Convertirse en socio de eventos

Introducción

Los socios de eventos (EP) son el núcleo de los programas de competencia de la Fundación REC y estamos muy agradecidos por su interés en convertirse en una parte integral de nuestra comunidad. La pasión y la participación de los PE hacen crecer y sustentar los eventos y, en muchos casos, hacen crecer y sustentan a los propios equipos.

La Fundación REC es una organización sin fines de lucro que se asocia con VEX y EP para apoyar eventos e iniciativas de robótica destinadas a inspirar y motivar a los estudiantes a sobresalir en la educación STEM. Cada entidad en esta asociación contribuye con un papel vital al brindar experiencias de aprendizaje divertidas y positivas a través de eventos de robótica.

Rol del socio del evento

El EP actúa como coordinador de un equipo de planificación que organiza torneos, ligas, partidos de práctica y/o talleres VEX IQ Robotics Competition (VIQRC), VEX Robotics Competition (VRC), VEX U o VAIRC. El PE es el líder que actúa como enlace entre la Fundación REC y el equipo de planificación que organiza un evento. Las tareas clave son la selección de fecha y sitio, desarrollo de presupuesto, reclutamiento y gestión de voluntarios, capacitación de voluntarios, comunicación del equipo, ejecución de eventos, carga de resultados de eventos y seguimiento. El EP debe ser un adulto (mayor de 18 años) que no esté actualmente en un equipo de VEX Robotics en el programa VRC. Como líder, se espera que el PE ejemplifique el Código de conducta de la Fundación REC en la planificación y ejecución de eventos. Los PE pueden dar un ejemplo a seguir para todos los estudiantes y mentores.

Función de apoyo de la Fundación REC

Los gerentes de participación de eventos (EEM), los gerentes de participación de equipos (TEM) y los gerentes de soporte regional (RSM) son personal de la Fundación REC que respaldan los eventos de robótica VEX y los equipos VEX en una región designada. Los EEM y RSM trabajan con los EP de su región para planificar el calendario de eventos para la temporada y capacitar a nuevos EP. Los EEM, TEM y RSM para cada región se pueden encontrar en RobotEvents.com/support. Algunas regiones también cuentan con especialistas en soporte de eventos (ESS), que forman parte del personal de la Fundación REC y brindan soporte el día del evento bajo la guía de un EEM o RSM.

Como EP, puede esperar el siguiente apoyo de la Fundación REC y su EEM/RSM en el proceso de planificación y organización de eventos de robótica:

Proporcionar recursos de capacitación y planificación de eventos.
Proporcionar la documentación necesaria para la realización de eventos. Estos incluyen, entre otros, manuales de juego, guía de árbitros, guía de jueces, guía de EP y criterios de clasificación. Estos documentos y más se pueden buscar en la base de conocimientos de la Fundación REC.
Comunique el proceso para convertirse en EP y habilitar su cuenta RobotEvents.com con el rol de EP.
Revisar y aprobar eventos publicados en RobotEvents.com.
Comunique los criterios de calificación para eventos y cómo este proceso se aplica a su evento.
Realice controles periódicos antes del evento para garantizar la preparación y seguimientos después del evento para verificar los resultados cargados y obtener comentarios.
En ciertos casos, brinde soporte en persona el día del evento (EEM/RSM o ESS). Si no hay asistencia en persona disponible, su EEM/RSM estará disponible por teléfono.
Asistencia con la gestión de eventos en RobotEvents.com antes y después del día del evento.

Si está interesado en convertirse en EP, complete estos pasos:

Comuníquese con su Gerente de participación en eventos (EEM) o Gerente de soporte regional (RSM). Su EEM/RSM le explicará los requisitos, le mostrará los recursos disponibles y le conectará con la comunidad de otros EP.
Solicite permisos de cuenta EP en RobotEvents.com. Cree una cuenta en RobotEvents.com (si aún no tiene una) y proporcione su EEM/RSM con su ID de usuario. Esto le permite a su EEM/RSM actualizar el estado de su cuenta a "Socio de eventos" para que pueda crear y administrar eventos, así como recibir futuras comunicaciones y ofertas de EP.
Completar la Certificación EP de la Fundación REC. El curso de certificación para socios de eventos es una herramienta de capacitación en línea para preparar a los EP para organizar eventos VIQRC, VRC, VAIRC y VEX U. La certificación es accesible como un recurso gratuito para EP nuevos y experimentados.
Publique su evento en RobotEvents.com. Trabaje con su EEM/RSM para publicar su evento en RobotEvents.com. Se incluye más información sobre cómo publicar un evento en el artículo Publicar un evento en RobotEvents.com.
Complete una verificación de antecedentes en RobotEvents.com. La principal prioridad de la Fundación REC es la seguridad de sus voluntarios, personal, estudiantes y toda la comunidad. Para el mejor interés de nuestros estudiantes y para la seguridad de todos los que participan en los eventos de la Fundación REC, todos los EP en los Estados Unidos deben someterse a una verificación de antecedentes penales que cumpla con la Ley de Informe Justo de Crédito (FCRA). Las verificaciones de antecedentes se completan como parte de la publicación de su evento en RobotEvents.com y son válidas por tres años. Haga clic aquí para obtener instrucciones completas para esta verificación de antecedentes. Información adicional sobre el proceso de verificación de antecedentes está disponible en el artículo Preguntas frecuentes sobre verificación de antecedentes EP.
Gana experiencia en EP. Se recomienda encarecidamente que los PE asistan y se ofrezcan como voluntarios en un evento para aprender más sobre el proceso de planificación y ejecución del evento antes de gestionar su propio evento. Su EEM/RSM puede sugerir eventos en su área a los que asistir y puede conectarlo con un EP experimentado.

Factores iniciales a considerar

Su trayectoria en el PE comienza con la decisión de organizar un evento. A la hora de tomar esta decisión hay muchos factores a considerar, entre ellos los siguientes:

¿Es necesario un evento? Esto debería comenzar con una discusión con el EEM/RSM de la región del evento. Pueden recomendar qué tipos de eventos se necesitan y cuándo sería mejor organizarlos para brindar las mejores oportunidades a los equipos.
Tiene recursos de personas adicionales asociadas con su programa? ¡No puedes hacer esto solo! Organizar un evento requiere apoyo voluntario durante el proceso de planificación del evento y el día del evento. Considere identificar recursos voluntarios y de financiación de su organización, comunidad y padres del equipo.
Tiene acceso al equipo para apoyar un evento? En el artículo Selección y planificación del lugar se revisa una lista básica de equipos, y su EEM/RSM revisará las necesidades de equipo con usted. Una de las primeras tareas emprendidas en el proceso de planificación es garantizar que su organización tenga acceso al equipo necesario, ya que esto puede determinar la capacidad, el lugar y el presupuesto de su evento.
Tienes un lugar disponible? Los eventos se pueden llevar a cabo en una variedad de tipos de lugares, pero el más común es el gimnasio de una escuela o un área común. Dado que muchos lugares son utilizados por varias organizaciones, se recomienda reservar el lugar antes de publicar su evento en RobotEvents.com. Es muy recomendable reservar también el lugar el día o la noche anterior al evento para su montaje. Asegúrese de que el lugar esté disponible durante al menos 4 a 6 horas el día antes del evento para realizar revisiones de instalación y equipo.
Tienes tiempo para participar en este proyecto? Los eventos son una excelente manera de respaldar el programa de robótica de su organización y brindar una oportunidad divertida para los estudiantes, pero requieren varios meses de planificación. Asegúrese de que su organización tenga los recursos y el tiempo para planificar adecuadamente el evento. Esto facilitará la experiencia para el personal de su evento y brindará una experiencia de calidad para los equipos.

Compromiso con la excelencia en eventos

La intención del Compromiso de la Fundación REC con la Excelencia en Eventos (CEE) es comunicar la asociación y las expectativas entre la Fundación REC y los EP con el objetivo final de brindar a los equipos experiencias de competencia uniformes y de calidad en todos nuestros programas. Este acuerdo es entre la Fundación REC, el EEM/RSM que brinda apoyo para la región del evento y el EP que publica el evento en RobotEvents.com.

Durante el proceso de publicación del evento, hay una sección obligatoria para revisar y aceptar el CEE antes de que se pueda aprobar el evento. Si tiene alguna pregunta o inquietud sobre las expectativas incluidas en el CEE, comuníquese con su EEM/RSM.

Puede revisar el contenido completo y las expectativas del Compromiso con la excelencia en eventos en este artículo en la sección Material de referencia del EP de la Biblioteca REC.