Gérer un événement sur RobotEvents.com

Aperçu

Une fois votre événement approuvé, plusieurs fonctionnalités de RobotEvents.com sont à votre disposition pour vous aider à communiquer avec les équipes, à commander des produits de compétition, à consulter les paiements d'inscription aux événements et à gérer la liste des équipes inscrites à votre événement.

Tableau de bord EP

Le tableau de bord EP est l'emplacement central pour gérer vos événements publiés, afficher vos remises EP et afficher vos chèques EP. Le tableau de bord EP est accessible via le lien Admin dans Robot Events.

Trouver votre événement

En haut de votre tableau de bord EP se trouve une liste de vos événements publiés. Il s’agit d’un moyen rapide et facile de visualiser le nom de l’événement, la date de l’événement, le statut d’inscription de l’équipe et le nombre d’équipes sur la liste d’attente. Dans la zone Actions, vous pouvez sélectionner Modifier pour gérer votre événement ou sélectionner Afficher pour prévisualiser les informations de votre événement.

Les événements de la saison en cours seront répertoriés sur le tableau de bord EP jusqu'à une semaine après la date de votre événement. Après cette période, vous pourrez accéder aux événements passés en utilisant les filtres de recherche sous le menu Événements.

Réductions EP

Votre responsable du soutien régional (RSM) discutera des remises disponibles pour votre type de programme chaque saison et du moment où elles seront disponibles. Les remises EP sont attribuées à l'administrateur principal de l'événement par le RSM une fois que l'événement a été approuvé pour la saison en cours. Les produits à prix réduit seront répertoriés sur le tableau de bord EP et pourront être directement ajoutés à votre panier. Le processus de remise EP peut être différent pour les personnes situées en dehors des États-Unis Les remises sont affichées à la dernière étape du processus de paiement. Si vous ne voyez pas les remises appliquées, contactez votre RSM avant de terminer l'étape de paiement finale.

Remarque : Les remises EP sont destinées à être utilisées pour l'équipement nécessaire au déroulement de votre événement et ne doivent pas être partagées avec d'autres organisations.

Contrôles EP

Lorsque les équipes paient leurs frais d’inscription à l’événement sur RobotEvents.com, la Fondation REC consolide ces fonds sur une base mensuelle et distribue un chèque au PE. Le chèque comprendra les fonds reçus le mois précédent moins des frais de traitement d'événement Robot de 5 $ par équipe.

Exemple:

• Les frais d’inscription à cinq événements par équipe ont été payés en janvier, et les frais d’inscription à l’événement étaient de 55 $ par équipe. Le PE recevra un chèque en février pour un total de 250 $.
• Paiements d'inscription d'équipe : (5) x 55 $ = 275 $
• Frais de traitement des événements robotiques : (5) x 5 $ = 25 $
• Montant net : 275 $ – 25 $ = 250 $

Les chèques distribués peuvent être consultés au bas de votre tableau de bord EP. Chaque chèque distribué comprendra le nom du bénéficiaire, le montant total du chèque, le(s) code(s) de l'événement, le(s) nom(s) de l'événement et les numéros d'équipe inclus sur le chèque pour chaque événement.

Conseils utiles :

• Si vous avez une question concernant les paiements EP, vous pouvez contacter votre RSM ou le service comptable de la Fondation REC à accounting@recf.org.
• Rapprochez périodiquement les fonds qui vous sont envoyés avant et après l’événement avec les informations sur l’état des paiements de la liste des équipes inscrites.

Partenaire événementiel Q&A

RobotEvents.com dispose d'un forum EP Q&A intégré auquel on peut accéder via le tableau de bord EP sous le menu de recherche. Les EP peuvent poser des questions sur le forum et répondre aux fils de discussion dans la publication. Les questions sont également contrôlées et traitées périodiquement par un représentant de la Fondation REC et les réponses approuvées sont marquées d'une coche verte. Les EP sont encouragés à publier des questions sur ce forum et à se connecter avec d'autres EP de la communauté.

Produits

Les EP peuvent acheter des produits de compétition VEX via RobotEvents.com sur leur tableau de bord EP. Ces produits comprennent des terrains, de l'électronique de terrain, des trophées et des plaques de date de récompense &. Si les produits sont associés à une remise EP pour la saison en cours, ces produits doivent être achetés via le site Web RobotEvent.com pour bénéficier des remises (États-Unis). (EP).

Équipes inscrites

Une fois votre événement ouvert à l'inscription des équipes, la liste des équipes inscrites peut être consultée pour surveiller la capacité de l'événement et le statut de paiement de l'équipe. Il existe deux façons d’accéder à la liste des équipes inscrites.

• Sur votre tableau de bord EP, sélectionnez le nombre d'équipes inscrites, qui est affiché sous la forme d'un nombre bleu par rapport à la capacité de l'événement.
• Dans la vue administrateur de votre événement, sélectionnez équipes inscrites dans le menu de droite.

