. En el área Acciones, puede seleccionar Editar para administrar su evento o seleccionar Ver para obtener una vista previa de la información de su evento.

Los eventos de la temporada actual se mostrarán en el Panel de control de EP hasta una semana después de la fecha de su evento. Después de ese tiempo, puedes acceder a eventos anteriores utilizando los filtros de búsqueda en el menú Eventos.

Descuentos EP

Su Gerente de Soporte Regional (RSM) discutirá qué descuentos están disponibles para su tipo de programa cada temporada y cuándo estarán disponibles. Los descuentos EP son asignados al Administrador del Evento Primario por el RSM una vez que el evento ha sido aprobado para la temporada actual. Los productos con descuento aparecerán en el Panel de control de EP y se pueden agregar directamente a su carrito. El proceso de descuento EP puede ser diferente para aquellos ubicados fuera de los EE. UU. Los descuentos se muestran en el último paso del proceso de pago. Si no ve los descuentos aplicados, comuníquese con su RSM antes de completar el paso final de pago.

Nota: Los descuentos EP están destinados a ser utilizados para el equipo necesario para ejecutar su evento y no deben compartirse con otras organizaciones.

Verificaciones EP

Cuando los equipos pagan sus cuotas de inscripción al evento en RobotEvents.com, la Fundación Rec consolida esos fondos mensualmente y distribuye un cheque al EP. El cheque incluirá los fondos recibidos en el mes anterior menos una tarifa de procesamiento de Robot Event de $ 5 por equipo.

Ejemplo:

• En enero se pagaron cinco cuotas de inscripción al evento del equipo, y la cuota de inscripción al evento fue de $ 55 por equipo. Al EP se le enviaría un cheque en febrero por un total de $ 250.
• Pagos de inscripción del equipo: (5) x $ 55 = $ 275
• Tarifa de procesamiento de eventos de robots: (5) x $ 5 = $ 25
• Monto neto: $ 275 – $ 25 = $ 250

Los cheques distribuidos se pueden ver en la parte inferior de su Panel de EP. Cada cheque distribuido incluirá el nombre del beneficiario, el monto total del cheque, el (los) código(s) del evento, el (los) nombre(s) del evento y los números del equipo incluidos en el cheque para cada evento.

Consejos útiles:

• Si tiene alguna pregunta sobre los pagos EP, puede ponerse en contacto con su RSM o con el departamento de contabilidad de la Fundación Rec en accounting@recf.org.
• Conciliar periódicamente los fondos que se le envían antes y después del evento con la información del estado de pago que el Equipo Registrado enumera.

Socio del evento Q&A

RobotEvents.com tiene un foro integrado de preguntas y respuestas&de EP al que se puede acceder a través del Panel de control de EP debajo del menú de búsqueda. Los EP pueden hacer preguntas en el foro y responder a los hilos en la publicación. Las preguntas también son monitoreadas y respondidas por un representante de la Fundación Rec de forma periódica y las respuestas aprobadas están marcadas con una marca de verificación verde. Se anima a los EP a publicar preguntas en este foro y conectarse con otros EP de la comunidad.

Productos

Los EP pueden comprar productos de la competencia VEX a través de RobotEvents.com en su Panel de control de EP. Estos productos incluyen campos, electrónica de campo, trofeos y placas de & fecha de adjudicación. Si los productos están asociados con un descuento EP para la temporada actual, esos productos deben comprarse a través del sitio web RobotEvent.com para recibir los descuentos (EE. UU. EPs).

Equipos registrados

Después de que su evento esté abierto para el registro del equipo, se puede ver la lista del equipo registrado para monitorear la capacidad del evento y el estado de pago del equipo. Hay dos formas de acceder a la lista de equipos registrados.

• En su Panel de EP, seleccione el número de equipos registrados, que se muestra como un número azul en relación con la capacidad del evento.
• En la vista de administrador de tu evento, selecciona Equipos registrados en el menú de la derecha.

Para acceder a la información sobre los equipos registrados, incluida la información de contacto, seleccione "Descargar informe del equipo registrado".

