Cette liste de contrôle peut guider les partenaires d'événements lors de la création de leurs événements et de leur ajout à RobotEvents.com. Les responsables du soutien régional de la Fondation REC prennent en compte ces domaines lors de l'examen des événements, et la prise en compte de ces éléments accélérera le processus d'approbation d'un événement.
Liste de contrôle d'approbation des événements RobotEvents de la Fondation REC (externe)
Modifier les informations sur l'événement
- Le nom de l'événement inclut le type de programme (VIQRC, V5RC, VURC, etc.), le type d'événement et le niveau scolaire (HS uniquement, HS/MS, etc.)
- Le type d'événement est sélectionné Tournoi, Ligue, Compétences
- Mêlée (si l'événement est une mêlée, sélectionnez Oui, sinon Non)
- S'il s'agit d'un match d'entraînement, assurez-vous que « match d'entraînement » figure dans le titre de l'événement
- Remarque : si Scrimmage est sélectionné, les résultats ne seront pas renseignés sur VEX Via
- Le niveau scolaire est sélectionné Tous, Élémentaire, Collège, Lycée, Collège
- Minimum de 16 équipes pour V5RC/ VIQRC, 8 équipes pour VURC
- Nombre maximum d'inscriptions par organisation
- Doit avoir au moins 6 organisations enregistrées -OU- Aucune organisation ne peut avoir 33 % du total des équipes inscrites (ne s'applique pas aux invitations ou aux ligues)
- Discutez avec EP - S'ils ont X équipes et veulent que tous X jouent, ils doivent définir la même limite pour toutes les organisations participantes.
- Format de l'événement sélectionné : en personne, compétences uniquement, sur invitation
- S'il s'agit d'un événement sur invitation, assurez-vous que « Invitation » figure dans le titre de l'événement.
- Défi de compétences sélectionné : Oui (tous les événements de qualification doivent proposer des matchs de défi de compétences robotiques)
- Format de jugement sélectionné : tous en personne, entretiens initiaux à distance, cahiers d'ingénierie à distance, cahiers et entretiens à distance, aucun jugement
- Système de contrôle de terrain sélectionné : les événements V5RC/VURC/VAIRC sélectionnent le système de contrôle de terrain qui sera utilisé
- S'agit-il d'un événement privé/caché ? : Non, tous les événements doivent être publics sauf autorisation préalable.
- La date de sortie est définie en fonction du calendrier de sortie spécifique pour la région de l'événement.
- RSM doit modifier ces dates/heures 95 % ou plus du temps - veuillez vérifier !
- Les événements doivent être visibles au moins 1 semaine avant l’ouverture des inscriptions
- La date d'inscription est fixée au moins 8 semaines avant l'événement, conformément au calendrier de publication de la région de l'événement.
Blocs spécifiques aux partenaires de l'événement
- EP a récemment passé la certification Event Partner
- EP a réussi la vérification des antécédents
- EP a finalisé l’accord d’engagement envers l’excellence
- Les informations de contact comprennent un contact principal et secondaire et un e-mail envoyé lors de l'inscription.
- Le courriel d'inscription doit inclure toutes les informations pertinentes pour l'entraîneur d'une équipe inscrite.
- Téléchargements de documents et d'images : examinez les images téléchargées pour vous assurer que EP respecte les directives de marque.
Blocs de contenu
- Dates/lieu de l'événement
- Où se déroule l'événement ? Localisation réelle ?
- Les dates sont-elles correctes ?
- Si vous approuvez une ligue, assurez-vous que chaque date de réunion est répertoriée comme une entrée distincte (minimum de 3 dates). Les ligues ne peuvent pas être répertoriées sous forme de plage de dates.
- Les informations générales contiennent toutes les informations importantes pour les équipes/entraîneurs participant à l'événement.
- Remarque sur Early Bird / Invitational - s'il s'agit d'une invitation, expliquez qui est invité
- Bienvenue - c'est le visage public de l'événement
- Où se garer ?
- Y aura-t-il un stand de restauration/y a-t-il une politique alimentaire ?
- L'ordre du jour est complet et comprend suffisamment de temps pour les compétences (vérifiez à l'aide du calculateur de compétences), les matchs de qualification et les finales/éliminations. Les compétences doivent être proposées (aucune date à déterminer ne peut être acceptée mais peut ajouter « Sous réserve de changement »)
- Les horaires d'ouverture et de fermeture des compétences doivent être clairs
- Les compétences doivent être exécutées jusqu'à la fin des matchs de qualification si les matchs de qualification et de compétences se déroulent simultanément.
- Les informations sur les bénévoles comprennent un e-mail de contact ou un lien vers une feuille d'inscription. Un lien vers l'article de la bibliothèque REC sur les bénévoles peut être utile.
- La politique d'urgence/intempéries est claire et concise
- La politique de remboursement est claire et indique ce qui se passera en cas d'annulation du PE et de l'entraîneur.
- S'il y a une date limite, incluez la date, l'heure, le fuseau horaire, incluez des informations sur la façon de demander
- Notez que les remboursements proviennent du partenaire de l'événement et non de la Fondation REC.
- Incluez ces informations dans l'e-mail aux équipes sous « Coordonnées »
- Une date limite de paiement claire (date, heure, fuseau horaire) est indiquée sur un bloc de contenu de paiement personnalisé qui indique que si une équipe ne paie pas avant une date limite spécifiée (date, heure, fuseau horaire), elle sera déplacée vers la liste d'attente.
- Les informations de voyage incluent l'hôtel, l'aéroport, les options de restauration et les informations sur l'adresse. Facultatif
- Les informations sur la diffusion Web incluent un lien vers la diffusion Web. Facultatif (cela peut être à déterminer, car les liens ne peuvent être configurés que plus tard)
- Le format d'évaluation indique comment les cahiers d'ingénierie seront acceptés et si les entretiens se dérouleront à distance ou en personne.
- `Ce contenu correspond au menu déroulant sélectionné dans « Informations sur l'événement »
Tarifs
- Le prix des événements est clair
- Le délai de paiement est dépassé
Adresse de paiement du partenaire de l'événement
- L'adresse de paiement du partenaire de l'événement est renseignée
Prix
- Les récompenses suivantes varieront en fonction du type d'événement :
- **Prix d'excellence
- Travail d’équipe/Champions de tournoi
- **Prix du design
- Champion des compétences robotiques
- **Innovate Award (nouveau cette saison)
- Prix pensez
- Prix Étonnant
- Récompense de construction
- Créer un prix
- **Prix des juges
- Prix de l'esprit sportif
** Récompenses requises si le jugement a lieu lors d'un événement
Administrateurs d'événements
- Au moins 1 personne doit être répertoriée (maximum de 3)
Juge conseiller
- Doit être rempli au moins 3 semaines avant l'événement
Arbitre en chef
- Doit être rempli au moins 3 semaines avant l'événement