Publicar un evento en RobotEvents.com

Acceso al PE

Los eventos de la Fundación REC se publican en RobotEvents.com para proporcionar un método para que los equipos se registren en eventos y para que los EP administren sus eventos. Para publicar un evento en RobotEvents.com, debe tener una cuenta en RobotEvents.com. Comuníquese con su EEM/RSM para agregar acceso EP a su cuenta. El acceso a EP autorizará la aparición de un nuevo menú, llamado "Admin", en la página de inicio de RobotEvents.com, que lo llevará a su Panel de EP.

Programar un evento

La mayoría de las regiones tienen un documento de planificación compartido en línea que se utiliza para ayudar a coordinar las fechas y ubicaciones de posibles eventos antes de que se incluyan en RobotEvents.com. Su EEM/RSM puede compartir este documento de planificación con usted para reducir los conflictos en el evento y garantizar que haya amplias oportunidades para que los equipos compitan durante toda la temporada.

Su EEM/RSM también puede proporcionarle eventos de ejemplo en la región que puede usar como plantilla para su propia información al publicar su primer evento.

Publicar un evento

Crear nuevo evento

1. Para publicar un evento, inicie sesión en su RobotEvents.com como socio de eventos y haga clic en el menú Administrador.
2. Haga clic en el botón azul "Eventos". Esto lo llevará a la pantalla de eventos. Puede crear un nuevo evento o navegar a un evento existente desde esta página.
   
3. Haga clic en "+Nuevo evento" en la esquina superior derecha de la pantalla para comenzar a configurar un nuevo evento.

Agregar detalles del evento

Ingrese información sobre su evento en la página Nuevo evento. Si tiene alguna pregunta sobre cómo configurar su evento, comuníquese con su EEM/RSM para obtener ayuda.

• Seleccione el programa y la temporada del evento que desea realizar.
• Seleccione el tipo de evento apropiado.
• Indique si su evento es un scrimmage (un evento de solo práctica).
• Ingrese un nombre descriptivo para su evento. Seleccione un nombre de evento que lo identifique de forma única, incluido el nombre de su escuela u otro lugar. Así aparecerá el evento en RobotEvents.com. Ser creativo. Intenta vender el evento. Las tres designaciones más comúnmente utilizadas para un evento son “Torneo”, “Desafío” o “Competición” (por ejemplo, City VEX Robotics Challenge). Incluya el programa (VEX IQ/VRC, etc.), niveles de grado (solo ES, solo MS, HS/MS, etc.), tipo de evento (scrimmage, solo habilidades, torneo, liga) y restricciones inusuales (primaria). escuela) en el nombre del evento. Si desea utilizar la palabra "Campeonato", "Firma" o "Exhibición" en el nombre de su evento, comuníquese con EEM/RSM para su aprobación. Si tiene un patrocinador para el evento, agregue el nombre del patrocinador al título (por ejemplo, Torneo VRC de Chevron High School).
• Ingrese la capacidad total del equipo para su evento. Los eventos más grandes pueden optar por reservar algunos lugares para los nuevos equipos que se registren durante el año. La lista de espera le permitirá determinar el orden en que los equipos solicitan ser agregados.
• Seleccione la cantidad de equipos por escuela, club u organización que podrán registrarse para su evento. Algunos socios de eventos quieren asegurarse de que asista el mayor número posible de escuelas/clubes y establecer esto en un valor límite para que ninguna escuela tenga demasiados equipos en el evento. Si no desea limitar la cantidad de equipos de cada escuela, déjelo en blanco.  Los socios de eventos y sus equipos deben cumplir con el número máximo por organización que establezcan.
• Indique si su evento tiene restricciones de afiliación de equipo (la mayoría debería usar Todo para esto).
• Seleccione el nivel de grado para su evento.
  • Las opciones para VIQRC incluyen Escuela Primaria, Escuela Secundaria y Todas.
  • Las opciones para VRC incluyen Escuela Secundaria, Escuela Secundaria y Todos.
• Indique si su evento será presencial, remoto o solo para habilidades.
• Indique si su evento ofrecerá el Robot Skills Challenge. Cambie de "No" a "Sí" si ofrece los desafíos "Habilidades de conducción" y "Habilidades de codificación autónoma".
• Indique si su evento ofrecerá evaluación en persona, evaluación remota o ninguna evaluación.
• Establece las fechas de inicio y finalización de tu evento. Para un evento de un día, estas fechas serán las mismas. Para una Liga, ingrese las fechas de la primera sesión. Las fechas y lugares para otras sesiones se ingresarán más adelante.
• La fecha de lanzamiento es la fecha y hora en que los equipos pueden ver su evento en RobotEvents.com. A menos
  su EEM/RSM le indique lo contrario, es mejor hacerlo una semana después de la fecha de hoy para dar tiempo a que su evento sea revisado y actualizado. Una vez que se apruebe su evento, puede restablecer esta fecha antes, si lo desea. El evento no se lanzará hasta que su gerente de soporte regional lo apruebe, incluso si ya pasó la fecha de lanzamiento.
• La inscripción abierta es la primera fecha y hora en que los equipos pueden registrarse para su evento. Esta fecha
  debe ser en o después de la Fecha de Lanzamiento y debe ser al menos ocho semanas antes de la Fecha de Inicio
  para eventos oficiales.
• El cierre de inscripción es la última fecha y hora en que los equipos pueden registrarse para su evento. Esta fecha es
  normalmente una semana antes que la fecha de inicio. Evite programar la fecha demasiado pronto ya que los equipos
  frecuentemente se registran en las últimas 4 a 8 semanas antes de un evento.
• Es importante recordar que la fecha de lanzamiento, las horas de apertura y cierre de registro se establecen utilizando la hora estándar del este. Es posible que desee configurar su hora según su ubicación. Tenga en cuenta que el valor predeterminado es las 12 a.m. Hora del este. La siguiente imagen enumera los horarios de lanzamiento comunes para zonas horarias dentro de los Estados Unidos. Puede utilizar esto para seleccionar el horario de lanzamiento adecuado para su evento. Esto evitará que los mentores tengan que registrarse en momentos extraños del día o de la noche.
  