Estado de pago del equipo

El estado de pago de cada equipo registrado se puede encontrar en la columna Estado de pago de la lista Equipos registrados. Las categorías de estado de pago son las siguientes:

Equipos no pagados fuera de su organización

Si observas que los equipos tienen un estado Sin pagar (pendiente), te recomendamos que te pongas en contacto con ellos para determinar cuándo completarán el proceso de pago. La tarifa de registro del evento vence al registrarse y debe pagarse durante el proceso de salida inicial. Si tiene problemas con un equipo que completa el registro de un evento, comuníquese con su RSM. En algunos casos, su RSM puede sugerir políticas de fecha límite de pago para su región.

Los equipos que tengan un estado No pagado (pendiente) el día del evento solo podrán participar a discreción del EP y el EP puede requerir el pago en el sitio. Algunos EP eliminarán los equipos no remunerados en una fecha determinada y los reemplazarán con equipos de la lista de espera. Este proceso debe indicarse en la pestaña Información general de su evento e incluirse en el correo electrónico automatizado enviado a los equipos después del registro.
Recuerde que algunos equipos forman parte de escuelas u otras organizaciones que pueden tener un proceso retrasado para ejecutar los pagos. Pedimos que los EP utilicen su propio juicio y tengan en cuenta la totalidad de las circunstancias a la hora de decidir si permiten la competencia no remunerada. Comunicarse con los equipos temprano y con frecuencia es la clave para asegurarse de que no haya malentendidos.

Si un EP permite que un equipo no remunerado compita en un evento, ni el RSM ni el RECF son responsables de solicitar el pago en nombre del EP.

Equipos de su organización

Los EP pueden registrar sus propios equipos y renunciar a la tarifa de registro, ya que los fondos se devuelven a la organización anfitriona. Al registrar equipos de su organización, seleccione la opción Pagar más tarde en el proceso de pago. A continuación, vaya a la lista Equipos registrados y seleccione Marcar como pagado para los equipos correspondientes. Esto pondrá a cero la factura del pedido para ese equipo. Este método también se puede utilizar para equipos fuera de su organización cuando acepta renunciar a la tarifa de su evento si están proporcionando campos o voluntarios.

Agregar equipos manualmente

La mayoría de los equipos se registrarán a través de la página del evento, pero en ciertos escenarios los EP pueden agregar equipos manualmente a su evento.

Para agregar manualmente un equipo, vaya a su lista de Equipos registrados y seleccione el botón verde +Agregar equipo. Al agregar manualmente un equipo, deberá ingresar el número del equipo exactamente, incluido el número base y el sufijo de la letra. Un Socio de Evento solo puede agregar un equipo a un evento durante Early Bird si es el Entrenador Principal listado para ese equipo específico.

Lista de espera

Los equipos pueden agregarse a la lista de espera de un evento mientras el período de registro del evento está abierto en la pestaña Lista de espera del evento. Los equipos pueden decidir agregarse a la lista de espera de un evento por varias razones, que incluyen:

• Se ha alcanzado la capacidad del evento
• No son elegibles para registrarse durante el período de registro anticipado
• Están interesados en asistir a un evento o liga solo por invitación
• El evento requiere calificación

Los equipos no se agregan automáticamente al evento desde la lista de espera por ninguna circunstancia. En su lugar, el EP puede invitar a los equipos al evento desde la lista de espera cuando sea apropiado. Invitar a equipos de la lista de espera depende de la discreción del PE si no se infringen otras políticas. Si no está seguro de a qué equipos invitar de la lista de espera, puede ponerse en contacto con su RSM. Al determinar a quién agregar de la lista de espera, los equipos deben ordenarse y se les debe dar prioridad por 1) número de eventos en los que se han registrado (de menor a mayor) y 2) la fecha en que el equipo se agregó a la lista de espera. Esto se hace en colaboración con el RSM. El EP puede acceder a la lista de espera y administrarla desde la vista de administrador del evento en el menú del lado derecho.

Práctica recomendada: si un EP desea agregar un equipo al evento desde la Lista de espera, el EP debe comunicarse primero con el entrenador principal del equipo y asegurarse de que pueda asistir. Esto evita que el EP envíe invitaciones a eventos que pueden no ser aceptadas. 

Sugerencia útil: si el evento tiene registro anticipado y los equipos se agregan a la lista de espera durante este período, no se agregarán automáticamente al evento una vez que comience el registro estándar. Los equipos deberán regresar a la página del evento y completar el proceso de registro del evento si no se ha alcanzado la capacidad del evento.

