Tuomarointiopas: Tapahtuman valmistelu ja toteutus

Yleiskatsaus

Tuomarointiin valmistautuminen on otettava huomioon tapahtumasuunnittelun alkuvaiheessa. Tapahtuman koko, jaettavien palkintojen määrä, tapahtuman ohjelma ja vapaaehtoisten rekrytointi vaikuttavat kaikki arviointiprosessiin. Tapahtumakumppanin, Judge Advisorin ja Judge-vapaaehtoisten välinen koordinointi on ratkaisevan tärkeää, jotta arvosteluprosessi toimii sujuvasti ja tehokkaasti.

Turnauksissa arvostelun tulee päättyä viimeisenä kilpailupäivänä. Liigoissa arvostelun on tapahduttava lähellä liigan finaalipäivää. Mikäli etätuomaamista käytetään, sen tulee tapahtua mahdollisimman lähellä tapahtuman viimeistä päivämäärää. Tällä varmistetaan, että tuomarien alustavissa haastatteluissa arvioimat joukkueet ja robotit ovat mahdollisimman lähellä sitä, mitä tuomarit tuodaan kilpailuun ja joita tuomarit tarkkailevat henkilökohtaisesti.

Ennen tapahtumaa – tehtävät roolin mukaan

Tapahtumakumppani

• Rekrytoi pätevä tuomarineuvoja ja tuomarit tapahtumaan hyvissä ajoin varmistaaksesi, että tuomareita on tarpeeksi tapahtuman tarpeisiin.
• Työskentele REC Foundation RSM:n kanssa varmistaaksesi, että kaikki vaaditut palkinnot on listattu Robotevents.com-sivustolla ja että vastaavat palkinnot/sertifikaatit hankitaan.
• Varmista, että on turvallinen ja hiljainen huone, jossa on riittävästi tilaa tuomarihenkilöstön harkintaan (tuomarihuone). Vain tuomarihenkilökunnalla ja tapahtumaan erityisesti valtuutetuilla vapaaehtoisilla tulisi olla pääsy tähän huoneeseen.
• Tunne ja ymmärrä tuomarien ja tuomarin neuvonantajan roolit.
• Varmista, että tuomarihenkilökunnalla on asianmukaiset arviointimateriaalit, mukaan lukien leikepöydät, kynät, korostusmerkit, tarralaput, kopiot nykyisistä arviointiasiakirjoista, kuten rubriikeista ja muistiinpanoarkeista, ja muita tarvittavia esineitä. Näitä asiakirjoja ei voi muuttaa tai korvata epävirallisilla versioilla.

Tuomarin neuvonantaja

• Läpäise tuomarineuvojan / tuomarikoulutuksen & sertifiointikurssi kuluvalla kaudella ennen tapahtumaa.
• Eturistiriitoja tapahtumaan osallistuvien tiimien kanssa ei ole lainkaan tai se on vähäinen.
• Tarkista tapahtumakumppanin kanssa tapahtumassa tarjottavat palkinnot.
• Työskentele Event Partnerin kanssa varmistaaksesi, että rekrytoidaan riittävästi tuomareita, ja vahvista heidän läsnäolonsa ja taitosarjansa.
• Hallitse mahdollisia eturistiriitoja, joita yksittäisillä tuomareilla voi olla joukkueiden kanssa tapahtumassa.
• Kouluta tuomareita joko ennen tapahtumaa tai tapahtuman aikana varmistaaksesi, että vapaaehtoiset ymmärtävät arvosteluprosessin ja kuinka suorittaa heille osoitetut tehtävät.
• Laadi arvosteluaikataulu ilmoittautuneiden joukkueiden lukumäärän ja tapahtuman esityslistan perusteella.
• Muotoile selkeä prosessi siitä, kuinka suunnittelumuistikirjat kerätään ja arvioidaan.
• Vahvista tapahtumakumppanin kanssa, että tuomarihenkilökunnalla on kaikki asianmukaiset ja ajantasaiset arvostelumateriaalit ja asiakirjat, mukaan lukien joukkueluettelot ja ottelulomakkeet tapahtuman Tournament Manager -operaattorilta. Näitä asiakirjoja ei voi muuttaa tai korvata epävirallisilla versioilla.

Tuomari

• Katso pelivideo ja pelin kuvaus ymmärtääksesi pelin perusteet, joita joukkueet pelaavat.
• Kommunikoi mahdollisista eturistiriidoista tapahtuman joukkueiden kanssa Judge Advisorin kanssa.
• Tutustu nykyiseen arviointimateriaaliin, mukaan lukien viralliset arviointiasiakirjat, rubriikit ja palkintokuvaukset. Näitä asiakirjoja ei voi muuttaa tai korvata epävirallisilla versioilla.
• Suorita tuomarin neuvonantajan / tuomarikoulutuksen & sertifiointikurssi (erittäin suositeltavaa, mutta ei pakollista). Huomautus: Poikkeukset tähän vaatimukseen ovat harvinaisia ​​ja vaativat REC Foundation RSM:n hyväksynnän.

