Publier un événement sur RobotEvents.com

Accès au PE

Les événements de la REC Foundation sont publiés sur RobotEvents.com pour fournir une méthode permettant aux équipes de s'inscrire aux événements et aux EP de gérer leurs événements. Pour publier un événement sur RobotEvents.com, vous devez avoir un compte sur RobotEvents.com. Contactez votre EEM/RSM pour ajouter un accès EP à votre compte. L'accès à l'EP autorisera un nouveau menu, appelé « Admin », à apparaître sur la page d'accueil de RobotEvents.com, qui vous mènera à votre tableau de bord EP.

Planifier un événement

La plupart des régions disposent d'un document de planification partagé en ligne qui est utilisé pour aider à coordonner les dates et les lieux des événements potentiels avant qu'ils ne soient intégrés dans RobotEvents.com. Votre EEM/RSM peut partager ce document de planification avec vous afin de réduire les conflits liés aux événements et de garantir que les équipes aient suffisamment d'opportunités de concourir tout au long de la saison.

Votre EEM/RSM peut également vous fournir des exemples d'événements dans la région que vous pouvez utiliser comme modèle pour vos propres informations lorsque vous publiez votre premier événement.

Publier un événement

Créer un nouvel événement

1. Pour publier un événement, connectez-vous à votre RobotEvents.com en tant que partenaire d'événement et cliquez sur le menu Admin.
2. Cliquez sur le bouton bleu "Événements". Cela vous amènera à votre écran d’événements. Vous pouvez créer un nouvel événement ou accéder à un événement existant à partir de cette page.
   
3. Cliquez sur « + Nouvel événement » dans le coin supérieur droit de l'écran pour commencer à configurer un nouvel événement.

Ajouter des détails sur l'événement

Saisissez les informations sur votre événement sur la page Nouvel événement. Si vous avez des questions sur la configuration de votre événement, contactez votre EEM/RSM pour obtenir de l'aide.

• Sélectionnez le programme et la saison de l'événement que vous souhaitez organiser.
• Sélectionnez le type d'événement approprié.
• Indiquez si votre événement est une mêlée (un événement réservé à l'entraînement).
• Saisissez un nom descriptif pour votre événement. Sélectionnez un nom d'événement qui identifiera de manière unique votre événement, y compris le nom de votre école ou d'un autre lieu. C'est ainsi que l'événement apparaîtra sur RobotEvents.com. Sois créatif. Essayez de vendre l'événement. Les trois désignations les plus couramment utilisées pour un événement sont « Tournoi », « Défi » ou « Compétition » (par exemple, City VEX Robotics Challenge). Incluez le programme (VEX IQ/VRC, etc.), les niveaux scolaires (ES uniquement, MS uniquement, HS/MS, etc.), le type d'événement (mêlée, compétences uniquement, tournoi, ligue) et les restrictions inhabituelles (élémentaire école) dans le nom de l'événement. Si vous souhaitez utiliser le mot « Championnat », « Signature » ou « Vitrine » dans le nom de votre événement, veuillez contacter l'EEM/RSM pour approbation. Si vous avez un sponsor pour l'événement, ajoutez le nom du sponsor au titre (par exemple, The Chevron High School VRC Tournament).
• Entrez la capacité totale de l'équipe pour votre événement. Les événements plus importants peuvent choisir de réserver certaines places aux nouvelles équipes qui s'inscrivent au cours de l'année. La liste d'attente vous permettra de déterminer l'ordre dans lequel les équipes demandent à être ajoutées.
• Sélectionnez le nombre d'équipes par école, club ou organisation qui seront autorisées à s'inscrire à votre événement. Certains partenaires d'événement souhaitent s'assurer que le plus grand nombre possible d'écoles/clubs participent et fixent une valeur limite afin qu'aucune école n'ait trop d'équipes à l'événement. Si vous ne souhaitez pas limiter le nombre d'équipes de chaque école, laissez simplement ce champ vide.  Les partenaires de l'événement et leurs équipes doivent respecter le nombre maximum par organisation qu'ils ont fixé.
• Indiquez si votre événement comporte des restrictions d'affiliation d'équipe (la plupart devraient utiliser Tous pour cela).
• Sélectionnez le(s) niveau(x) scolaire(s) pour votre événement.
  • Les options pour VIQRC incluent l’école primaire, le collège et tous.
  • Les options pour VRC incluent le collège, le lycée et tous.
• Indiquez si votre événement sera en personne, à distance ou axé uniquement sur les compétences.
• Indiquez si votre événement proposera le Robot Skills Challenge. Passez de « Non » à « Oui » si vous proposez les défis « Compétences de conduite » et « Compétences de codage autonome ».
• Indiquez si votre événement proposera un jugement en personne, un jugement à distance ou aucun jugement.
• Définissez les dates de début et de fin de votre événement. Pour un événement d'une journée, ces dates seront les mêmes. Pour une Ligue, saisissez les dates de la première session. Les dates et lieux des autres sessions seront précisés ultérieurement.
• La date de sortie est la date et l'heure auxquelles les équipes peuvent voir votre événement sur RobotEvents.com. Sauf indication
  de votre EEM/RSM, il est préférable de le faire une semaine plus tard que la date d'aujourd'hui afin de laisser le temps à votre événement d'être examiné et mis à jour. Une fois votre événement approuvé, vous pouvez réinitialiser cette date plus tôt, si vous le souhaitez. L'événement ne sera pas publié tant qu'il n'aura pas été approuvé par votre responsable du support régional, même s'il a dépassé la date de sortie.
• L’ouverture des inscriptions est la première date et heure où les équipes peuvent s’inscrire à votre événement. Cette date
  doit être égale ou postérieure à la date de sortie et doit être au moins huit semaines avant la date de début
  pour les événements officiels.
• La clôture des inscriptions est la dernière date et heure où les équipes peuvent s'inscrire à votre événement. Cette date est
  généralement une semaine plus tôt que la date de début. Évitez de fixer la date trop tôt, car les équipes
  s'inscrivent fréquemment au cours des 4 à 8 dernières semaines précédant un événement.
• Il est important de se rappeler que la date de sortie, les heures d’ouverture et de clôture des inscriptions sont définies en fonction de l’heure normale de l’Est. Vous souhaiterez peut-être régler votre heure en fonction de votre emplacement. Notez que la valeur par défaut est minuit. Heure de l'Est. L'image ci-dessous répertorie les heures de publication courantes pour les fuseaux horaires des États-Unis. Vous pouvez l'utiliser pour sélectionner l'heure de sortie appropriée pour votre événement. Cela évitera aux mentors de devoir s'inscrire à des heures impaires du jour ou de la nuit.
  

