Yleiskatsaus
Kun tapahtumasi on hyväksytty, käytettävissäsi on useita RobotEvents.com-sivuston ominaisuuksia, jotka auttavat sinua kommunikoimaan joukkueiden kanssa, tilaamaan kilpailutuotteita, tarkastelemaan tapahtuman ilmoittautumismaksuja ja hallitsemaan tapahtumaasi rekisteröityjen joukkueiden luetteloa.
EP Dashboard
EP Dashboard on keskeinen paikka, jossa voit hallita lähettämiäsi tapahtumia, tarkastella EP-alennuksiasi ja EP-sekkejäsi. EP Dashboardiin pääsee Robot Events -sovelluksen Admin-linkin kautta.
Tapahtumasi löytäminen
EP-hallintapaneelin yläosassa on luettelo lähettämistäsi tapahtumista. Tämä on nopea ja helppo tapa tarkastella tapahtuman nimeä, päivämäärää, joukkueen rekisteröintitilaa ja jonotuslistalla olevien joukkueiden määrää. Toiminnot-alueella voit hallita tapahtumaasi valitsemalla Muokkaa tai esikatsella tapahtumatietoja valitsemalla Näytä.
Kuluvan kauden tapahtumat näkyvät EP Dashboardissa viikon ajan tapahtumapäivän jälkeen. Tämän ajan jälkeen voit tarkastella menneitä tapahtumia käyttämällä Tapahtumat-valikon hakusuodattimia.
EP-alennukset
Alueellinen tukipäällikkösi (RSM) keskustelee siitä, mitkä alennukset ovat saatavilla ohjelmatyypille joka kausi ja milloin ne tulevat saataville. RSM antaa EP-alennukset tapahtuman ensisijaiselle ylläpitäjälle, kun tapahtuma on hyväksytty kuluvalle kaudelle. Alennetut tuotteet luetellaan EP Dashboardissa ja ne voidaan lisätä suoraan ostoskoriin. EP-alennusprosessi voi olla erilainen Yhdysvaltojen ulkopuolella sijaitseville Alennukset näkyvät kassaprosessin viimeisessä vaiheessa. Jos et näe käytettyjä alennuksia, ota yhteyttä RSM:ään ennen viimeisen kassavaiheen suorittamista.
Huomautus: EP-alennukset on tarkoitettu käytettäväksi tapahtumasi järjestämiseen tarvittaviin laitteisiin, eikä niitä tule jakaa muiden organisaatioiden kanssa.
EP-tarkastukset
Kun joukkueet maksavat tapahtuman rekisteröintimaksunsa RobotEvents.com-sivustolla, REC-säätiö yhdistää nämä varat kuukausittain ja jakaa shekin EP:lle. Sekki sisältää edellisen kuukauden aikana saadut varat vähennettynä 5 dollarin robottitapahtuman käsittelymaksulla joukkuetta kohti.
Esimerkki:
- Tammikuussa maksettiin viisi joukkuetapahtuman ilmoittautumismaksua ja tapahtuman ilmoittautumismaksu oli $55 per joukkue. EP:lle lähetettäisiin yksi sekki helmikuussa, yhteensä 250 dollaria.
- Joukkueen ilmoittautumismaksut: (5) x 55 dollaria = 275 dollaria
- Robottitapahtumien käsittelymaksu: (5) x 5 dollaria = 25 dollaria
- Nettomäärä: $275 – $25 = $250
Jaetut shekit ovat nähtävissä EP Dashboardin alaosassa. Jokainen jaettu sekki sisältää maksunsaajan nimen, sekin kokonaissumman, tapahtumakoodin (koodit), tapahtuman nimen (nimet) ja kunkin tapahtuman shekissä olevat joukkuenumerot.
Hyödyllisiä vinkkejä:
- Jos sinulla on kysyttävää EP-maksuista, voit ottaa yhteyttä RSM:ään tai REC Foundationin kirjanpitoosastoon osoitteessa accounting@recf.org.
- Täsmätä sinulle ennen tapahtumaa ja sen jälkeen lähetetyt varat säännöllisesti Rekisteröityneiden tiimien luettelon maksutilatietojen kanssa.
Tapahtumakumppani Q&A
RobotEvents.comissa on integroitu EP Q&A -foorumi, johon pääsee hakuvalikon alla olevan EP Dashboardin kautta. EP:t voivat esittää kysymyksiä foorumilla ja vastata viestin säikeisiin. Myös REC-säätiön edustaja valvoo ja vastaa säännöllisesti kysymyksiin, ja hyväksytyt vastaukset on merkitty vihreällä valintamerkillä. EP:itä kannustetaan lähettämään kysymyksiä tälle foorumille ja olemaan yhteydessä muihin yhteisön EP:ihin.
