Tämä tarkistuslista voi ohjata tapahtumakumppaneita luodessaan tapahtumiaan ja lisääessään niitä RobotEvents.com-sivustolle. REC-säätiön aluetukipäälliköt huomioivat nämä alueet tapahtumia arvioidessaan, ja näiden seikkojen huomioiminen nopeuttaa tapahtuman hyväksymisprosessia.
REC Foundation RobotEvents -tapahtuman hyväksynnän tarkistuslista (ulkoinen)
Muokkaa tapahtuman tietoja
- Tapahtuman nimi sisältää ohjelmatyypin (VIQRC, V5RC, VURC jne.), tapahtumatyypin ja arvosanan (vain HS, HS/MS jne.)
- Tapahtumatyypiksi valitaan Turnaus, Liiga, Taidot
- Scrimmage (jos tapahtuma on kamppailu, valitse Kyllä, muuten, Ei)
- Jos Scrimmage, varmista, että "Scrimmage" on tapahtuman otsikossa
- Huomautus: Jos Scrimmage on valittu, tuloksia ei täytetä VEX Viaan
- Luokkataso on valittu kaikki, ala-aste, yläkoulu, lukio, korkeakoulu
- Vähintään 16 joukkuetta V5RC/VIQRC:lle, 8 joukkuetta VURC:lle
- Ilmoittautumisten enimmäismäärä organisaatiota kohti
- Rekisteröityjä organisaatioita on oltava vähintään 6 -TAI - Yhdelläkään organisaatiolla ei saa olla 33% kaikista rekisteröityneistä joukkueista (ei koske kutsuja tai liigoja)
- Keskustele EP:n kanssa – Jos heillä on X joukkuetta ja haluavat kaikkien X pelaavan, on asetettava sama raja kaikille osallistuville organisaatioille
- Tapahtumamuoto valittu: Henkilökohtainen, Vain taidot, Kutsu
- Jos kutsuva, varmista, että tapahtuman otsikossa on "Kutsu".
- Skills Challenge valittu: Kyllä (Kaikkien karsintatapahtumien on tarjottava Robot Skills Challenge -otteluita)
- Valittu arviointimuoto: kaikki henkilökohtaisesti, etähaastattelut, etätekniikan muistikirjat, etämuistikirjat ja haastattelut, ei arvostelua
- Valittu kenttäohjausjärjestelmä: V5RC/VURC/VAIRC-tapahtumat valitsevat käytettävän kentänohjausjärjestelmän
- Onko tämä yksityinen/piilotettu tapahtuma?: Ei, kaikkien tapahtumien tulee olla julkisia, ellei etukäteen ole annettu lupaa
- Julkaisupäivä määräytyy tapahtuma-alueen erityisen julkaisuaikataulun perusteella
- RSM:n on muutettava näitä päivämääriä/aikoja vähintään 95 % ajasta - tarkista!
- Tapahtumat tulee olla näkyvissä vähintään 1 viikko ennen ilmoittautumisajan alkamista
- Ilmoittautumispäiväksi on asetettu vähintään 8 viikkoa ennen tapahtumaa tapahtumaalueen julkaisuaikataulun mukaisesti
Tapahtumakumppanikohtaiset lohkot
- EP on äskettäin läpäissyt Event Partner Certificationin
- EP on läpäissyt taustatarkastuksen
- EP on saattanut päätökseen Commitment to Excellence -sopimuksen
- Yhteystiedot sisältävät ensisijaisen ja toissijaisen yhteyshenkilön sekä sähköpostin, joka lähetetään rekisteröitymisen yhteydessä
- Ilmoittautumissähköpostissa tulee olla kaikki tarvittavat tiedot rekisteröityneen joukkueen valmentajaa varten
- Asiakirjat ja kuvien lataukset – tarkista ladatut kuvat varmistaaksesi, että EP noudattaa brändäysohjeita
Sisältölohkot
- Tapahtuman päivämäärät/paikka
- Missä tapahtuma järjestetään? Todellinen sijainti?