Identifiez votre lieu d'événement

• La fonction de recherche localisera un lieu et saisira les informations requises dans les champs ci-dessous. Vous pouvez saisir le nom d'une école ou d'un autre lieu. Saisir une ville après le nom du lieu aidera à trouver les noms couramment utilisés tels que Washington High School. L'utilisation de la fonction de recherche garantit que la latitude et la longitude sont correctement renseignées afin que votre événement apparaisse sur la carte des équipes de la compétition &.
• Ajustez les informations sur le lieu si nécessaire. Si l'adresse est incomplète ou non reconnue, les champs Latitude et Longitude seront vides et votre événement n'apparaîtra pas sur la carte des équipes de la Compétition &.
• Cliquez sur « Enregistrer ».

Page d'événement

• Vous serez redirigé vers la page Événement, qui affiche le code d'événement et le code TM attribués à votre nouvel événement. Utilisez la fenêtre Dates/Lieu de l'événement et la fenêtre Événement sur le côté droit de la page pour naviguer dans les pages restantes où les informations doivent être saisies pour votre événement. Chaque élément de la fenêtre Événement aura une coche verte lorsque les informations requises seront saisies. Les éléments marqués d'un X rouge nécessitent la saisie d'informations supplémentaires. Ces pages sont présentées de la même manière que les équipes les verront sur robotevents.com. Les champs obligatoires comportent des astérisques dans les noms de champs. Les sections suivantes vous guideront à travers les étapes de saisie des informations sur votre événement dans chaque page.

Dates des événements/fenêtre du lieu

Cette fenêtre située dans le coin supérieur droit de votre écran affiche les dates d'événement pour les sessions que vous avez saisies pour votre événement. Pour participer à chaque session de Ligue supplémentaire :

• Cliquez sur le bouton vert + Nouvelle date.
• Entrez la date de début et la date de fin de la session
• Entrez les informations sur le lieu de la session comme vous l'avez fait pour la première session ci-dessus.
• Cliquez sur Enregistrer

Page Modifier les informations sur l'événement

Utilisez cette page pour modifier les informations sur l'événement qui ont été saisies dans la page Nouvel événement ci-dessus (à l'exclusion des dates de l'événement et des informations sur le lieu).

