Le rôle de partenaire événementiel
Les récompenses décernées lors d’événements offrent une occasion positive de reconnaître les efforts incroyables déployés par les étudiants et les bénévoles et fournissent une méthode pour qualifier les équipes pour les événements de championnat. Le PE devrait s’efforcer de recruter des juges adéquats issus d’horizons divers afin d’offrir la meilleure expérience aux juges et aux équipes.
Le PE est responsable de la sélection des prix qui seront décernés lors de son événement. Certaines récompenses sont obligatoires pour les événements de qualification, mais d’autres sont facultatives à offrir. Les EP sont encouragés à décerner plus de récompenses que le strict minimum afin de reconnaître davantage de réalisations des étudiants. Même si un prix ne permet pas au gagnant de participer à un championnat, il valide le travail accompli par les étudiants et constitue quelque chose qu'ils peuvent montrer à leur école ou à leur organisation pour reconnaître davantage le succès de leur programme. Les récompenses peuvent être reconnues par des certificats comme une option peu coûteuse en plus ou à la place des trophées. Les trois catégories de prix décernées lors d'un événement sont :
- Prix jugés – Prix d’équipe basés sur des critères inclus dans le Guide du juge et les gagnants sont sélectionnés par les juges.
- Récompenses de performance – Récompenses d’équipe basées sur les performances du robot sur le terrain lors de matchs et de défis de compétences. Les juges ne déterminent pas les gagnants des prix de performance.
- Prix individuels – Prix qui reconnaissent la contribution d’un bénévole adulte ou d’un commanditaire et qui sont déterminés par le PE ou le comité de planification de l’événement avant l’événement. Les juges ne déterminent généralement pas les récompenses individuelles.
Le jour de l'événement, les EP supervisent le déroulement de l'ensemble de l'événement et fournissent un soutien aux juges et au conseiller aux juges. Les partenaires de l'événement ne peuvent pas servir de conseiller du juge pour un événement qu'ils organisent; cependant, le PE doit connaître et comprendre le rôle des juges et du conseiller du juge pour fournir le soutien nécessaire avant et pendant l'événement. Bien que les EP soient responsables de s'assurer que le guide du juge est respecté par leur personnel de jugement, EP ne peuvent pas recommander ou attribuer de récompenses jugées à une équipe et les décisions sur toutes les récompenses d'équipe jugées sont prises par les juges en consultation avec le conseiller du juge. Les EP peuvent déterminer les gagnants de prix individuels et non collectifs, tels que celui de Bénévole de l'année.
Le PE est chargé de s'assurer que les récompenses sont saisies dans Tournament Manager (TM) et téléchargées sur RobotEvent.com une fois l'événement terminé. L'EP peut coordonner ces tâches avec le conseiller aux juges et l'opérateur du gestionnaire de tournoi.
Votre responsable de soutien régional (RSM) peut vous aider à clarifier le processus de jugement avant l’événement et le jour de l’événement. N'hésitez pas à contacter votre RSM dans le processus de planification de l'événement pour vous assurer que vous et vos juges disposez de la formation et des ressources nécessaires pour réussir. La liste de contrôle de planification d'événement et le guide du conseiller du juge comprennent des tâches détaillées pour préparer le processus de jugement. Offrir une expérience positive à vos juges entraînera probablement leur retour pour de futurs événements.
Processus de jugement
Les processus de jugement chez Ressources RECF > Bénévoles > Jugement doivent être partagés avec le conseiller aux juges et les juges. Ces articles examinent plus en détail les récompenses et le processus de jugement et sont utiles pour vous aider à sélectionner les récompenses à décerner lors de votre événement. Même si le PE ne participe pas au processus de jugement, il est important que vous compreniez le processus et que vous puissiez vous référer aux informations si vous avez des questions lors de votre événement.
Certification des juges
Le cours de certification de juge est requis pour les conseillers de juge et recommandé pour les juges et les partenaires d'événements.
Préparez la salle des juges
Les juges ont besoin d'une salle privée où ils peuvent se réunir pour examiner les cahiers d'ingénierie et discuter des performances des équipes en toute confidentialité. La veille de l'événement, la salle des juges doit être préparée avec leur matériel et leurs fournitures de jugement.