Pour accéder aux informations sur les équipes inscrites, y compris les coordonnées, sélectionnez « Télécharger le rapport sur les équipes inscrites ».

Statut de paiement de l'équipe

Le statut de paiement de chaque équipe inscrite peut être trouvé sous la colonne Statut payé de la liste des équipes inscrites. Les catégories de statut de paiement sont les suivantes :

Équipes non rémunérées en dehors de votre organisation

Si vous remarquez des équipes avec un statut Non payé (en attente), il est recommandé de les contacter pour déterminer quand elles termineront le processus de paiement. Les frais d'inscription à l'événement sont dus lors de l'inscription et doivent être payés lors du processus de paiement initial. Si vous rencontrez des problèmes avec une équipe qui effectue une inscription à un événement, veuillez contacter votre RSM. Dans certains cas, votre RSM peut suggérer des politiques de délai de paiement pour votre région.

Les équipes qui ont un statut non payé (en attente) le jour de l'événement ne seront autorisées à participer qu'à la discrétion de l'EP et l'EP peut exiger le paiement sur place. Certains EP supprimeront les équipes non payées à une certaine date et les remplaceront par des équipes de la liste d'attente. Ce processus doit être indiqué dans l'onglet Informations générales de votre événement et inclus dans l'e-mail automatisé envoyé aux équipes après l'inscription.
N'oubliez pas que certaines équipes font partie d'écoles ou d'autres organisations qui peuvent avoir un processus retardé pour l'exécution des paiements. Nous demandons aux EP d'utiliser leur propre jugement et de prendre en compte l'ensemble des circonstances lorsqu'ils décident d'autoriser ou non une compétition non rémunérée. Communiquer tôt et souvent avec les équipes est la clé pour éviter tout malentendu.

Si un EP permet à une équipe non rémunérée de participer à un événement, ni le RSM ni le RECF ne sont responsables de rechercher le paiement au nom de l'EP.

Équipes de votre organisation

Les EP peuvent inscrire leurs propres équipes et renoncer aux frais d’inscription puisque les fonds reviennent à l’organisation hôte. Lors de l'inscription des équipes de leur organisation, sélectionnez l'option Payer plus tard dans le processus de paiement. Accédez ensuite à la liste équipes inscrites et sélectionnez Mark Paid pour les équipes concernées. Cela mettra à zéro la facture de commande pour cette équipe. Cette méthode peut également être utilisée pour des équipes extérieures à votre organisation lorsque vous acceptez de renoncer à leurs frais d’événement si elles fournissent des terrains ou des bénévoles.

Ajout manuel d'équipes

La plupart des équipes s'inscriront via la page de l'événement, mais dans certains scénarios, les EP peuvent ajouter manuellement des équipes à leur événement.

Pour ajouter manuellement une équipe, accédez à votre liste équipes inscrites et sélectionnez le bouton vert + Ajouter une équipe. Lorsque vous ajoutez manuellement une équipe, vous devrez saisir le numéro de l'équipe exactement, y compris le numéro de base et le suffixe de lettre. Un partenaire d'événement ne peut ajouter une équipe à un événement pendant le programme Early Bird que s'il est l'entraîneur principal répertorié pour cette équipe spécifique.

Liste d'attente

Les équipes peuvent s'ajouter à la liste d'attente d'un événement pendant que la période d'inscription à l'événement est ouverte dans l'onglet Liste d'attente de l'événement. Les équipes peuvent décider de s'ajouter à la liste d'attente d'un événement pour plusieurs raisons, notamment :

• La capacité de l'événement a été atteinte
• Ils ne sont pas éligibles à l'inscription pendant la période d'inscription anticipée.
• Ils souhaitent participer à un événement ou à une ligue sur invitation uniquement
• L'événement nécessite une qualification

Les équipes ajoutées à l'événement à partir de la liste d'attente, quelle que soit la circonstance. Au lieu de cela, le PE peut inviter des équipes à l'événement à partir de la liste d'attente, le cas échéant. L'invitation d'équipes de la liste d'attente est laissée à la discrétion du PE si aucune autre politique n'est violée. Si vous n'êtes pas sûr des équipes à inviter depuis la liste d'attente, vous pouvez contacter votre RSM. Lors de la détermination des personnes à ajouter à la liste d'attente, les équipes doivent être triées et prioritaires selon 1) le nombre d'événements auxquels elles se sont inscrites (du plus petit au plus grand) puis 2) la date à laquelle l'équipe a été ajoutée à la liste d'attente. Ceci est réalisé en collaboration avec le RSM. La liste d'attente est accessible et peut être gérée par le PE à partir de la vue d'administration de l'événement dans le menu de droite.

Meilleure pratique : Si un EP souhaite ajouter une équipe à l'événement à partir de la liste d'attente, l'EP doit d'abord contacter l'entraîneur principal de l'équipe et s'assurer qu'il est en mesure d'y assister. Cela empêche le PE d’envoyer des invitations à des événements qui pourraient ne pas être acceptées. 