Tuotteet
EP:t voivat ostaa VEX-kilpailutuotteita RobotEvents.comin kautta EP-hallintapaneelissaan. Näitä tuotteita ovat kentät, kenttäelektroniikka, palkinnot ja & päivämääräkilvet. Jos tuotteisiin liittyy EP-alennus kuluvalle kaudelle, kyseiset tuotteet on ostettava RobotEvent.com-sivuston kautta saadaksesi alennukset (USA EP:t).
Rekisteröityneet joukkueet
Kun tapahtumasi on avattu joukkueen rekisteröinnille, voit tarkastella Rekisteröityneiden joukkueiden luetteloa tapahtumakapasiteetin ja joukkueen maksutilanteen seuraamiseksi. Rekisteröityjen joukkueiden luetteloon pääsee kahdella tavalla.
- Valitse EP Dashboardistasi rekisteröityneiden joukkueiden määrä, joka näkyy sinisenä numerona suhteessa tapahtuman kapasiteettiin.
- Valitse tapahtumasi järjestelmänvalvojanäkymässä oikeanpuoleisesta valikosta rekisteröityä joukkuetta.
Jos haluat tarkastella rekisteröityjen joukkueiden tietoja, mukaan lukien yhteystiedot, valitse "Lataa rekisteröityjen joukkueiden raportti".
Joukkueen maksun tila
Jokaisen rekisteröityneen joukkueen maksun tila löytyy Rekisteröidyt joukkueet -luettelon Paid Status -sarakkeesta. Maksun tilaluokat ovat seuraavat:
| Maksettu vvvv/kk/pp | EP voi odottaa saavansa tämän maksun (vähennettynä 5 dollarin maksulla) seuraavan kuukausittaisen laskutusjakson aikana. |
| Maksamaton (odottaa) | EP:n on muistutettava joukkuetta lähettämään ostotilaus, maksamaan luottokortilla tai maksamaan turnaus suoraan. |
|
PO käsittely |
Tässä tapauksessa ostotilaus on lähetetty, mutta RECF ei ole vastaanottanut maksua. EP:n on ehkä muistutettava ryhmää ottamaan yhteyttä taloudelliseen yhteyshenkilöön sekin lähettämiseksi. |
|
Maksettu **** vvvv/kk/pp |
EP voi merkitä maksetuiksi omat tiiminsä sekä paikan päällä maksavat tiimit tai kun ovat tehneet sopimuksen lainaamalla kenttiä, tarjoamalla vapaaehtoisia jne. |
Organisaatiosi ulkopuoliset palkattomat tiimit
Jos huomaat tiimejä, joiden tila on Maksamaton (odottaa), on suositeltavaa ottaa heihin yhteyttä selvittääksesi, milloin he suorittavat maksuprosessin loppuun. Tapahtuman ilmoittautumismaksu maksetaan ilmoittautumisen yhteydessä, ja se tulee maksaa ensimmäisen uloskirjautumisen yhteydessä. Jos sinulla on ongelmia tapahtumarekisteröintiä suorittavan tiimin kanssa, ota yhteyttä RSM:ään. Joissakin tapauksissa RSM voi ehdottaa maksun määräaikakäytäntöjä alueellasi.
Joukkueet, joilla on maksuton (odottaa) tila tapahtumapäivänä, saavat osallistua vain EP:n harkinnan mukaan ja EP voi vaatia maksun paikan päällä. Jotkut EP:t poistavat maksamattomat tiimit tiettynä päivänä ja korvaavat ne joukkueilla jonotuslistalta. Tämä prosessi tulee mainita tapahtumasi Yleiset tiedot -välilehdessä ja sisällyttää tiimeille rekisteröitymisen jälkeen lähetettävään automaattiseen sähköpostiin.
Muista, että jotkut tiimit ovat osa kouluja tai muita organisaatioita, joiden maksujen suorittaminen saattaa viivästyä. Pyydämme, että EP:t käyttävät omaa harkintaan ja ottavat huomioon kaikki olosuhteet, kun ne päättävät, sallitaanko palkaton kilpailu. Varhainen ja usein kommunikointi ryhmien kanssa on avainasemassa varmistaaksesi, että väärinkäsityksiä ei synny.
Jos EP sallii palkattoman joukkueen kilpailla tapahtumassa, RSM tai RECF eivät ole vastuussa maksun hakemisesta EP:n puolesta.
