Selección y planificación de lugares

Descripción general

Hay muchas maneras de implementar un evento y su Gerente de Soporte Regional (RSM) es el mejor recurso para ayudarlo a emparejar el evento con su lugar y recursos disponibles. Los tipos de eventos y diseños compartidos en esta guía son modelos de mejores prácticas, pero no hay dos eventos que se vean exactamente iguales. La Fundación Rec prioriza una experiencia consistente que esté alineada con el Manual del juego y el proceso de evaluación, pero encontrará que la implementación de eventos robóticos se puede adaptar a sus recursos disponibles y al espacio para eventos con el fin de promover la sostenibilidad y una experiencia positiva para los EP, voluntarios y estudiantes.

Sugerencia útil: al seleccionar una fecha para tu evento, considera evitar los días festivos, los días de prueba y otros eventos importantes que puedan afectar la disponibilidad del lugar y del equipo.

Tipos de recinto

Los eventos exitosos se pueden coordinar sin usar mucho espacio y recursos. Hay muchas opciones de lugar a considerar al organizar un evento, y su RSM puede ayudarlo a comparar el evento con sus recursos disponibles. Las competiciones se han llevado a cabo con éxito en escuelas, centros comunitarios, gimnasios, centros de conferencias y otros espacios.

Consejos útiles

• Planifique cómo los estudiantes llevarán a sus robots de su área de boxes a un área de colas, de la cola a un campo de juego y luego de regreso a su área de boxes. Muchos eventos tendrán estaciones de cola y tráfico unidireccional para evitar la congestión. Identifica los cuellos de botella en tu diseño y planifica en consecuencia.
• Debes tener acceso a tu espacio para eventos con anticipación para la configuración. Para los torneos, se recomienda que configures la noche anterior y pruebes todos los componentes electrónicos necesarios para ejecutar el evento (es decir, campos, pantallas, sistema de sonido y puntuación móvil). De manera óptima, todo lo que debe hacer la mañana del evento es encender los sistemas.
• Crea un mapa a escala del lugar. Esto no solo es útil para la planificación de eventos, sino que los equipos y los jueces se beneficiarán de tener un mapa de boxes etiquetado con los puntos de referencia del lugar, especialmente si su evento abarca varias salas.

Lugares para torneos

Los torneos se llevan a cabo comúnmente en los gimnasios escolares porque tienen grandes espacios abiertos para los campos de competencia, las áreas de boxes, los asientos de la audiencia y otros equipos para eventos. Las áreas comunes más grandes, como un centro comunitario o una cafetería escolar, pueden ser opciones igualmente viables. Los eventos más grandes pueden optar por usar una cafetería para el área del foso, porque las mesas generalmente ya están preparadas y usan otro espacio, como un gimnasio, para sus campos de competencia y público. La selección del lugar tendrá en cuenta cuántos equipos pueden asistir al evento y, por lo tanto, los recursos (equipos y voluntarios) que deberá reclutar.

Lugares para ligas

Las sesiones de liga están destinadas a ser más fáciles de configurar porque generalmente hay menos equipos presentes en cada sesión de clasificación, y los equipos generalmente corren un menor número de partidos por sesión. Las sesiones de liga se pueden realizar en un aula con solo 1-2 campos y una pantalla de audiencia. Las áreas de boxes del equipo pueden estar en los escritorios y el área de visualización de la audiencia puede ser asientos instalados cerca del campo. Es posible que las ligas más grandes que incluyen partidos de Robot Skills en cada sesión de liga deban celebrarse en un área común o gimnasio.

Ejemplo de diseño de evento para VIQRC

Este ejemplo de diseño de evento VIQRC representa un evento más pequeño y se puede escalar para satisfacer las necesidades y los recursos de su evento. Otras actividades del evento que pueden requerir espacio adicional incluyen un área de concesiones, estaciones de carga y un área privada para que los jueces se reúnan.

Ejemplo de diseño de evento para V5RC, VURC o VAIRC

El diseño de evento V5RC/VURC/VAIRC de ejemplo representa un evento más pequeño y se puede escalar para satisfacer las necesidades y los recursos de su evento. Otras actividades del evento que pueden requerir espacio adicional incluyen un área de concesiones, estaciones de carga y un área privada para que los jueces se reúnan.

Equipo para eventos

El equipo y los recursos necesarios para organizar un evento varían según el tamaño del evento y el número de equipos. Consulte con su RSM para obtener ayuda con el desarrollo de una lista detallada de los equipos necesarios para su evento.

Campos

Consejos útiles

• Las sesiones de liga se pueden llevar a cabo con solo 1-2 campos VIQRC o 1 campo V5RC.
• Pedir prestados campos de organizaciones y equipos cercanos que asistan al evento.
• Los campos se pueden reutilizar cada año. Solo es necesario reemplazar los kits de juego cada temporada.
• Consulte con su RSM para ver si hay un remolque de equipo disponible para alquilar en su área.

Área del tajo del equipo

Los boxes de los equipos son un área designada para entrenadores y equipos. El área de boxes de cada equipo tendrá una mesa, sillas opcionales y acceso a un tomacorriente o a un área de carga. Esta área de boxes será donde los equipos trabajarán en su robot, esperarán los partidos y serán entrevistados por los jueces. Las mesas de boxes deben estar claramente marcadas con el número de equipo designado por el equipo utilizando letreros impresos por el Gerente del Torneo (que se encuentra en Informes).

Consejos útiles

• Si tiene pocos puntos de venta, es útil tener un área de carga designada para que los equipos la utilicen. También debe tener una pantalla de boxes para que sea rápido y fácil para los equipos saber qué partidos de clasificación se están jugando o haciendo cola.
• Si los equipos necesitarán compartir mesas de boxes, deben incluir suficiente espacio para que los equipos trabajen en sus robots y proporcionar algunos asientos para los miembros del equipo. 

Seguridad

Cables eléctricos

Los cables eléctricos que conectan el equipo del evento deben asegurarse al piso durante el proceso de configuración del evento para reducir los riesgos de tropiezos en todo el lugar. Los cables se pueden asegurar usando cubiertas de cable o cinta no residual como Gaffers Tape o Wrestling Mat Tape.

Pasarelas

Las pasarelas deben estar diseñadas para un movimiento seguro entre las áreas del evento. Considere el flujo de los participantes del evento a lo largo del día, incluidos los equipos que transportarán robots. El lugar debe cumplir con la ADA (dentro de los EE. UU.) o seguir las leyes de inclusión locales para permitir el acceso a todos (fuera de los EE. UU.). Algunos lugares pueden requerir la aprobación del Jefe de Bomberos para garantizar que las pasarelas sean apropiadas para el tamaño y la capacidad del lugar.