Guía para juzgar: preparación y ejecución de eventos

Descripción general

El proceso de preparación para la evaluación debe tenerse en cuenta durante las etapas iniciales de la planificación de eventos. El tamaño del evento, la cantidad de premios otorgados, la agenda del evento y el reclutamiento de voluntarios afectan el proceso de evaluación. La coordinación entre el Socio del Evento, el Asesor del Juez y los voluntarios del Juez es crucial para que el proceso de evaluación funcione de manera fluida y efectiva.

En el caso de los torneos, el juicio debe concluir el último día de la competición. En el caso de las ligas, el juicio debe ocurrir cerca de la fecha de la final de la liga. Si se utiliza la evaluación remota, ese proceso debe llevarse a cabo lo más cerca posible de la fecha final del evento. Esto es para garantizar que los equipos y robots que los jueces evalúan en las entrevistas iniciales estén lo más cerca posible de lo que se lleva a la competencia y es observado por los jueces en persona.

Antes del evento – Tareas por rol

Socio del evento

• Reclute a un Juez Asesor y a los Jueces calificados para el evento con suficiente antelación para asegurarse de que haya suficientes Jueces para satisfacer las necesidades del evento.
• Trabajar con la RSM de la Fundación Rec para garantizar que todos los premios requeridos aparezcan en Robotevents.com y que se obtengan los trofeos/certificados correspondientes.
• Asegurarse de que haya una sala segura y tranquila con espacio adecuado para que el personal del jurado delibere (la Sala de Jueces). Solo el personal del jurado y los voluntarios específicamente autorizados para el evento deben tener acceso a esta sala.
• Conocer y comprender los roles de los Jueces y el Asesor de Jueces.
• Asegúrese de que el personal de evaluación tenga los materiales de evaluación adecuados, incluidos portapapeles, bolígrafos, marcadores, notas adhesivas, copias de los documentos de evaluación actuales, como rúbricas y hojas para tomar notas, y otros elementos necesarios. Estos documentos no se pueden modificar ni reemplazar con versiones no oficiales.

Juez Asesor

• Aprobar el Curso de & Certificación de Juez Asesor / Juez de Capacitación para la temporada actual antes del evento.
• No tiene conflictos de intereses o estos son mínimos con los equipos que asisten al evento.
• Revise con el Socio del Evento los premios que se ofrecerán en el evento.
• Trabajar con el socio del evento para garantizar que se recluten jueces adecuados y confirmar su asistencia y conjunto de habilidades.
• Gestionar cualquier posible conflicto de intereses que los jueces individuales puedan tener con los equipos en el evento.
• Capacite a los jueces antes del evento o en el evento para asegurarse de que los voluntarios entiendan el proceso de evaluación y cómo realizar las tareas que se les asignan.
• Elaborar un cronograma de evaluación basado en el número de equipos inscritos y la agenda del evento.
• Formular un proceso claro sobre cómo se recopilarán y juzgarán los cuadernos de ingeniería.
• Confirme con el Socio del Evento que el personal de evaluación tendrá todos los materiales y documentos de evaluación apropiados y actuales, incluidas las listas de equipos y las hojas de partidas del operador del Gerente de Torneo del evento. Estos documentos no se pueden modificar ni reemplazar con versiones no oficiales.

Juez

• Revise el video del juego y la descripción del juego para comprender los fundamentos del juego que jugarán los equipos.
• Comunicar cualquier posible conflicto de intereses con los equipos en el evento con el Juez Asesor.
• Familiarícese con los materiales de evaluación actuales, incluida la documentación oficial de evaluación, las rúbricas y las descripciones de los premios. Estos documentos no se pueden modificar ni reemplazar con versiones no oficiales.
• Completar el Curso de & Certificación de Juez Asesor / Juez (muy recomendable pero no obligatorio). Nota: Las excepciones a este requisito deben ser raras y requieren la aprobación del RSM de la Fundación Rec.