Documents & Page de téléchargement d'images

• Vous pouvez télécharger les documents que vous souhaitez mettre à disposition des équipes dans cette fenêtre. Cela peut inclure des cartes, des informations sur les sponsors, l'équipe ou d'autres ressources.
• Veuillez noter que le formulaire de consentement du participant, la liste de contrôle d'inspection et les « Conseils destinés aux équipes pour se préparer aux événements de compétition de robotique VEX IQ » seront téléchargés automatiquement et n'auront pas besoin d'être ajoutés à nouveau.
• Pour plus d'informations sur la façon d'ajouter des logos de sponsors à Tournament Manager, veuillez consulter l'article Ko sur Logos.

Page d'informations de contact

• Nom du contact principal : la personne que les équipes doivent contacter si elles ont des questions sur l'événement.
• Nom du contact secondaire : la personne de remplacement que les équipes doivent contacter si elles ont des questions sur l'événement.
• Informations de contact supplémentaires : toute information de contact supplémentaire pour les équipes.
• Corps de l'e-mail d'inscription à l'événement : cet e-mail obligatoire est envoyé automatiquement à une équipe qui s'inscrit. Accueillez les équipes et incluez toutes les informations importantes que vous souhaitez qu’elles voient.

Page des blocs de contenu

La page Blocs de contenu vous permet de naviguer dans les blocs de contenu de l'événement (onglets). Sélectionnez chaque bloc de contenu en cliquant sur le bouton « +Ajouter » ou « Modifier » dans la colonne Action pour ouvrir le bloc de contenu souhaité.

Onglet Informations générales *

Utilisez cet onglet pour saisir des informations générales sur votre événement. Incluez un « accueil » et un « argumentaire de vente » global pour votre événement. C'est également un endroit pour indiquer les dates/échéances importantes, telles que les cahiers d'ingénierie numérique doivent être soumis avant ______ date à ______ heure, les équipes qui n'ont pas réussi l'inspection à ______ heures seront supprimées du calendrier, etc.

Onglet Agenda *

Utilisez cet onglet pour répertorier un ordre du jour pour la journée (voir Exemple d'ordre du jour ci-dessous). Cela permettra aux équipes d’organiser le transport et d’autres besoins. Cela permettra aux familles de planifier votre événement.

Exemple d'ordre du jour

7h30 - Enregistrement de l'équipe, inspection, installation des stands

9h00 - Réunion événementielle/Cérémonies d'ouverture

9h15-12h00 - Matchs de qualification, matchs de défi de compétences robotiques, jugement

12h00-12h45 - Pause déjeuner

12h45-15h30 - Matchs de qualification, matchs de défi de compétences robotiques, jugement

15h30-16h00 - Sélection d'alliance (VRC)

16h00 - 17h00 - Éliminations, finales, récompenses

Onglet Bénévole *

Utilisez cet onglet pour demander aux équipes et à d’autres d’intervenir et de vous aider. Assurez-vous d'inclure le nom et les coordonnées de la personne qui coordonne vos bénévoles. Entrez ici les informations sur les bénévoles potentiels de l'événement, telles que le stationnement des bénévoles et les repas.

Politique d'urgence/intempéries * Onglet

Utilisez cet onglet pour informer les équipes de votre politique si le mauvais temps ou toute autre urgence vous oblige à annuler un événement prévu à une date particulière. Dans certaines régions, cela peut être dû à la neige, à un ouragan, à de violentes tempêtes ou à d'autres phénomènes naturels. Le partenaire de l'événement doit toujours tenir compte de la santé et de la sécurité des équipes lorsqu'il décide d'organiser un événement lorsque le mauvais temps peut devenir un problème. Assurez-vous d'inclure des informations sur la manière dont vous contacterez les équipes si un événement doit être reporté.

Politique de remboursement * Onglet

Utilisez cet onglet pour indiquer aux équipes votre politique de remboursement si une équipe vous dit qu'elle ne sera plus présente. Soyez clair quant à savoir si des remboursements seront accordés ou non, ainsi que les délais et les circonstances dans lesquels ils peuvent être accordés. Expliquez que les partenaires de l'événement supportent des coûts fixes. À titre de bonne pratique, votre politique de remboursement doit préciser quels remboursements (le cas échéant) sont accordés si le partenaire de l'événement annule l'événement (en cas d'urgence, de mauvais temps ou toute autre raison) et quels remboursements (le cas échéant) sont accordés si un l'entraîneur s'inscrit puis annule.