Identifica el lugar de tu evento

• La función de búsqueda localizará un lugar e ingresará la información requerida en los campos a continuación. Puede ingresar el nombre de una escuela u otro lugar. Ingresar una ciudad después del nombre del lugar ayudará a encontrar nombres de uso común, como Washington High School. El uso de la función de búsqueda garantiza que la latitud y la longitud se completen correctamente para que su evento aparezca en el mapa de equipos de competencia &.
• Ajuste la información del lugar si es necesario. Si la dirección está incompleta o no se reconoce, los campos de Latitud y Longitud estarán en blanco y su evento no aparecerá en el Mapa de Competición & Equipos.
• Clic en Guardar".

Página del evento

• Serás llevado a la página del Evento, que muestra el Código de Evento y el Código TM asignados a tu nuevo evento. Utilice la ventana Fechas/Lugar del evento y la ventana Evento en el lado derecho de la página para navegar por las páginas restantes donde se debe ingresar información para su evento. Cada elemento en la ventana del Evento tendrá una marca de verificación verde cuando se ingrese la información requerida. Los elementos con una X roja requieren que se ingrese información adicional. Estas páginas están diseñadas de manera similar a como las verán los equipos en robotevents.com. Los campos obligatorios tienen asteriscos en los nombres de los campos. Las siguientes secciones lo guiarán a través de los pasos para ingresar información sobre su evento en cada página.

Ventana de fechas/lugar del evento

Esta ventana cerca de la esquina superior derecha de su pantalla muestra las fechas de las sesiones que ingresó para su evento. Para ingresar a cada sesión adicional de la Liga:

• Haga clic en el botón verde + Nueva fecha.
• Ingrese la fecha de inicio y la fecha de finalización de la sesión.
• Ingrese la información del lugar para la sesión como lo hizo para la primera sesión anterior
• Haga clic en Guardar

Editar página de información del evento

Utilice esta página para editar la información del evento que se ingresó en la página Nuevo evento anterior (excluyendo las fechas del evento y la información del lugar).