- Rassembler les documents de jugement.
- Affichez les descriptions des récompenses standard pour toutes les récompenses jugées qui seront décernées lors de l’événement. Prévoyez de la place pour des notes Post-It® ou du papier brouillon avec des notes à afficher sous les descriptions des récompenses standard.
Tâches de jugement du jour de l'événement pour l'EP
Une fois l'enregistrement terminé et le calendrier des matchs généré, imprimez les rapports suivants à partir du gestionnaire de tournois et distribuez-en un à chaque équipe de juges et au conseiller aux juges.
- Liste des équipes
- Liste des matchs par numéro d'équipe
- Liste des matchs par numéro de match (facultatif)
- Un ensemble de scripts de cérémonie de remise des prix pour les prix décernés
Après les matchs de qualification
- Une fois les matchs de qualification terminés, imprimez les rapports dans Tournament Manager (TM) des classements des matchs et des classements des compétences du robot et remettez-les au conseiller du juge pour examen lors des délibérations du jugement.
- Dans le cas (rare) où aucune équipe ne répond aux exigences minimales pour les Design and Excellence Awards, contactez votre RSM. Les configurations des récompenses devront être ajustées sur RobotEvents.com. L'opérateur du gestionnaire de tournoi devra également décocher les récompenses concernées à l'aide de Outils → Options → Récompenses.
- Le conseiller du juge complétera et remettra les scripts de la cérémonie de remise des prix avec les lauréats au PE ou à l'opérateur du gestionnaire du tournoi afin qu'ils puissent être inscrits au programme.
- Le PE peut examiner les lauréats des prix pour vérifier que le guide du juge a été suivi. Par exemple, aucune équipe ne peut remporter plus d’un prix jugé. En cas de question, le PE doit consulter le conseiller du juge et ils doivent examiner ensemble les règles de jugement. Seuls le conseiller du juge et les juges peuvent apporter des modifications aux lauréats des prix, si nécessaire.
Après les finales/matchs éliminatoires
Une fois que le dernier match de finale (VIQRC) ou d'élimination (V5RC/VAIRC/VURC) a été noté :
- Dans TM, dans l’onglet Récompenses, cliquez sur Remplir automatiquement les gagnants pour renseigner les champs des récompenses de performance.
- Dans TM, dans l'onglet Récompenses, vérifiez que les lauréats des récompenses jugées sont renseignés avec les équipes gagnantes telles que fournies par le conseiller du juge.
Remise des prix
- Dans Tournament Manager (Rapports), vous pouvez imprimer une feuille de résumé des récompenses ainsi que des scripts de récompenses. Demandez au juge conseiller de vérifier ces feuilles par rapport à ses notes en cas d'erreur lors de la saisie des numéros d'équipe.
- Imprimez les scripts de la cérémonie de remise des prix sous Rapports dans TM et remettez-les à la personne qui remet les prix. Les scripts de la cérémonie de remise des prix incluront désormais les informations sur l'équipe de chaque lauréat.
- Encouragez vos juges à décerner les prix ! Ils ont travaillé très dur toute la journée pour sélectionner les gagnants, et c’est une expérience enrichissante pour eux et les étudiants. Si vous avez des sponsors d’événement, ils peuvent également être invités à envoyer des bénévoles en tant que juges et à décerner des prix ; c’est une excellente occasion de reconnaître vos sponsors d’événement tout en reconnaissant simultanément les réalisations des étudiants.
- Rassemblez les équipes dans la zone principale et présentez les récompenses.
Après l'événement
- Rappelez au conseiller du juge de ramener chez lui toutes les notes de jugement pour les détruire, à moins qu'il n'y ait un destructeur de papier sur place. Les notes de jugement ou les rubriques utilisées ne doivent jamais être rendues aux équipes ni jetées à la poubelle où les notes pourraient être récupérées et identifiées.
- Coordonnez-vous avec l'opérateur du gestionnaire de tournoi pour télécharger les résultats de l'événement sur RobotEvents.com. Les lauréats devraient être visibles sur la page publique de l’événement dans l’onglet Récompenses si le téléchargement a réussi.
- Contactez votre RSM s'il y a des erreurs lors du téléchargement des résultats.