Onglet Informations sur le voyage

Utilisez cet onglet pour promouvoir les hôtels qui proposent des tarifs réduits pour votre événement. Si vous ne publiez pas de recommandations d'hôtels, il est utile de fournir les coordonnées d'une personne qui peut aider les équipes à trouver un logement approprié.

Onglet Webdiffusion

Si vous envisagez de diffuser votre événement sur le Web, entrez l'URL ici. Il existe également des paramètres dans Tournament Manager pour la diffusion des résultats (voir la documentation Tournament Manager).

Onglets définis par l'utilisateur

Créez de nouveaux onglets en cliquant sur le bouton vert « + Nouvel onglet » sur la page Blocs de contenu

Page de tarification

• Masquer le prix ? : Certains partenaires souhaitent annoncer les prix sur leur propre site ou sur une autre ressource. Il s'agit d'un choix inhabituel, c'est pourquoi la plupart des événements sélectionneront « Non ».
• Est-ce gratuit ? : La plupart des événements sélectionneront « Non ». Si vous rendez l'événement gratuit en sélectionnant « Oui », assurez-vous que le prix est fixé à zéro. Les deux options sont présentées pour les événements dont le prix n'est pas encore fixé : vous pouvez informer les équipes que l'événement n'est pas gratuit, mais qu'il n'y a pas encore de prix, en sélectionnant « Non ».
• Tarifs d'inscription à l'événement * : Frais d'entrée pour les équipes souhaitant participer à votre événement. Entrez « 0 » si libre. Saisissez le prix dans le premier champ d'événement identifié comme « USD » si vous utilisez le système de paiement en ligne. Si votre événement se déroule entièrement en dehors des États-Unis (comme au Canada, au Mexique, en Europe, en Grande-Bretagne, en Chine ou en Nouvelle-Zélande), saisissez le prix dans votre devise. Vous devez attribuer une certaine valeur à toutes les devises marquées d'un astérisque, mais vous pouvez saisir zéro pour les devises qui ne sont pas applicables.

Page d'adresse de paiement du partenaire de l'événement

• Nom du bénéficiaire : Il s'agit du nom qui apparaîtra comme « Payer à l'ordre de » sur un chèque de paiement de la Fondation REC.
• Nom/Organisation * : Il s'agit du nom de la personne, de l'école ou de l'organisation qui organise l'événement. C'est le nom qui apparaîtra sur l'adresse postale à laquelle un chèque de paiement sera posté.
• Ligne d'adresse 1 * : Il s'agit de l'adresse postale ou de la boîte postale à laquelle les chèques de paiement seront postés.
• Ligne d'adresse 2 : Il s'agit d'une deuxième ligne disponible pour l'acheminement du courrier.
• Ville* : Il s'agit de la ville où un chèque de paiement sera posté.
• État/Province * : Il s'agit de l'État/de la province où un chèque de paiement sera envoyé par la poste.
• Zip/Code Postal * : Il s'agit du code Zip/Postal où un chèque de paiement sera envoyé par la poste.
• Pays * : Il s'agit du pays où un chèque de paiement sera envoyé par la poste.

Page des niveaux de qualification

Qualifications requises : ce champ Oui/Non permet à un partenaire d'événement d'indiquer si une qualification est requise. Ce champ doit être laissé à la valeur par défaut de Non pour tous les événements, à l'exception des événements sur invitation/fermés, des championnats régionaux, des championnats d'État, des championnats ouverts et des championnats du monde VEX.

Page des récompenses

Utilisez le menu déroulant pour sélectionner les récompenses que vous offrirez lors de votre événement. Si votre événement se qualifie pour un événement national/provincial/régional, votre EEM/RSM identifiera le nombre de places de qualification qui avancent et le système saisira les récompenses obligatoires en fonction du système de qualification.

Remarque : Si une récompense est ajoutée à la dernière minute à un événement, elle doit d'abord être ajoutée à RobotEvents avant de l'ajouter à Tournament Manager.

Page des lauréats

Vous pouvez utiliser cet onglet pour saisir manuellement les lauréats. Cela ne devrait pas être nécessaire si les récompenses ont été téléchargées depuis Tournament Manager à la fin de votre événement.