Documentos & Página de carga de imágenes

• Puede cargar documentos que le gustaría poner a disposición de los equipos en esta ventana. Esto podría incluir mapas, información sobre patrocinadores o equipos u otros recursos.
• Tenga en cuenta que el formulario de consentimiento del participante, la lista de verificación de inspección y los "Consejos para que los equipos se preparen para los eventos de competencia de robótica VEX IQ" se cargarán automáticamente y no es necesario agregarlos nuevamente.
• Para obtener información sobre cómo agregar logotipos de patrocinadores a Tournament Manager, visite el artículo KB sobre Logos.

Página de información de contacto

• Nombre de contacto principal: la persona con la que los equipos deben comunicarse si tienen preguntas sobre el evento.
• Nombre de contacto secundario: la persona de respaldo que los equipos deben contactar si tienen preguntas sobre el evento.
• Información de contacto adicional: cualquier información de contacto adicional para los equipos.
• Cuerpo del correo electrónico de registro del evento: este correo electrónico obligatorio se envía automáticamente a un equipo que se registra. Dé la bienvenida a los equipos e incluya cualquier información importante que desee que vean.

Página de bloques de contenido

La página Bloques de contenido le permite navegar a través de los bloques de contenido del evento (pestañas). Seleccione cada bloque de contenido haciendo clic en el botón “+Agregar” o “Editar” en la columna Acción para abrir el bloque de contenido deseado.

Información general * Pestaña

Utilice esta pestaña para ingresar información general sobre su evento. Incluya una "bienvenida" y un "argumento de venta" general para su evento. Este también es un lugar para establecer fechas/plazos importantes, como los cuadernos de ingeniería digitales deben enviarse antes de la fecha ______ a ______ vez, los equipos que no hayan pasado la inspección antes de la fecha ______ se eliminarán del cronograma, etc.

Agenda * Pestaña

Utilice esta pestaña para enumerar una agenda para el día (consulte la agenda de muestra a continuación). Esto permitirá a los equipos organizar el transporte y otras necesidades. Permitirá a las familias planificar su evento.

Ejemplo de agenda

7:30 a. m.: Registro del equipo, inspección y configuración de boxes

9:00 a.m. - Reunión del evento/Ceremonias de apertura

9:15 a. m. a 12:00 p. m.: partidos de clasificación, partidos de desafío de habilidades robóticas y evaluación

12:00 p.m.-12:45 p.m. - Pausa para el almuerzo

12:45 p. m.-3:30 p. m.: partidos de clasificación, partidos de desafío de habilidades robóticas, evaluación

3:30-4:00PM - Selección de Alianza (VRC)

4:00PM - 5:00PM - Eliminaciones, Finales, Premios

Voluntario * Pestaña

Utilice esta pestaña para pedir a los equipos y a otras personas que den un paso al frente y ayuden. Asegúrese de incluir el nombre y la información de contacto de la persona que coordina a sus voluntarios. Ingrese aquí información para posibles voluntarios del evento, como estacionamiento para voluntarios y comidas.

Política de emergencia/mal tiempo * Pestaña

Utilice esta pestaña para informar a los equipos su política si el mal tiempo o alguna otra emergencia requiere que cancele un evento programado para una fecha en particular. En determinadas zonas esto puede deberse a nieve, huracanes, tormentas severas u otros actos de la naturaleza. El socio del evento siempre debe considerar la salud y la seguridad de los equipos al decidir realizar un evento cuando el mal tiempo pueda convertirse en un problema. Asegúrese de incluir información sobre cómo se comunicará con los equipos si se debe posponer un evento.

Política de reembolso * Pestaña

Utilice esta pestaña para informar a los equipos su política de reembolso si un equipo le informa que ya no asistirá. Sea claro sobre si se realizarán reembolsos o no y los plazos y circunstancias bajo las cuales se podrán realizar. Explique que los socios del evento incurren en costos establecidos. Como práctica recomendada, su política de reembolso debe especificar qué reembolsos (si los hay) se otorgan si el socio del evento cancela el evento (por emergencia, mal tiempo o cualquier otro motivo) y qué reembolsos (si los hay) se otorgan si un El entrenador se registra y luego cancela.

