Cet article décrit le contenu minimum d'un bon de commande (PO) pour coordonner le paiement à la Fondation REC, fournit des moyens de soumettre un bon de commande et détaille comment vérifier le statut de votre bon de commande.
Incontournables
- Nom du fournisseur : Fondation REC
- Adresse : 1519 I-30 Ouest, Greenville, TX 75402
- Nom du récipient
- Adresse du destinataire (à laquelle RECF doit envoyer la facture)
- Adresse de livraison (si différente de l'adresse du destinataire)
- Montant en dollars
- Signature (électronique ou écrite)
Si l'un des éléments ci-dessus est manquant, REC Foundation Accounting enverra un e-mail au titulaire du compte RobotEvents et/ou à l'expéditeur du bon de commande, les informera de ce qui manque et leur demandera de corriger et de soumettre à nouveau le bon de commande. La Fondation REC peut accepter des bons de commande généraux pour plusieurs factures, mais les exigences ci-dessus s'appliquent toujours.
Méthodes de soumission
Les bons de commande peuvent être soumis à la Comptabilité par :
- Téléchargement vers la commande dans RobotEvents (méthode préférée)
- Connectez-vous à votre compte RobotEvents.com.
- Choisissez « Mon compte » sur le côté droit de la barre de menu.
- Choisissez « Mes commandes » dans le menu de gauche.
- Sélectionnez la commande dans la liste résultante.
- Faites défiler vers le bas de la page de commande et téléchargez une copie de votre bon de commande via l'interface Télécharger un fichier / Choisir un fichier.
- E-mail à comptabilité@recf.org
- Télécopieur : 214-481-6335
- Courrier postal
Traitement
- Les commandes sont traitées selon le principe du premier arrivé, premier servi. Les bons de commande sont généralement appliqués aux commandes dans les 48 heures suivant leur réception.
- Une fois qu'un bon de commande est reçu et appliqué à la commande RobotEvents, une copie est enregistrée sur notre réseau interne.
- REC Foundation Accounting enverra par courrier électronique la facture et une copie de notre W-9 au titulaire du compte RobotEvents et à son contact financier répertorié sur son compte RobotEvents, ou à une adresse e-mail disponible sur le bon de commande réel.
Statut
- Lorsqu'un titulaire de compte RobotEvents crée une commande, celle-ci est dans le statut « Non payé ».
- Une fois que le bon de commande a été appliqué par la comptabilité, il devient « Traitement des bons de commande ». Il restera ainsi jusqu'à ce que le paiement ait été reçu et appliqué, puis passera au statut « Payé ».
Les meilleures pratiques
Il est apprécié que le numéro de commande et/ou de facture figure lisiblement sur le bon de commande. Cela aide le service comptable de la Fondation REC à appliquer le bon de commande à la bonne commande sans avoir à envoyer un e-mail, à appeler, etc. pour obtenir ces informations. Cela fait gagner beaucoup de temps au service comptable et permet de traiter les bons de commande plus rapidement !