- Ovatko päivämäärät oikein?
- Jos hyväksyt liigan, varmista, että jokainen kokouspäivä on lueteltu erillisenä merkintänä (vähintään 3 päivämäärää). Liigoja ei voi luetella päivämäärinä.
- Yleistiedot sisältävät kaikki tärkeät tiedot tapahtumaan osallistuville joukkueille/valmentajille
- Huomautus Early Bird / Invitationalista - jos kutsu, kerro kuka on kutsuttu
- Tervetuloa - nämä ovat tapahtuman julkiset kasvot
- Missä pysäköinti on?
- Onko olemassa toimilupaa / onko elintarvikepolitiikkaa?
- Esityslista on valmis ja sisältää riittävästi aikaa taitoihin (tarkista taitolaskimella), karsintaotteluihin ja finaaleihin/eliminaatioihin – taitoja on tarjottava (TBD:tä ei voida hyväksyä, mutta siihen voi lisätä "Muutosten mahdollisuus")
- Taitojen avaus- ja sulkemisaikojen tulee olla selkeitä
- Taitojen on suoritettava karsintaotteluiden loppuun asti, jos pätevyys- ja taito-ottelut pelataan samanaikaisesti
- Vapaaehtoistietoihin sisältyy yhteyssähköpostiosoite tai linkki ilmoittautumislomakkeeseen. Linkistä REC Libraryn vapaaehtoisia käsittelevään artikkeliin voi olla apua.
- Hätätilanne/huono sää -politiikka on selkeä ja ytimekäs
- Hyvityskäytäntö on selkeä ja siinä kerrotaan, mitä tapahtuu EP:n peruuntuessa ja valmentajan peruuntuessa
- Jos on määräaika, lisää päivämäärä, aika, aikavyöhyke ja tiedot pyynnön tekemisestä
- Huomaa, että hyvitykset tulevat tapahtumakumppanilta, eivät REC-säätiöltä
- Sisällytä nämä tiedot sähköpostiin Teamsille -kohtaan "Yhteystiedot"
- Selkeä maksun määräaika (päivämäärä, aika, aikavyöhyke) merkitään mukautettuun maksusisältölohkoon, joka ilmoittaa, jos joukkue ei maksa tiettyyn määräaikaan mennessä (päivämäärä, aika, aikavyöhyke), se siirretään jonotuslistalle.
- Matkatietoihin kuuluvat hotelli, lentokenttä, ruokavaihtoehdot ja osoitetiedot - Valinnainen
- Webcast-tiedot sisältävät linkin webcast-lähetykseen - Valinnainen (Tämä voi olla TBD, koska linkit voidaan määrittää vasta myöhemmin)
- Arviointimuoto ilmaisee, kuinka suunnittelumuistikirjat hyväksytään ja ovatko haastattelut etä- vai henkilökohtaisesti
- "Tämä sisältö vastaa "Tapahtumatiedot" -kohdassa valittua avattavaa valikkoa
Hinnoittelu
- Tapahtuman hinnoittelu on selvä
- Maksuaika päättyy
Tapahtumakumppanin maksuosoite
- Tapahtumakumppanin maksuosoite on täytetty
Palkinnot
- Seuraavat palkinnot vaihtelevat tapahtumatyypin mukaan:
- ** Erinomaisuuspalkinto
- Ryhmätyön/turnauksen mestarit
- ** Design Award
- Robottitaitojen mestari
- **Innovate Award (uusi tällä kaudella)
- Think Award
- Amaze-palkinto
- Rakennuspalkinto
- Luo palkinto
- **Tuomarien palkinto
- Urheilullinen palkinto
** Pakollinen palkinto, jos arvostelee tapahtumassa
Tapahtuman ylläpitäjät
- Vähintään 1 henkilö tulee olla luettelossa (enintään 3)
Tuomarin neuvonantaja
- Täytä vähintään 3 viikkoa ennen tapahtumaa
Päätuomari
- Täytä vähintään 3 viikkoa ennen tapahtumaa