Organisaatiosi tiimit
EP:t voivat rekisteröidä omia joukkueitaan ja luopua rekisteröintimaksusta, koska varat palaavat isäntäorganisaatiolle. Kun rekisteröit joukkueita organisaatiostaan, valitse Check-out-prosessissa vaihtoehto Maksa myöhemmin. Siirry sitten rekisteröityä joukkuetta -luetteloon ja valitse soveltuville joukkueille Merkitse maksetuksi. Tämä nollaa kyseisen joukkueen tilauslaskun. Tätä menetelmää voidaan käyttää myös organisaatiosi ulkopuolisille tiimeille, kun suostut luopumaan tapahtumamaksustaan, jos he tarjoavat kenttiä tai vapaaehtoisia.
Tiimien lisääminen manuaalisesti
Useimmat joukkueet rekisteröityvät tapahtumasivun kautta, mutta tietyissä skenaarioissa EP:t voivat lisätä joukkueita tapahtumaansa manuaalisesti.
|
Skenaariot joukkueiden manuaaliseen lisäämiseen |
Skenaariot, jotka vaativat RSM:n hyväksynnän |
|
|
Voit lisätä joukkueen manuaalisesti siirtymällä rekisteröityä joukkuetta -luetteloosi ja valitsemalla vihreä +Lisää joukkue -painike. Kun lisäät joukkueen manuaalisesti, sinun on syötettävä joukkueen numero tarkasti, mukaan lukien perusnumero ja kirjainliite. Tapahtumakumppani voi lisätä joukkueen tapahtumaan Early Birdin aikana vain, jos hän on kyseisen joukkueen päävalmentaja.
Odotuslista
Joukkueet voivat lisätä itsensä tapahtuman jonotuslistalle, kun tapahtuman ilmoittautumisaika on avoinna tapahtuman Odotuslista-välilehdellä. Joukkueet voivat päättää lisätä itsensä tapahtuman jonotuslistalle useista syistä, kuten:
- Tapahtuman kapasiteetti on saavutettu
- He eivät ole oikeutettuja rekisteröitymään Early Bird -rekisteröinnin aikana
- He ovat kiinnostuneita osallistumaan vain kutsuvaan tapahtumaan tai liigaan
- Tapahtuma vaatii pätevyyden
Joukkueita ei lisätään automaattisesti tapahtumaan jonotuslistalta kaikissa olosuhteissa. Sen sijaan EP voi tarvittaessa kutsua ryhmiä tapahtumaan jonotuslistalta. Tiimien kutsuminen jonotuslistalta on EP:n harkinnassa, jos muita käytäntöjä ei rikota. Jos et ole varma siitä, mitkä joukkueet kutsua jonotuslistalta, voit ottaa yhteyttä RSM:ään. Päätettäessä, keitä jonotuslistalta lisätään, joukkueet on lajiteltava ja asetettava etusijalle 1) niiden tapahtumien lukumäärän mukaan, joihin he ovat rekisteröityneet (pienimmäisestä suurimpaan) ja 2) päivämäärän mukaan, jolloin joukkue lisättiin jonotuslistalle. Tämä tehdään yhteistyössä RSM:n kanssa. EP voi käyttää jonotuslistaa ja hallita sitä tapahtuman järjestelmänvalvojanäkymästä oikeanpuoleisessa valikossa.
Paras käytäntö: Jos EP haluaa lisätä joukkueen tapahtumaan jonotuslistalta, EP:n tulee ottaa ensin yhteyttä joukkueen päävalmentajaan ja varmistaa, että he voivat osallistua. Tämä estää EP:tä lähettämästä tapahtumakutsuja, joita ei ehkä hyväksytä.
Hyödyllinen vinkki: Jos tapahtumassa on Early Bird -rekisteröinti ja joukkueet lisäävät itsensä jonotuslistalle tänä aikana, niitä ei lisätä automaattisesti tapahtumaan, kun normaali rekisteröinti alkaa. Joukkueiden on palattava tapahtumasivulle ja suoritettava tapahtuman rekisteröintiprosessi, jos tapahtumakapasiteettia ei ole saavutettu.
Suostumus/osallistujan vapautuslomakkeet
Kaikkien joukkueen osallistujien (pelaajien, valmentajien ja mentorien) on täytettävä osallistujan vapautuslomake (tunnetaan myös nimellä suostumuslomake) verkossa ennen tapahtumaa. Kun lomake täytetään verkossa, sitä sovelletaan automaattisesti jokaiseen viralliseen REC Foundation -tapahtumaan, johon joukkue ilmoittautuu kuluvan kauden aikana.
Lisätietoja osallistujien vapautuslomakkeista on saatavilla tässä artikkelissa. Linkit REC Foundation Participation Release -lomakkeisiin ovat saatavilla täältä.
