RobotEvents:ssä tapahtumaan liittyy neljän tyyppistä yhteyshenkilöä: Tapahtumakumppani, ensisijainen yhteyshenkilö, toissijainen yhteyshenkilö ja tapahtuman ylläpitäjä.
Tapahtumakumppani
Tapahtumakumppani on tapahtumasta viime kädessä vastuussa oleva henkilö ja pääyhteyshenkilö tapahtuman ja REC-säätiön kanssa. Tavallisesti tapahtumakumppani suunnittelee ja luo tapahtumansa RobotEventsissä, on läsnä tapahtuman aikana koordinoimassa vapaaehtoisia ja aktiviteetteja ja on vastuussa kaiken tapahtuman järjestelyn ja toteutuksen järjestämisestä. Kaikkien tapahtumakumppaneiden on läpäistävä taustatarkistus ennen kuin tapahtuma voidaan hyväksyä.
Ensisijainen yhteyshenkilö
Ensisijainen yhteyshenkilö on ensisijainen yhteyspiste tiimeille, joilla on kysyttävää tapahtumasta. Kun tiimit lähettävät tapahtuman sähköpostitse RobotEventsin kautta, tämä sähköposti vastaanottaa kyseiset viestit. Tapahtuman ensisijaisen yhteyshenkilön tulee olla tapahtumakumppani.
Toissijainen yhteyshenkilö (valinnainen)
Toissijainen yhteyshenkilö on varayhteyshenkilö tiimeille, joilla on tiedusteluja tapahtumasta. Kun tiimit lähettävät tapahtuman sähköpostitse RobotEventsin kautta, tämä sähköposti vastaanottaa kyseiset viestit. Nämä kentät voidaan kopioida ensisijaisen yhteyshenkilön kanssa, jos toissijaista yhteyshenkilöä ei ole.
Tapahtuman ylläpitäjä
Tapahtuman ylläpitäjät ovat henkilöitä, jotka tarvitsevat myös järjestelmänvalvojan oikeudet tapahtumaan. Käyttöoikeuden jakamiseen pitäisi olla syy. Päteviä syitä ovat taloudellisten tietojen tai joukkuetietojen käyttöoikeus turnauspäällikön asetuksia varten. Kaikkien tapahtuman ylläpitäjien on läpäistävä taustatarkistus ennen kuin tapahtuma voidaan hyväksyä.