Pestaña de información de viaje

Utilice esta pestaña para promocionar cualquier hotel que ofrezca tarifas de habitación con descuento para su evento. Si no publica recomendaciones de hoteles, es útil proporcionar información de contacto de alguien que pueda ayudar a los equipos a encontrar un lugar adecuado para quedarse.

Pestaña Webcast

Si está planeando transmitir su evento por Web, ingrese la URL aquí. También hay configuraciones en Tournament Manager para transmitir resultados (consulte la documentación de Tournament Manager).

Pestañas definidas por el usuario

Cree nuevas pestañas haciendo clic en el botón verde “+ Nueva pestaña” en la página Bloques de contenido

Página de precios

• ¿Ocultar precio?: Algunos socios quieren anunciar los precios en su propio sitio u otro recurso. Esta es una elección inusual, por lo que la mayoría de los eventos seleccionarán "No".
• ¿Es gratis?: La mayoría de los eventos seleccionarán “No”. Si hace que el evento sea gratuito seleccionando "Sí", asegúrese de que el precio esté establecido en cero. Ambas opciones se presentan para eventos donde el precio aún no está establecido: puedes informar a los equipos que el evento no es gratuito, pero aún no hay precio, seleccionando "No".
• Precio de inscripción al evento*: Cuota de inscripción para que los equipos participen en su evento. Ingrese “0” si está libre. Ingrese el precio en el primer campo del evento identificado como “USD” si utiliza el sistema de pago en línea. Si su evento es completamente fuera de los EE. UU. (como en Canadá, México, Europa, Gran Bretaña, China o Nueva Zelanda), ingrese el precio en su moneda. Debe colocar algún valor en todas las monedas marcadas con un asterisco, pero puede ingresar cero para las monedas que no aplican.

Página de dirección de pago del socio del evento

• Nombre del beneficiario: este es el nombre que aparecerá como “Pago a la orden de” en un cheque de pago de la Fundación REC.
• Nombre/Organización *: Este es el nombre de la persona, escuela u organización que organiza el evento. Es el nombre que aparecerá en la dirección postal a la que se enviará un cheque de pago.
• Línea de dirección 1*: Esta es la dirección postal o apartado postal donde se enviarán los cheques de pago.
• Línea de dirección 2: Esta es una segunda línea disponible para el enrutamiento del correo.
• Ciudad *: Esta es la ciudad donde se enviará por correo un cheque de pago.
• Estado/Provincia *: Este es el estado/provincia donde se enviará por correo un cheque de pago.
• Código Postal *: Este es el código postal al que se enviará por correo un cheque de pago.
• País *: Este es el país donde se enviará por correo un cheque de pago.

Página de niveles de calificación

Calificaciones requeridas: este campo Sí/No permite que un socio del evento indique si se requiere calificación. Este campo debe dejarse con el valor predeterminado de No para todos los eventos, excepto los eventos cerrados/por invitación, campeonatos regionales, campeonatos estatales, campeonatos abiertos y VEX Worlds.

Página de premios

Utilice el menú desplegable para seleccionar los premios que ofrecerá en su evento. Si su evento califica para un evento estatal/provincial/regional, su EEM/RSM identificará la cantidad de lugares de calificación que avanzan y el sistema ingresará los premios obligatorios según el sistema de calificación.

Nota: Si se agrega un premio en el último minuto a un evento, primero se debe agregar a RobotEvents antes de agregarlo al Administrador de torneos.

Página de ganadores de premios

Puede utilizar esta pestaña para ingresar manualmente los ganadores de los premios. Esto no debería ser necesario si los premios se cargaron desde el Administrador de torneos al finalizar el evento.

Página de finalización de premios

Finalizar premios: este campo debe dejarse con el valor predeterminado de "No". El sistema cambia el valor a "Sí" si elige finalizar cuando se cargan los premios y resultados desde el Administrador de torneos. Puede restablecer el valor a "No" si necesita cargar resultados nuevamente más tarde, por ejemplo, para cada sesión de liga.

