Introducción
La clave para un evento exitoso es la preparación previa al día del evento. Debes asegurarte de programar tu evento con la mayor antelación posible. Durante un evento, el EP no debe tener ninguna función de voluntario específicamente asignada. El trabajo del PE es tomar decisiones y resolver los problemas que surjan, y este será un rol de tiempo completo. Debes asegurarte de pasar las semanas previas al evento haciendo todo lo posible para que el proceso de planificación del evento sea menos abrumador y puedas abordar cualquier problema con anticipación. Incluso el EP más experimentado se encontrará con circunstancias imprevistas el día del evento, por lo que tener tanto planeado de antemano hace que sea más fácil adaptarse a lo inesperado.
Recursos para la planificación de eventos
Como EP, utilizarás dos sitios web de Rec Foundation y el software VEX Tournament Manager:
- Rec Foundation Resources es donde puede encontrar información del programa, recursos de EP, manuales de juegos actuales y recursos de capacitación de voluntarios
- RobotEvents.com es donde puede registrar equipos, encontrar y registrarse para eventos, y crear y administrar su evento
- El software VEX Tournament Manager se puede encontrar en: https://vextm.dwabtech.com/
Lista de verificación de planificación de eventos
La Lista de Verificación de Planificación de Eventos es un recurso vital para ayudarlo en la preparación de su evento. Esta lista de verificación incluye información relacionada con los eventos VIQRC, V5RC, VAIRC y VURC, por lo que no todas las tareas se aplicarán a tu evento. Es muy recomendable completar las tareas para el tipo de programa de tu evento en el cronograma sugerido. Esto ayudará a distribuir las tareas para que la planificación de eventos no sea abrumadora y se asegure de que todo esté listo para su evento.