Tapahtuman budjetti

Yleiskatsaus

Hyvin suunnitellun budjetin tulee olla tapahtumasuunnittelun perusta. Alueen sisäisillä tapahtumilla on yleensä samanlaiset hinnat, mutta jokaisen yksittäisen tapahtuman rekisteröintimaksun tulee heijastaa tietyn tapahtuman todellisia kustannuksia. Budjetti ylläpitää ja seuraa tapahtuman taloudellista tilaa ja voi auttaa toimimaan tarkistuslistana tehtävistä, jotka on delegoitava muille.

Budjettisi tavoitteena tulisi olla kattaa kaikki tapahtumasi ennakoidut kulut, mukaan lukien jotkin odottamattomia kuluja varten varatut tulot. Ansaitut lisätulot voivat mennä robotiikkaohjelman tai tulevien tapahtumien tukemiseen.

Tapahtumabudjetti voidaan jakaa useisiin luokkiin delegoinnin ja seurannan helpottamiseksi. Monet EP:t alkavat suunnitteluryhmän muodostamisella. Tämä tiimi voi olla muuta organisaation henkilökuntaa tai keskeisiä vapaaehtoisia, jotka ovat valmiita ottamaan organisaation rooleja koordinoidakseen paremmin tapahtuman eri puolia.

Esimerkki kategoriasta, joka tulisi delegoida, on tapahtuman toimilupaosaston järjestäminen. Toimilupaosastot ovat usein suurin tulonlähde tapahtuman tukemiseen ja niihin liittyy useita materiaali- ja henkilöstöasioita, jotka on järjestettävä menestyäkseen. Sellaisenaan on suositeltavaa, että tämä projekti delegoidaan jollekin, jolla on kokemusta, kuten vanhempainryhmälle tai koulukerholle, joka voi huolehtia kaikista yksityiskohdista pitäen samalla EP:n ajan tasalla.

VEX V5 Robotics -kilpailut on yleensä tarkoitettu opettaviksi ja laajalle yleisölle saavutettaviksi ilman pääsymaksua katsojilta. Monet tapahtumat toimivat sponsorointimallilla tai varainhankinnan lähestymistavalla, jossa maksuja kerätään sponsoroinnin tai lahjoitusten kaltaisten kanavien kautta suorien osallistumismaksujen sijaan.

Tapahtuman budjettikulut

Paikkakohtaiset tuotteet

• Onko vuokra- tai tilojen maksuja?
• Tarvitaanko säilöönotto- tai turvapalveluita?
• Peritäänkö tapahtumavakuutuksesta kuluja?
• Vaatiiko tämä paikka lattiasuojaimia tai -päällysteitä, ja onko siitä kustannuksia?
• Onko paikalla sopivat pöydät ja tuolit, vai pitääkö ne vuokrata?
• Kaikkien tapahtumien on oltava ADA-yhteensopivia tai paikallisia osallistumislakeja. Tuleeko tapahtumasta lisäkustannuksia tämän eritelmän täyttämisestä?

Peleihin liittyvät laitteet

• Onko organisaatiolla käytettävissään tarvittavat pelivälineet, kuten kentät ja elementit?
• Tarvittavan elektroniikan kustannukset? Näitä ovat tietokoneet, tabletit, projektorit, reitittimet, kaapelit, näytöt, tulostimet, jatkojohdot jne.
• Varmista, että järjestät kaikki palkinnot, joita tarvitset palkintoja varten, joita aiot tarjota. VEXin lisäpalkinnot ja lautaset ovat valinnaisia. Trophyt voidaan myös valmistaa tai ostaa paikallisesti.

Toimistotarvikkeet

• Paperia ja väriainetta tulostimeen.
• Leikepöydät, mustekynät, korostusmerkit ja yleiset toimistotarvikkeet. Tuomarit, lähtöselvitykset, tarkastukset ja erotuomarit saattoivat kaikki käyttää kynää. Tuomarit ja check-in voivat käyttää korostusmerkkejä. Erotuomarit ja tuomarit saattavat tarvita myös leikepöydät.
• Painiteippi, kirkas teippi ja kyltti-/julistemateriaalit.
• Post-it-muistiinpanoja, paperia ja muistivihkoja arvosteluprosessia varten.