Formularios de consentimiento/liberación del participante

Todos los participantes del equipo (jugadores, entrenadores y mentores) deben completar un Formulario de Liberación del Participante (también conocido como Formulario de Consentimiento) en línea antes del evento. Cuando se complete en línea, el formulario se aplicará automáticamente a todos los eventos oficiales de la Fundación Rec para los que el equipo se registre durante la temporada actual.

Más información sobre los formularios de liberación de participantes está disponible en este artículo. Los enlaces a los Formularios de Liberación de Participación de la Fundación Rec están disponibles aquí.

Los formularios de liberación de participantes completados para los miembros del equipo que asisten a su evento se pueden verificar desde la vista de administrador del evento en el menú del lado derecho. Un archivo CSV descargable con una lista de formularios de consentimiento completados está disponible en esta página de eventos de Formularios de consentimiento.

Actualización de la información del evento

A veces puede ser necesario realizar cambios en la publicación de su evento, como ajustar la agenda o agregar premios. Esto es fácil de hacer simplemente editando tu evento. Una vez que se apruebe su evento, aún puede realizar actualizaciones y agregar más detalles, pero tenga cuidado de comunicar todos y cada uno de los cambios a los equipos registrados y a su RSM. Después de que se apruebe y publique el evento, solo su RSM puede cambiar los siguientes elementos:

• Aumento de capacidad superior al 20%
• Fechas de apertura, cierre y liberación del registro
• Premios calificados

Enviar correo electrónico a los equipos registrados

Cuando un equipo se registre para tu evento, recibirá el correo electrónico automatizado que creaste en Información de contacto Cuerpo del correo electrónico de registro del → evento. A medida que se acerca la fecha de su evento, es una buena práctica enviar un correo electrónico a los equipos con detalles específicos sobre el evento, incluyendo un mapa del campus, instrucciones de estacionamiento, horario del evento, opciones de almuerzo y una lista de vacantes de voluntarios que debe llenar.

Algunos elementos comunes para comunicar incluyen:

• Solicitudes a los equipos de ayuda para proporcionar voluntarios o equipos para su evento.
• Solicitud de pedidos anticipados de alimentos e información del equipo (como el número de personas que cada equipo espera traer, lo que ayuda a estimar cuántos suministros de concesión se necesitan).
• Información para equipos, como agenda y menú de concesiones.
• Indicaciones para llegar a las áreas de estacionamiento y cualquier reglamento o regla de estacionamiento.
• Solicita que los equipos no remunerados coordinen su pago.
• Retrasos o cancelaciones relacionados con el clima.
• Un recordatorio amistoso sobre el Código de Conducta y la Política Centrada en el Estudiante.
• Un recordatorio amistoso sobre tus políticas específicas de "Puertas abiertas" en & cualquier lugar.

Para acceder a la información de contacto de los equipos, elija Equipos registrados. Selecciona Mostrar todas las entradasy, a continuación, haz clic en el enlace Descargar informe de registro como CSV. Las direcciones de correo electrónico del entrenador principal están disponibles en la hoja de cálculo resultante. Cuando envíe correos electrónicos a los equipos, use la función Copia Ciega de Carbono (BCC) en su aplicación de correo electrónico. BCC le permite enviar un mensaje a varias personas sin revelar la lista de contactos a otros, y protege la privacidad de los destinatarios. Cuando un contacto responda a tu correo electrónico, solo tú lo verás. Esto ayuda a evitar que las cadenas de correo electrónico de personas "respondan a todos" en lugar de comunicarse selectivamente.

Se espera que la información de contacto de los equipos se utilice solo para las comunicaciones necesarias con los equipos para su evento. Esta información no debe compartirse con otras personas ni utilizarse para ningún otro propósito.

Cuadernos de ingeniería digital

Un Socio del Evento puede optar por que los equipos envíen copias digitales de sus cuadernos. Cada equipo debe cargar y enviar un enlace para compartir en RobotEvents utilizando la cuenta de entrenador principal del equipo. Los Socios del evento pueden descargar un enlace de todos los cuadernos enviados seleccionando "Equipos registrados" y utilizando el informe "Descargar informes de enlaces de cuadernos de ingeniería digital como CSV" en la parte superior de la pantalla.