Astuce utile : Si l'événement dispose d'une inscription anticipée et que les équipes s'ajoutent à la liste d'attente pendant cette période, elles ne seront pas automatiquement ajoutées à l'événement une fois l'inscription standard commencée. Les équipes devront revenir à la page de l’événement et terminer le processus d’inscription à l’événement si la capacité de l’événement n’a pas été atteinte.

Formulaires de consentement/d'autorisation des participants

Tous les participants de l’équipe (joueurs, entraîneurs et mentors) doivent remplir un formulaire de décharge du participant (également appelé formulaire de consentement) en ligne avant l’événement. Une fois rempli en ligne, le formulaire sera automatiquement appliqué à chaque événement officiel de la Fondation REC auquel l'équipe s'inscrit au cours de la saison en cours.

De plus amples informations sur les formulaires de décharge des participants sont dans cet article. Les liens vers les formulaires de décharge de participation de la Fondation REC sont disponibles ici.

Les formulaires de décharge des participants remplis pour les membres de l'équipe participant à votre événement peuvent être vérifiés à partir de la vue d'administration de l'événement dans le menu de droite. Un fichier CSV téléchargeable contenant une liste des formulaires de consentement remplis est disponible sur cette page d'événement Formulaires de consentement.

Mise à jour des informations sur l'événement

Il peut parfois être nécessaire d'apporter des modifications à la publication de votre événement, comme peaufiner l'ordre du jour ou ajouter des récompenses. C'est facile à faire en modifiant simplement votre événement. Une fois votre événement approuvé, vous pouvez toujours apporter des mises à jour et ajouter plus de détails, mais veillez à communiquer tous les changements aux équipes inscrites et à votre RSM. Une fois l'événement approuvé et publié, seul votre RSM peut modifier les éléments suivants :

• Augmentation de capacité de plus de 20%
• Dates d'ouverture, de clôture et de sortie des inscriptions
• Récompenses qualificatives

Envoi d'e-mails aux équipes inscrites

Lorsqu'une équipe s'inscrit à votre événement, elle recevra l'e-mail automatisé que vous avez créé sous Informations de contact → Corps de l'e-mail d'inscription à l'événement. À mesure que la date de votre événement approche, il est recommandé d'envoyer un e-mail aux équipes avec des détails spécifiques sur l'événement, notamment un plan du campus, des instructions de stationnement, le programme de l'événement, les options de déjeuner et une liste des postes vacants de bénévoles que vous devez pourvoir.

Certains éléments courants à communiquer incluent :

• Demandes aux équipes pour aider à fournir des bénévoles ou du matériel pour votre événement.
• Demande de précommandes de nourriture et d'informations sur l'équipe (comme le nombre de personnes que chaque équipe prévoit amener, ce qui permet d'estimer la quantité de fournitures de concession nécessaires).
• Informations destinées aux équipes, comme un ordre du jour et un menu de concessions.
• Indications pour se rendre aux zones de stationnement et toutes les réglementations ou règles de stationnement.
• Demande aux équipes non rémunérées de coordonner leur paiement.
• Retards ou annulations liés aux conditions météorologiques.
• Un petit rappel amical concernant le Code de conduite et la Politique centrée sur l'étudiant.
• Un petit rappel amical concernant votre heure d'ouverture des portes & les politiques spécifiques au lieu.

Pour accéder aux coordonnées des équipes, choisissez Équipes inscrites. Sélectionnez Afficher toutes les entrées , puis cliquez sur le lien Télécharger le rapport d'inscription au format CSV. Les adresses e-mail des entraîneurs principaux sont disponibles dans la feuille de calcul résultante. Lorsque vous envoyez des e-mails aux équipes, utilisez la fonction Copie conforme invisible (CCI) dans votre application de messagerie. BCC vous permet d'envoyer un message à plusieurs personnes sans révéler la liste des contacts à d'autres et protège la confidentialité des destinataires. Lorsqu'un contact répond à votre e-mail, vous seul verrez cet e-mail. Cela permet d’éviter les chaînes de courrier électronique dans lesquelles les gens « répondent à tout le monde » au lieu de communiquer de manière sélective.

Les coordonnées des équipes doivent être utilisées uniquement pour les communications nécessaires aux équipes pour votre événement. Ces informations ne doivent pas être partagées avec d’autres ni utilisées à d’autres fins.

Cahiers d'ingénierie numériques

Un partenaire d’événement peut choisir de demander aux équipes de soumettre des copies numériques de leurs cahiers. Chaque équipe doit télécharger et soumettre un lien partageable dans RobotEvents en utilisant le compte d'entraîneur principal de l'équipe. Les partenaires de l'événement peuvent télécharger un lien de tous les carnets soumis en sélectionnant « Équipes inscrites » et en utilisant le rapport « Télécharger le rapport sur les liens des carnets d'ingénierie numériques au format CSV » en haut de l'écran.