Día del evento – Tareas por rol

Socio del evento

• Asegúrese de que el personal de jueces tenga todos los materiales necesarios y acceso a la sala de jueces segura.
• Comunicar cualquier cambio de horario al Juez Asesor.
• Los Socios del Evento no pueden recomendar ni asignar Premios de Jueces a ningún equipo ni participar en las deliberaciones de los premios. Los EP pueden recomendar o asignar premios otorgados a individuos, como el Premio al Voluntario del Año.
• El Socio del Evento debe supervisar la entrada de premios en el Gerente del Torneo para hacer una verificación final para asegurarse de que ningún equipo reciba más de un Premio del Juez. Si a un equipo se le asignaron varios Premios de Jueces, el Socio del Evento debe consultar con el Asesor de Jueces para rectificar la situación.

Juez Asesor

• Revise el proceso de evaluación con los jueces antes del inicio del evento y responda cualquier pregunta que puedan tener.
• Recibir los cuadernos de ingeniería enviados.
• Asegúrese de que los jueces inicien sesión en la hoja de registro de voluntarios de jueces.
• Capacite a los jueces antes del evento o en el evento para asegurarse de que los voluntarios entiendan el proceso de evaluación y cómo realizar las tareas que se les asignan.
• Agrupe a los jueces y asigne a cada grupo un subconjunto de equipos para entrevistar, gestionando posibles conflictos de intereses. Esto se puede hacer antes del evento. Los jueces no deben ser colocados en una posición para entrevistar o deliberar para los equipos con los que tienen un conflicto.
• Asigne jueces con relaciones preexistentes entre sí, o con antecedentes similares, a diferentes grupos de jueces para que los equipos interactúen con jueces que tienen diferentes perspectivas y antecedentes.
• Gestione el tiempo y asegúrese de que los grupos de jueces mantengan el ritmo para entrevistar a todos los equipos dentro de las limitaciones de tiempo.
  Dirigir las deliberaciones para los Premios de los Jueces.
• Asegúrese de que ningún equipo gane más de un Premio del jurado.
• Recopilar notas de campo para el asesor del juez del personal del evento antes de las deliberaciones finales.
• Registre los resultados de todos los Premios de los Jueces y comunique la lista de ganadores del premio al Socio del Evento y/o al operador del Gerente del Torneo.
• Haga que el operador del Gerente de Torneo imprima los guiones de los premios que se utilizarán en la ceremonia de entrega de premios.
• Mantener la confidencialidad de las deliberaciones y discusiones de los jueces. Los equipos no deben recibir ningún comentario de los Jueces o el Asesor de Jueces, ni los Socios del Evento deben recibir información específica discutida por los Jueces, excepto para informar violaciones del Código de Conducta.
• Recopile todos los materiales de evaluación para garantizar la confidencialidad. Después del evento, estos materiales deben ser destruidos. Asegurarse de que se complete el proceso para devolver todos los cuadernos de ingeniería a los equipos, si corresponde.
  El Juez Asesor no debe participar en entrevistas como parte de un grupo de jueces a menos que haya una necesidad extrema debido a una falta imprevista de personal.

Juez

• Realizar una o más tareas dependiendo de las necesidades en el evento, incluyendo:
  • Evaluar cuadernos de ingeniería utilizando la rúbrica de cuadernos de ingeniería
  • Entrevistar a los equipos y evaluar usando la Rúbrica de entrevista de equipo
  • Observar equipos en competición
  • Entregar premios a los equipos durante la ceremonia de entrega de premios
• Comunicar al Juez Asesor cualquier posible conflicto de intereses con los equipos asistentes
• Deliberar con otros jueces bajo la dirección del juez asesor para asignar a los ganadores del premio siguiendo las pautas de la documentación oficial del juez.
• Entregue todas las notas y rúbricas de evaluación al Juez Asesor.
• Mantener la confidencialidad de las deliberaciones y discusiones de los jueces. Los equipos no deben recibir ningún comentario de los jueces, aparte del estímulo positivo y las gracias al final de su entrevista.

Ejemplo de cronograma de evento en persona

El siguiente cuadro es un ejemplo de cómo el proceso de evaluación en persona podría funcionar en paralelo con el resto del calendario de la competencia durante un evento típico de un día. Los eventos pueden funcionar con diferentes limitaciones de tiempo y, como tales, pueden no seguir esta secuencia exacta.

Si se realiza una evaluación remota, las evaluaciones del Cuaderno de Ingeniería y/o las entrevistas iniciales del equipo se completan antes del evento. Consulte la Sección 8 para obtener más detalles.

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