Descripción general
Un presupuesto bien planificado debe ser la base de la planificación de tu evento. Los eventos dentro de una región tienden a compartir precios similares, pero cada tarifa de registro de evento individual debe reflejar los gastos reales del evento específico. Un presupuesto mantendrá y hará un seguimiento de la salud financiera del evento y puede ayudar a servir como una lista de verificación de las tareas que deben delegarse a otros.
El objetivo de su presupuesto debe ser cubrir todos los gastos anticipados de su evento, incluidos algunos ingresos reservados para cualquier gasto imprevisto. Los ingresos adicionales obtenidos pueden destinarse a apoyar su programa de robótica o eventos futuros.
El presupuesto de un evento se puede dividir en varias categorías para facilitar la delegación y el seguimiento. Muchos EP comenzarán con la formación de un equipo de planificación. Este equipo puede ser otro personal de la organización o voluntarios clave dispuestos a asumir roles de organización para coordinar mejor los diferentes aspectos del evento.
Un ejemplo de una categoría que debe delegarse es la organización de un stand de concesión de eventos. Los puestos de concesión son a menudo la mayor fuente de ingresos para apoyar el evento e involucran varios asuntos materiales y de personal que deben organizarse para tener éxito. Como tal, se recomienda que este proyecto se delegue en alguien que tenga experiencia, como un grupo de padres o un club escolar que pueda ocuparse de todos los detalles mientras mantiene informado al PE.
Las competiciones de robótica VEX V5 generalmente están destinadas a ser educativas y accesibles para una amplia audiencia, sin tarifa de admisión para los espectadores. Muchos eventos operan según un modelo de patrocinio o un enfoque de recaudación de fondos, donde las tarifas se recaudan a través de canales como patrocinios o donaciones en lugar de tarifas de entrada directas.
Gastos del presupuesto del evento
Artículos específicos del lugar
- ¿Hay tarifas de alquiler o instalaciones?
- ¿Se requieren servicios de custodia o seguridad?
- ¿Hay costos requeridos para el seguro de eventos?
- ¿Esta ubicación requerirá protecciones o revestimientos para el piso, y hay un costo?
- ¿El lugar tiene mesas y sillas apropiadas, o será necesario alquilarlas?
- Todos los eventos deben cumplir con la ADA o seguir las leyes locales de inclusión. ¿El evento incurrirá en costos adicionales para cumplir con esta especificación?
Equipo relacionado con el juego
- ¿Tiene la organización acceso al equipo de juego necesario, como campos y elementos?
- ¿Costos de cualquier producto electrónico necesario? Esto incluye computadoras, tabletas, proyectores, enrutadores, cables, monitores, impresoras, regletas de alimentación, cables de extensión, etc.
- Asegúrate de organizar los trofeos que necesites para los premios que pretendes ofrecer. Los trofeos y platos adicionales de VEX son costos opcionales. Los trofeos también se pueden fabricar o comprar localmente.
Suministros de oficina
- Papel y tóner para la impresora.
- Portapapeles, rotuladores, marcadores y suministros generales de oficina. Los jueces, el check-in, la inspección y los árbitros podrían usar bolígrafos. Los jueces y el check-in pueden usar resaltadores. Los árbitros y jueces también pueden necesitar portapapeles.
- Gaffers o cinta de lucha libre, cinta transparente y materiales de letreros/carteles.
- Notas post-it, papel y cuadernos para el proceso de evaluación.
Suministros para voluntarios
- Camisas de árbitro.
- Camisas de voluntariado (opcional). Muchos eventos proporcionarán camisetas a su personal voluntario. Esto ayuda a identificar a sus voluntarios durante el evento y será apreciado como un recuerdo del día. Los patrocinadores del evento pueden ser reconocidos como parte del diseño de la camiseta.
- Aperitivos, bebidas y almuerzo para voluntarios. Alimentar a tus voluntarios hace que sea mucho más probable que vuelvan a ser voluntarios.
Suministros de Concesión
- Delega en un voluntario o grupo de padres interesado.
- Dirigir un puesto de concesiones brinda a los participantes acceso a alimentos y bebidas y es una oportunidad para recuperar el costo de los alimentos voluntarios, así como para ganar fondos para apoyar otros aspectos del evento.
Tarifa de procesamiento de RobotEvents.com
- Cada equipo fuera de su organización que se registre para un evento incurrirá en una tarifa de $ 5 para compensar los costos de mantenimiento del sistema RobotEvents.com.
- Las escaramuzas y talleres gratuitos pueden estar exentos de la tarifa de RobotEvents.com de $ 5.
Ingresos del presupuesto del evento
Tarifa de registro del evento
- Coordine con su Gerente de Soporte Regional (RSM) para revisar las tarifas típicas de eventos en su región.
- Las tarifas de inscripción al evento deben cubrir los gastos del evento y pueden proporcionar apoyo adicional para su programa de robótica.
Concesiones
- Las ventas de concesiones pueden proporcionar una buena fuente de ingresos y ser un recurso conveniente para los equipos durante el evento.
- Delegar en un grupo de estudiantes o padres.
- Pedir almuerzos por adelantado es una excelente opción en el evento cuando las opciones de comida son limitadas. Algunas empresas te darán un descuento por hacer pedidos a granel, pero es posible que necesiten un aviso previo y una idea general de cuántas pizzas o sándwiches debes hacer. Este pedido incluso se puede hacer antes del evento enviando un correo electrónico a los asesores del equipo.
Patrocinadores
- Muchos EP se comunican con empresas locales como concesionarios de automóviles, cooperativas de crédito, impresoras de letreros y vendedores de camisetas para obtener apoyo para sus eventos. Hay muchas oportunidades para la participación comunitaria mutuamente beneficiosa.
- Algunos eventos pueden reconocer a sus patrocinadores a través de pancartas y letreros, nombrando campos con los nombres de sus principales patrocinadores, colocando logotipos en las camisetas de los voluntarios e invitando a los representantes de las empresas patrocinadoras a entregar un premio, servir como voluntarios o decir algunos comentarios durante las ceremonias de apertura o clausura. Reconocer las fuentes de apoyo en su comunidad lo ayudará a mantener y aprovechar ese apoyo en el futuro.
Consejos útiles
- Su RSM puede proporcionar una hoja de cálculo de presupuesto de ejemplo para ayudar a estimar los gastos e ingresos del evento.
- Si está repartiendo trofeos más allá de lo que contiene su Paquete de Trofeos EP, considere hacer trofeos personalizados o imprimir certificados utilizando el Administrador de Torneos (que se encuentra en los informes).
- Crear un equipo de recaudación de fondos dirigido por los padres para explorar recursos de financiación adicionales.