Les entraîneurs, parents, enseignants ou autres adultes associés à une équipe REC Foundation enregistrée sont autorisés à soumettre un formulaire de demande d'adaptation au nom d'un étudiant. Le formulaire de demande d'hébergement est destiné à aider les équipes et les familles à communiquer les besoins uniques de leurs élèves à la Fondation REC afin de garantir que des aménagements sont faits pour servir l'élève de la meilleure façon possible. Une demande ne peut pas modifier fondamentalement le caractère du concours. Les étapes et les exigences pour soumettre une demande peuvent être trouvées dans cet article connexe dans la bibliothèque REC.
Si une demande d'adaptation a été approuvée, les étapes suivantes doivent être suivies par l'entraîneur principal comme indiqué dans sa lettre d'approbation :
- L'entraîneur principal doit soumettre une copie de la lettre d'approbation officielle (reçue de la Fondation REC) au partenaire de l'événement (EP) au moins 2 semaines avant l'événement.
- Si l'EP n'est pas en mesure, pour une raison quelconque, de fournir l'hébergement nécessaire, il doit en informer l'entraîneur et le responsable du soutien régional (RSM) par écrit au moins 1 semaine avant l'événement afin de déterminer la meilleure solution.
- L’entraîneur principal doit également apporter une copie de la lettre à l’événement.
Si une demande d’adaptation verbale ou écrite qui n’a pas été formellement approuvée est faite lors d’un événement, ou si une demande approuvée est présentée lors d’un événement mais n’a pas été communiquée au PE avant l’événement, le PE n’est pas responsable ou obligé de répondre à la demande.
Dans tous les cas, les étudiants sont tenus de respecter le Code de conduite de la Fondation REC et les EP sont tenus de signaler les violations à l'aide des outils de signalement du Code de conduite.