Texto de premio adicional: texto opcional que se mostrará debajo de la lista de premios.

Página de encuesta

• Esta pestaña opcional le permite encuestar a los equipos que asistirán a su evento. Le permite recopilar cualquier información que pueda necesitar. Haga clic en el botón verde "+Nueva pregunta" para crear una pregunta de encuesta.
• Es posible que desee hacer preguntas como:
  
  • ¿Cuántas personas de su grupo asistirán?
  • ¿Cuántas personas de su grupo utilizarán nuestros servicios de almuerzo?
  • ¿Cuándo llegará tu equipo?
  • ¿Tiene alguien en su grupo que necesite adaptaciones especiales?
  • ¿Su equipo traerá un cuaderno de ingeniería para el jurado del Premio de Diseño?

Página de administradores de eventos

Esta página le permite seleccionar socios de eventos adicionales que pueden ayudarlo con su evento para otorgarles privilegios administrativos para su evento en RobotEvents.com. Cualquier persona que figure como administrador del evento debe pasar una verificación de antecedentes para que se apruebe el evento.

Página de equipos/individuos registrados

• Esta página le permite ver los equipos (individuos para algunos talleres) registrados para su evento.
• Muestra el Estado Pagado de cada equipo como “pagado” o “pendiente”.
• Puedes agregar equipos a tu evento usando el botón verde "+Agregar equipo" en la parte superior derecha de la pantalla.
• Puede utilizar el botón naranja "Marcar como pagado" para cambiar el estado de pago de un equipo de "pendiente" a "pagado".

Página de lista de espera

• Esta página le permite ver los equipos en la lista de espera para su evento.
• Muestra la fecha en que se agregaron los equipos a la lista.
• Puede agregar equipos a su lista de espera usando el botón verde "+Agregar equipo" en la parte superior derecha de la pantalla.

Aprobación del evento

Cuando su evento esté listo para su aprobación y todos los campos estén en verde, haga clic en el botón “Listo para su aprobación” para que su EEM/RSM pueda revisar y aprobar el evento. El EEM/RSM revisará la información y le informará si es necesario revisar algo. También seleccionarán qué premios calificarán a los equipos para su campeonato regional según los criterios de calificación y las necesidades de la región.

Su EEM/RSM le notificará cuando se apruebe su evento y le compartirán instrucciones sobre cualquier descuento de EP aplicable para productos de competencia y paquetes de trofeos.

Revisar eventos

Una vez aprobado su evento, es importante revisarlo periódicamente para asegurarse de que la información sea correcta. Cuando su EEM/RSM establece los niveles de calificación para su evento, es posible que se agreguen algunos premios automáticamente. Verifique qué premios aparecen en la sección Premios varias semanas antes de su evento. Por ejemplo, si está organizando un evento combinado (ES/MS o MS/HS) y hay 10 o más equipos de cada nivel de grado, se agregará un Premio a la Excelencia por separado para cada grupo de edad según las reglas de evaluación. Deberá asegurarse de tener los trofeos adecuados y comunicar los premios a su equipo de jueces antes del evento.

El PE no puede modificar cierta información del evento una vez aprobado el evento. Si necesita cambios en su evento y ya no tiene acceso a los campos, deberá comunicarse con su EEM/RSM para obtener ayuda.

Copiar un evento

Una vez que haya creado un evento en RobotEvent.com, puede copiarlo para crear eventos adicionales en la temporada actual o para las próximas temporadas.

1. Inicie sesión en RobotEvents.com y seleccione Admin para acceder a su Panel de EP.
2. Seleccione Eventos y modifique los filtros Temporada y Rango de fechas para mostrar el evento que se copiará.
3. Seleccione Ver en la columna Acciones de su evento.
4. Seleccione Copiar este evento en Descargas & Enlaces.
5. Seleccione el tipo de evento apropiado en el menú desplegable.
6. Modifique el nombre y la fecha del evento y luego actualice el contenido del evento según sea necesario.