Täytetyt osallistujavapautuslomakkeet tapahtumaasi osallistuville tiimin jäsenille voidaan tarkistaa tapahtuman järjestelmänvalvojan näkymästä oikeanpuoleisesta valikosta. Ladattava CSV-tiedosto, jossa on luettelo täytetyistä suostumuslomakkeista, on saatavilla tältä suostumuslomakkeita -tapahtumasivulta.
Päivitetään tapahtumatietoja
Joskus voi olla tarpeen tehdä muutoksia tapahtuman julkaisuun, kuten hienosäätää esityslistaa tai lisätä palkintoja. Tämä on helppo tehdä yksinkertaisesti muokkaamalla tapahtumaasi. Kun tapahtumasi on hyväksytty, voit silti tehdä päivityksiä ja lisätä lisätietoja, mutta muista ilmoittaa kaikista muutoksista rekisteröityneille joukkueille ja RSM:llesi. Kun tapahtuma on hyväksytty ja lähetetty, vain RSM voi muuttaa seuraavia kohteita:
- Kapasiteetin lisäys yli 20 %
- Rekisteröinnin avaus-, sulkemis- ja julkaisupäivät
- Pätevyyspalkinnot
Ilmoittautuneiden joukkueiden lähettäminen sähköpostitse
Kun tiimi rekisteröityy tapahtumaasi, he saavat automaattisen sähköpostin, jonka loit kohdassa Yhteystiedot → Tapahtuman rekisteröintisähköpostiteksti. Tapahtuman päivämäärän lähestyessä on hyvä käytäntö lähettää tiimeille sähköpostitse tarkkoja tietoja tapahtumasta, mukaan lukien kampuskartta, pysäköintiohjeet, tapahtuman aikataulu, lounasvaihtoehdot ja luettelo vapaaehtoisista avoimista työpaikoista, jotka sinun on täytettävä.
Joitakin yleisiä viestintäkohteita ovat:
- Pyytää tiimeiltä apua vapaaehtoisten tai varusteiden tarjoamisessa tapahtumaasi.
- Ruoan ennakkotilauspyyntö ja tiimitiedot (kuten ihmisten lukumäärä, jonka kukin tiimi odottaa tuovansa, mikä auttaa arvioimaan, kuinka monta toimilupatarviketta tarvitaan).
- Tietoja ryhmille, kuten esityslista ja myönnytysvalikko.
- Ohjeet pysäköintialueille ja pysäköintisäännöt tai -säännöt.
- Pyytää, että palkattomat tiimit koordinoivat maksunsa.
- Sään liittyvät viivästykset tai peruutukset.
- Ystävällinen muistutus käytännesäännöistä ja opiskelijakeskeisestä käytännöstä.
- Ystävällinen muistutus "Ovet auki" -ajasta & kaikista paikkakohtaisista käytännöistä.
Päästäksesi joukkueiden yhteystietoihin, valitse rekisteröityä joukkuetta. Valitse Näytä kaikki merkinnätja napsauta sitten Lataa rekisteröintiraportti CSV-tiedostona -linkkiä. Primary Coach -sähköpostiosoitteet ovat saatavilla tuloksena olevasta laskentataulukosta. Kun lähetät sähköpostia tiimeille, käytä sähköpostisovelluksesi BCC (Blind Carbon Copy) -toimintoa. BCC:n avulla voit lähettää viestin useille ihmisille paljastamatta yhteystietoluetteloa muille ja suojaa vastaanottajien yksityisyyttä. Kun yhteyshenkilö vastaa sähköpostiisi, vain sinä näet kyseisen sähköpostin. Tämä auttaa estämään sähköpostiketjuja, joissa ihmiset "vastaavat kaikille" valikoivan viestinnän sijaan.
Tiimien yhteystietoja odotetaan käytettävän vain välttämättömään kommunikointiin tapahtumaasi varten. Näitä tietoja ei saa jakaa muiden kanssa tai käyttää mihinkään muuhun tarkoitukseen.
Digitaaliset suunnittelumuistikirjat
Tapahtumakumppani voi halutessaan pyytää tiimejä lähettämään digitaaliset kopiot muistikirjoistaan. Jokaisen joukkueen tulee ladata ja lähettää jaettava linkki RobotEventsiin käyttämällä joukkueen ensisijaista valmentajatiliä. Tapahtumakumppanit voivat ladata linkin kaikista lähetetyistä muistikirjoista valitsemalla "Rekisteröityneet tiimit" ja käyttämällä näytön yläreunassa olevaa "Lataa digitaalisten suunnittelumuistikirjojen linkkien raportti CSV-tiedostona" -raporttia.