Tapahtumapäivä – tehtävät rooleittain

Tapahtumakumppani

• Varmista, että tuomarihenkilökunnalla on kaikki tarvittavat materiaalit ja pääsy suojattuun tuomarihuoneeseen.
• Ilmoita aikataulumuutoksista tuomarineuvojalle.
• Tapahtumakumppanit eivät saa suositella tai antaa arvioituja palkintoja millekään joukkueelle tai olla mukana palkintoneuvotteluissa. EP:t voivat suositella tai jakaa henkilöille myönnettyjä palkintoja, kuten Vuoden Vapaaehtois -palkintoa.
• Tapahtumakumppanin tulee valvoa palkintojen syöttämistä Tournament Manageriin varmistaakseen, että millekään joukkueelle ei myönnetä enempää kuin yksi arvosteltu palkinto. Jos joukkueelle on määrätty useita tuomaripalkintoja, tapahtumakumppanin tulee neuvotella tuomarineuvojan kanssa tilanteen korjaamiseksi.

Tuomarin neuvonantaja

• Tarkista arviointiprosessi tuomareiden kanssa ennen tapahtuman alkua ja vastaa heidän kysymyksiinsä.
• Vastaanota lähetetyt suunnittelumuistikirjat.
• Varmista, että tuomarit kirjautuvat tuomarin vapaaehtoisten sisäänkirjautumislomakkeeseen.
• Kouluta tuomareita joko ennen tapahtumaa tai tapahtuman aikana varmistaaksesi, että vapaaehtoiset ymmärtävät arvosteluprosessin ja kuinka suorittaa heille osoitetut tehtävät.
• Ryhmätuomarit ja osoita jokaiselle ryhmälle osa ryhmiä haastateltavaksi ja hallitse mahdolliset eturistiriidat. Tämä voidaan tehdä ennen tapahtumaa. Tuomareita ei saa asettaa haastatteluun tai harkitsemaan ryhmiä, joiden kanssa heillä on ristiriita.
• Määritä tuomareita, joilla on jo olemassa suhde toisiinsa – tai joilla on samanlainen tausta – eri tuomariryhmiin, jotta joukkueet ovat vuorovaikutuksessa tuomareiden kanssa, joilla on erilaiset näkökulmat ja taustat.
• Hallitse aikaa ja varmista, että tuomariryhmät pysyvät vauhdissa haastatellaksesi kaikkia tiimejä aikarajoitusten puitteissa.
  Johda arvostettujen palkintojen käsittelyä.
• Varmista, ettei mikään joukkue ansaitse enempää kuin yhden arvostetun palkinnon.
• Kerää kenttämuistiinpanot tuomarineuvojalle tapahtuman henkilökunnalta ennen lopullisia neuvotteluja.
• Kirjaa muistiin kaikkien arvioitujen palkintojen tulokset ja lähetä palkinnon voittajien luettelo tapahtumakumppanille ja/tai turnauksen johtajalle.
• Pyydä Tournament Manager -operaattoria tulostamaan palkintoskriptit, joita käytetään palkintoseremoniassa.
• Säilytä luottamukselliset arvostelut ja keskustelut. Joukkueet eivät saa saada palautetta tuomarilta tai tuomarinneuvojalta, eivätkä tapahtumakumppanit saa saada erityisiä tuomareiden keskustelemia tietoja, paitsi raportoidakseen eettisten sääntöjen rikkomuksista.
• Kerää kaikki arviointimateriaalit luottamuksellisuuden varmistamiseksi. Tapahtuman jälkeen nämä materiaalit tulee tuhota. Varmista, että prosessi kaikkien suunnittelumuistikirjojen palauttamiseksi ryhmille on suoritettu loppuun.
  Tuomarinneuvojan ei tule osallistua haastatteluihin osana tuomariryhmää, ellei siihen ole kipeästi tarvetta odottamattoman henkilöstön puutteen vuoksi.

Tuomari

• Suorita yksi tai useampi tehtävä tapahtuman tarpeiden mukaan, mukaan lukien:
  • Arvioi tekniset muistikirjat Engineering Notebook -otsikonavulla
  • Haastattele ryhmiä ja arvioi Team Interview Rubricinavulla
  • Tarkkaile joukkueita kilpailussa
  • Jakaa palkinnot joukkueille palkintoseremonian aikana
• Ilmoita mahdollisista eturistiriidoista osallistuvien ryhmien kanssa Judge Advisorille
• Harkitse muiden tuomareiden kanssa tuomarineuvojan ohjauksessa palkinnon voittajien määräämistä virallisten arvosteluasiakirjojen ohjeiden mukaisesti.
• Lähetä kaikki arvosteluhuomautukset ja rubriikit tuomarin neuvonantajalle.
• Säilytä mahdollisten arviointikeskustelujen ja keskustelujen luottamuksellisuus. Joukkueiden ei pitäisi saada palautetta tuomarilta positiivisen rohkaisun ja kiitoksen lisäksi haastattelun lopussa.

Esimerkki henkilökohtaisen tapahtuman aikajanasta

Alla oleva kaavio on esimerkki siitä, kuinka henkilökohtainen arvosteluprosessi voi toimia rinnakkain muun kilpailuaikataulun kanssa tyypillisen yksipäiväisen tapahtuman aikana. Tapahtumat voivat toimia eri aikarajoitusten alaisina, eivätkä ne siten välttämättä noudata tätä tarkkaa järjestystä.

Jos etäarviointi suoritetaan, Engineering Notebook -arvioinnit ja/tai alustavat tiimihaastattelut suoritetaan ennen tapahtumaa. Katso lisätietoja kohdasta Osa 8.

Jatka seuraavaan osioon, Arviointiopas: Palkinnot