Vapaaehtoistarvikkeet

• Erotuomarin paidat.
• Vapaaehtoispaidat (valinnainen). Monet tapahtumat tarjoavat paitoja vapaaehtoistyöntekijöilleen. Tämä auttaa tunnistamaan vapaaehtoisesi tapahtuman aikana, ja sitä arvostetaan päivän muistona. Tapahtumasponsorit voidaan tunnistaa osaksi paidan suunnittelua.
• Välipaloja, juomia ja lounasta vapaaehtoisille. Vapaaehtoisten ruokkiminen tekee heistä paljon todennäköisemmin vapaaehtoistyötä uudelleen.

Toimilupatarvikkeet

• Delegoi kiinnostuneelle vapaaehtoiselle tai vanhempainryhmälle.
• Toimilupaosaston pitäminen antaa osallistujille mahdollisuuden saada ruokaa ja juomaa, ja se tarjoaa mahdollisuuden saada takaisin vapaaehtoisruoan kustannukset sekä ansaita varoja tapahtuman muiden osien tukemiseen.

RobotEvents.comin käsittelymaksu

• Jokainen organisaatiosi ulkopuolinen joukkue, joka rekisteröityy tapahtumaan, perii 5 dollarin maksun, joka kattaa RobotEvents.com-järjestelmän ylläpitokustannukset.
• Ilmaiset kamppailut ja työpajat voidaan vapauttaa 5 dollarin RobotEvents.com-maksusta.

Tapahtuman budjetin tulot

Tapahtuman ilmoittautumismaksu

• Tarkista alueesi tyypilliset tapahtumamaksut yhteistyössä alueellisen tukipäällikön (RSM) kanssa.
• Tapahtuman rekisteröintimaksujen pitäisi kattaa tapahtuman kulut ja ne voivat tarjota lisätukea robotiikkaohjelmallesi.

myönnytyksiä

• Toimilupamyynti voi tarjota hyvän tulonlähteen ja olla kätevä resurssi joukkueille tapahtuman aikana.
• Delegoi opiskelija- tai vanhempien ryhmään.
• Lounaiden ennakkotilaus on loistava vaihtoehto tapahtumaan, kun ruokavaihtoehdot ovat rajalliset. Jotkut yritykset antavat sinulle alennuksen irtotavaratilauksista, mutta ne saattavat tarvita ennakkoilmoituksen ja yleiskäsityksen siitä, kuinka monta pizzaa tai voileipää valmistetaan. Tämä tilaus voidaan tehdä jopa ennen tapahtumaa lähettämällä sähköpostia tiimin neuvonantajille.

Sponsorit

• Monet EP:t ottavat yhteyttä paikallisiin yrityksiin, kuten autoliikkeisiin, luottoyhtiöihin, kylttitulostimiin ja t-paitamyyjiin saadakseen tukea tapahtumiinsa. Siellä on paljon mahdollisuuksia molempia osapuolia hyödyttävään yhteisön osallistumiseen.
• Jotkut tapahtumat voivat tunnistaa sponsorinsa bannereilla ja kylteillä, nimetä kentät pääsponsoreiden mukaan, laittaa logoja vapaaehtoisten t-paitoihin ja kutsua sponsoriyritysten edustajia jakamaan palkintoja, toimimaan vapaaehtoisina tai sanomaan muutaman huomautuksen avajaisissa tai päätösseremoniat. Tukilähteiden tunnistaminen yhteisössäsi auttaa sinua ylläpitämään ja rakentamaan tukea tulevaisuudessa.

Hyödyllisiä vinkkejä

• RSM voi tarjota esimerkin budjettilaskentataulukosta, joka auttaa arvioimaan tapahtumakuluja ja tuloja.
• Jos jaat palkintoja enemmän kuin mitä EP Trophy Pack sisältää, harkitse mukautettujen pokaalien valmistamista tai todistusten tulostamista Tournament Managerin avulla (löytyy raporttien alta).
• Luo vanhempien varainhankintatiimi tutkimaan lisärahoitusresursseja.