Valmentajat, vanhemmat, opettajat tai muut rekisteröityyn REC Foundation -tiimiin liittyvät aikuiset voivat lähettää majoituspyyntölomakkeen opiskelijan puolesta. Majoituspyyntölomake on tarkoitettu auttamaan ryhmiä ja perheitä viestimään opiskelijoidensa ainutlaatuisista tarpeista REC-säätiölle varmistaakseen, että majoitustilat järjestetään palvelemaan opiskelijaa parhaalla mahdollisella tavalla. Pyyntö ei voi olennaisesti muuttaa kilpailun luonnetta. Pyynnön lähettämisen vaiheet ja vaatimukset löytyvät tästä aiheesta REC Libraryn artikkelista.
Jos majoituspyyntö on hyväksytty, päävalmentajan on suoritettava seuraavat vaiheet hyväksymiskirjeensä mukaisesti:
- Päävalmentajan on toimitettava kopio virallisesta hyväksymiskirjeestä (saanut REC-säätiöltä) tapahtumakumppanille (EP) vähintään 2 viikkoa ennen tapahtumaa.
- Jos EP ei jostain syystä pysty tarjoamaan tarvittavaa majoitusta, EP:n on ilmoitettava asiasta kirjallisesti valmentajalle ja alueelliselle tukipäällikölle (RSM) vähintään viikko ennen tapahtumaa parhaan ratkaisun määrittämiseksi.
- Päävalmentajan on myös tuotava kopio kirjeestä tapahtumaan.
Jos tilaisuudessa esitetään suullinen tai kirjallinen majoituspyyntö, jota ei ole virallisesti hyväksytty, tai hyväksytty pyyntö tuodaan tilaisuuteen, mutta sitä ei ole välitetty EP:lle ennen tapahtumaa, EP ei ole vastuussa tai velvollinen vastaamaan pyyntöön. .
Kaikissa tapauksissa opiskelijoiden odotetaan noudattavan REC Foundation -eettisiä sääntöjä ja EP:iden odotetaan raportoivan rikkomuksista käyttämällä Code of Conduct Reporting Tools -työkalua.