Tapahtumakumppaniksi ryhtyminen

Johdanto

Tapahtumakumppanit (EPs) ovat REC Foundationin kilpailuohjelmien ydin, ja olemme erittäin kiitollisia kiinnostuksestasi tulla kiinteäksi osaksi yhteisöämme. EP:n intohimo ja osallistuminen kasvattavat ja ylläpitävät tapahtumia ja monissa tapauksissa kasvattavat ja ylläpitävät tiimejä itseään.

REC Foundation on voittoa tavoittelematon organisaatio, joka tekee yhteistyötä VEX:n ja EP:n kanssa tukeakseen robotiikkatapahtumia ja -aloitteita, joiden tarkoituksena on innostaa ja motivoida opiskelijoita menestymään STEM-koulutuksessa. Jokaisella tämän kumppanuuden yksiköllä on tärkeä rooli hauskojen ja positiivisten oppimiskokemusten tarjoamisessa robotiikkatapahtumien kautta.

Tapahtumakumppanin rooli

EP toimii suunnitteluryhmän koordinaattorina, joka järjestää VEX IQ Robotics Competition (VIQRC), VEX Robotics Competition (VRC), VEX U- tai VAIRC-turnauksia, liigoja, scrimmages ja/tai työpajoja. EP on johtaja, joka toimii yhteyshenkilönä REC-säätiön ja tapahtumaa järjestävän suunnitteluryhmän välillä. Keskeisiä tehtäviä ovat päivämäärän ja paikan valinta, budjetin kehittäminen, vapaaehtoisten rekrytointi ja johtaminen, vapaaehtoisten koulutus, tiimiviestintä, tapahtuman toteutus, tapahtuman tulosten lataaminen ja seuranta. EP:n tulee olla aikuinen (18+), joka ei tällä hetkellä kuulu VEX Robotics -tiimiin VRC-ohjelmassa. Johtajana EP:n odotetaan toimivan esimerkkinä REC-säätiön toimintaohjeista tapahtumien suunnittelussa ja järjestämisessä. EP:t voivat toimia esimerkkinä kaikille opiskelijoille ja mentoreille.

REC-säätiön tukirooli

Event Engagement Managers (EEM), Team Engagement Managers (TEM) ja Regional Support Managers (RSM) ovat REC Foundationin henkilökuntaa, joka tukee VEX Robotics Events -tapahtumia ja VEX-tiimejä tietyllä alueella. EEM:t ja RSM:t tekevät yhteistyötä alueensa EP:iden kanssa suunnitellakseen kauden tapahtumaaikataulua ja kouluttaakseen uusia EP:itä. Jokaisen alueen EEM-, TEM- ja RSM:t löytyvät osoitteesta RobotEvents.com/support. Joillakin alueilla on myös tapahtumatukiasiantuntijoita (ESS), jotka ovat REC-säätiön henkilökuntaa ja tarjoavat tukea tapahtumapäiville EEM:n tai RSM:n ohjauksessa.

EP:nä voit odottaa seuraavaa tukea REC-säätiöltä ja EEM/RSM:ltäsi robotiikkatapahtuman suunnittelu- ja isännöintiprosessissa:

Tarjoa koulutus- ja tapahtumasuunnitteluresursseja.
Toimita tapahtumien järjestämiseen tarvittavat asiakirjat. Näitä ovat muun muassa pelioppaat, erotuomariopas, tuomariopas, EP-opas ja kelpoisuusehdot. Nämä ja muut asiakirjat ovat haettavissa REC Foundation Knowledge Base -tietokannasta.
Kerro prosessista, jolla pääset EP:ksi ja otat RobotEvents.com -tilisi käyttöön EP-roolin avulla.
Tarkista ja hyväksy tapahtumat, jotka on julkaistu sivustolla RobotEvents.com.
Kerro tapahtumien kelpoisuuskriteerit ja kuinka tämä prosessi koskee tapahtumaasi.
Järjestä säännölliset sisäänkirjautumiset ennen tapahtumaa valmiuden varmistamiseksi ja seuranta tapahtuman jälkeen ladattujen tulosten tarkistamiseksi ja palautteen saamiseksi.
Tietyissä tapauksissa tarjoa henkilökohtainen tapahtumapäivätukea (EEM/RSM tai ESS). Jos henkilökohtaista tukea ei ole saatavilla, EEM/RSM on saatavilla puhelimitse.
Apua tapahtuman hallinnassa osoitteessa RobotEvents.com ennen tapahtumapäivää ja sen jälkeen.

Jos olet kiinnostunut EP:ksi ryhtymisestä, suorita nämä vaiheet:

Ota yhteyttä Event Engagement Manageriin (EEM) tai Regional Support Manageriin (RSM). EEM/RSM selittää vaatimukset, näyttää käytettävissäsi olevat resurssit ja yhdistää sinut muiden EP:iden yhteisöön.
Pyydä EP-tilin käyttöoikeuksia osoitteessa RobotEvents.com. Luo tili osoitteessa RobotEvents.com (jos sinulla ei vielä ole tiliä) ja anna EEM/RSM käyttäjätunnuksesi kanssa. Näin EEM/RSM voi päivittää tilisi tilaksi "Event Partner", jotta voit luoda ja hallita tapahtumia sekä saada tulevia EP-viestintää ja tarjouksia.
Täytä REC Foundation EP -sertifikaatti. The Event Partner Certification Course on online-koulutustyökalu EP:iden valmistelemiseksi VIQRC-, VRC-, VAIRC- ja VEX U -tapahtumien isännöintiin. Sertifiointi on ilmainen resurssi uusille ja kokeneille EP:ille.
Julkaise tapahtumasi RobotEvents.com-sivustolla. Työskentele EEM/RSM:n kanssa lähettääksesi tapahtumasi RobotEvents.comiin. Lisätietoja tapahtuman julkaisemisesta on artikkelissa Tapahtuman julkaiseminen RobotEvents.comissa.
Suorita taustan tarkistus RobotEvents.comissa. REC-säätiön etusijalla on sen vapaaehtoisten, henkilökunnan, opiskelijoiden ja koko yhteisön turvallisuus. Opiskelijoiden edun ja kaikkien REC-säätiön tapahtumiin osallistuvien turvallisuuden vuoksi kaikkien Yhdysvaltojen EP:iden on läpäistävä rikollinen taustatarkastus, joka on Fair Credit Reporting Act (FCRA) -lain mukainen. Taustatarkistukset suoritetaan osana tapahtumasi julkaisemista RobotEvents.comissa, ja ne ovat voimassa kolme vuotta. Napsauta tätä saadaksesi täydelliset ohjeet taustatarkistukseen. Lisätietoja taustan tarkistusprosessista on saatavilla EP:n taustatarkistuksen UKK -artikkelissa.
Hanki EP-kokemus. On erittäin suositeltavaa, että EP:t osallistuvat tapahtumaan ja osallistuvat siihen vapaaehtoisesti saadakseen lisätietoja tapahtuman suunnittelu- ja toteutusprosessista ennen oman tapahtumansa johtamista. EEM/RSM voi ehdottaa alueesi tapahtumia, joihin osallistua, ja yhdistää sinut kokeneeseen EP:hen.

Ensimmäiset huomioitavat tekijät

EP-matkasi alkaa päätöksestä isännöidä tapahtumaa. Tätä päätöstä tehtäessä on otettava huomioon monia tekijöitä, mukaan lukien seuraavat:

Onko tapahtumalle tarvetta? Tämän pitäisi alkaa keskustelulla tapahtuma-alueen EEM/RSM:n kanssa. He voivat suositella, millaisia tapahtumia tarvitaan ja milloin tapahtuma voi olla parasta isännöidä, jotta joukkueille olisi parhaat mahdollisuudet.
Onko sinulla resursseja muilta ohjelmaasi liittyviltä ihmisiltä? Et voi tehdä tätä yksin! Tapahtuman järjestäminen vaatii vapaaehtoista tukea tapahtuman suunnitteluprosessin aikana ja tapahtumapäivänä. Harkitse vapaaehtois- ja rahoitusresurssien tunnistamista organisaatioltasi, yhteisöltäsi ja tiimisi vanhemmilta.
Onko sinulla pääsy laitteistoon tapahtuman tukemiseksi? Laitteiden perusluettelo käydään läpi tapahtumapaikan valinta ja suunnittelu -artikkelissa, ja EEM/RSM tarkistaa laitteiden tarpeet kanssasi. Yksi ensimmäisistä suunnitteluprosessin tehtävistä on varmistaa, että organisaatiollasi on pääsy tarvittaviin laitteisiin, koska se voi määrittää tapahtumakapasiteetin, paikan ja budjetin.
Onko sinulla vapaata paikkaa? Tapahtumia voidaan järjestää erilaisissa tilatyypeissä, mutta yleisin on koulun kuntosali tai yhteistila. Koska monet tapahtumapaikat ovat useiden organisaatioiden käytössä, on suositeltavaa varata paikka ennen tapahtuman julkaisemista RobotEvents.comissa. On erittäin suositeltavaa varata paikka myös tapahtumaa edeltävänä päivänä tai iltana järjestelyjä varten. Varmista, että tapahtumapaikka on käytettävissä vähintään 4-6 tuntia tapahtumaa edeltävänä päivänä asennus- ja varustetarkastuksia varten.
Onko sinulla aikaa osallistua tähän projektiin? Tapahtumat ovat loistava tapa tukea organisaatiosi robotiikkaohjelmaa ja tarjota hauska tilaisuus opiskelijoille, mutta niiden suunnittelu vaatii useita kuukausia. Varmista, että organisaatiollasi on resurssit ja aika suunnitella tapahtuma asianmukaisesti. Tämä helpottaa tapahtumahenkilökunnan kokemusta ja tarjoaa laadukkaan kokemuksen joukkueille.

Sitoutuminen tapahtumien erinomaisuuteen

REC Foundation Commitment to Event Excellence (CEE) tarkoituksena on viestiä kumppanuudesta ja odotuksista REC-säätiön ja EP:n välillä. Lopullisena tavoitteena on tarjota tiimeille laadukkaita ja yhtenäisiä kilpailukokemuksia ohjelmissamme. Tämä sopimus on REC-säätiön, tapahtuma-aluetta tukevan EEM/RSM:n ja tapahtuman RobotEvents.comissajulkaisevan EP:n välillä.

Tapahtuman julkaisuprosessin aikana on pakollinen osio, joka on tarkistettava ja hyväksyttävä CEE ennen kuin tapahtuma voidaan hyväksyä. Jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita CEE:nsisältämistä -odotuksista, ota yhteyttä EEM/RSM:ään.

Voit tarkastella koko tapahtuman erinomaisuutta koskevan sitoumuksen sisältöä ja odotuksia tästä artikkelista REC Libraryn EP:n viitemateriaaliosiossa.