Ostotilauksen lähettäminen

Tässä artikkelissa kuvataan ostotilauksen (PO) vähimmäissisältö REC-säätiön maksujen koordinoimiseksi, tarjotaan tapoja lähettää ostotilaus ja kerrotaan, kuinka voit tarkistaa ostotilauksen tilan.

Pakolliset

• Toimittajan nimi: REC Foundation
• Osoite: 1519 I-30 West, Greenville, TX 75402
• Vastaanottajan nimi
• Vastaanottajan osoite (johon RECF:n tulee lähettää lasku)
• Toimitusosoite (jos eri kuin vastaanottajan osoite)
• Dollarin määrä
• Allekirjoitus (sähköinen tai kirjallinen)

Jos jokin yllä olevista kohdista puuttuu, REC Foundation Accounting lähettää sähköpostia RobotEvents-tilin haltijalle ja/tai ostotilauksen lähettäjälle, neuvoo, mitä puuttuu, ja pyytää korjaamaan ja lähettämään ostotilauksen uudelleen. REC Foundation voi hyväksyä kokonaisostotilauksia useille laskuille, mutta yllä olevat vaatimukset ovat edelleen voimassa.

Lähetystavat

Ostotilaukset voi lähettää kirjanpitoon: 

• Lataaminen tilaukseen RobotEventsissä (suositeltu tapa)
  1. Kirjaudu sisään RobotEvents.com-tilillesi.
  2. Valitse valikkorivin oikeasta reunasta "Oma tili".
  3. Valitse vasemman reunan valikosta "Omat tilaukset".
  4. Valitse tilaus tuloksena olevasta luettelosta.
  5. Vieritä tilaussivun alaosaan ja lataa kopio ostotilauksestasi Lähetä tiedosto / Valitse tiedosto -käyttöliittymän kautta.
• Lähetä sähköpostia osoitteeseen accounting@recf.org
• Faksi: 214-481-6335
• Postiposti

Käsittely

• Ostotilaukset käsitellään saapumisjärjestyksessä. Ostotilauksia sovelletaan yleensä tilauksiin 48 tunnin sisällä vastaanottamisesta.
• Kun ostotilaus on vastaanotettu ja liitetty RobotEvents-tilaukseen, kopio tallennetaan sisäiseen verkkoomme. 
• REC Foundation Accounting lähettää laskun ja kopion W-9:stä sähköpostitse RobotEvents-tilin haltijalle ja heidän RobotEvents-tilillä olevalle taloudelliselle yhteyshenkilölleen tai varsinaisessa ostotilauksessa olevaan sähköpostiosoitteeseen.

Tila

• Kun RobotEvents-tilin haltija luo tilauksen, se on "Maksamaton" -tilassa.
• Kun ostotilaus on otettu käyttöön kirjanpidolla, se muuttuu tilaukseksi "PO Processing". Se pysyy sellaisena, kunnes maksu on vastaanotettu ja maksettu, ja vaihda sitten tilaksi "Maksettu".

Parhaat käytännöt

Tilauksen ja/tai laskun numero luettavassa muodossa on hyvä olla ostotilauksessa. Tämä auttaa REC Foundationin kirjanpitoosastoa soveltamaan ostotilausta oikeaan tilaukseen tarvitsematta lähettää sähköpostia, soittaa jne. saadakseen nämä tiedot. Tämä säästää kirjanpito-osaston aikaa ja mahdollistaa ostotilausten nopeamman käsittelyn!