Page de finalisation des récompenses

Finaliser les récompenses : ce champ doit être laissé à la valeur par défaut "Non". Le système modifie la valeur en « Oui » si vous choisissez de finaliser le téléchargement des récompenses et des résultats depuis Tournament Manager. Vous pouvez réinitialiser la valeur sur « Non » si vous devez télécharger à nouveau les résultats plus tard, par exemple pour chaque session de ligue.

Texte de récompense supplémentaire : texte facultatif à afficher sous la liste des récompenses.

Page d'enquête

• Cet onglet optionnel vous permet de sonder les équipes qui assisteront à votre événement. Il vous permet de collecter toutes les informations dont vous pourriez avoir besoin. Cliquez sur le bouton vert « + Nouvelle question » pour créer une question d'enquête.
• Vous voudrez peut-être poser des questions telles que :
  
  • Combien de personnes dans votre groupe seront présentes ?
  • Combien de personnes dans votre groupe utiliseront nos services de déjeuner ?
  • Quand votre équipe arrivera-t-elle ?
  • Y a-t-il quelqu'un dans votre groupe qui a besoin d'aménagements spéciaux ?
  • Votre équipe apportera-t-elle un carnet d'ingénierie pour l'évaluation du Design Award ?

Page Administrateurs d'événements

Cette page vous permet de sélectionner des partenaires événementiels supplémentaires susceptibles de vous aider dans votre événement afin de leur accorder des privilèges administratifs pour votre événement sur RobotEvents.com. Toute personne répertoriée comme administrateur d’événement doit passer une vérification de ses antécédents pour que l’événement soit approuvé.

Page Équipes/individus inscrits

• Cette page vous permet de voir les équipes (particuliers pour certains ateliers) inscrites à votre événement.
• Il affiche le statut payant de chaque équipe comme « payé » ou « en attente ».
• Vous pouvez ajouter des équipes à votre événement en utilisant le bouton vert « +Ajouter une équipe » en haut à droite de l'écran.
• Vous pouvez utiliser le bouton orange « Marquer comme payé » pour changer le statut payé d'une équipe de « en attente » à « payé ».

Page Liste d'attente

• Cette page vous permet de voir les équipes sur la liste d'attente pour votre événement.
• Il indique la date à laquelle les équipes ont été ajoutées à la liste.
• Vous pouvez ajouter des équipes à votre liste d'attente en utilisant le bouton vert « + Ajouter une équipe » dans la partie supérieure droite de l'écran.

Approbation de l'événement

Lorsque votre événement est prêt à être approuvé et que tous les champs sont verts, cliquez sur le bouton « Prêt pour l'approbation » afin que votre EEM/RSM puisse examiner et approuver l'événement. L'EEM/RSM examinera les informations et vous fera savoir si quelque chose doit être révisé. Ils sélectionneront également les récompenses qui qualifieront les équipes pour votre championnat régional en fonction des critères de qualification et des besoins de la région.

Vous serez informé par votre EEM/RSM lorsque votre événement sera approuvé, et ils partageront des instructions sur toutes les réductions EP applicables pour les produits de compétition et les packs de trophées.

Révision des événements

Une fois votre événement approuvé, il est important de le revoir périodiquement pour vous assurer que les informations sont correctes. Lorsque votre EEM/RSM définit les niveaux de qualification pour votre événement, certaines récompenses peuvent être automatiquement ajoutées. Veuillez vérifier quelles récompenses apparaissent dans la section Récompenses plusieurs semaines avant votre événement. Par exemple, si vous organisez un événement mixte (ES/MS ou MS/HS) et qu'il y a 10 équipes ou plus de chaque niveau scolaire, un prix d'excellence distinct sera ajouté pour chaque groupe d'âge conformément aux règles de jugement. Vous devrez vous assurer que vous disposez de trophées adéquats et communiquer les récompenses à votre équipe de juges avant l'événement.

Certaines informations sur l'événement ne peuvent pas être modifiées par le PE une fois l'événement approuvé. Si vous avez besoin de modifier votre événement et que vous n'avez plus accès aux champs, vous devrez contacter votre EEM/RSM pour obtenir de l'aide.

Copier un événement

Une fois que vous avez créé un événement sur RobotEvent.com, vous pouvez copier cet événement pour créer des événements supplémentaires dans la saison en cours ou pour les saisons à venir.

1. Connectez-vous à RobotEvents.com et sélectionnez Admin pour accéder à votre tableau de bord EP.
2. Sélectionnez Événement et modifiez les filtres Saison et Plage de dates pour afficher l'événement qui sera copié.
3. Sélectionnez Vue dans la colonne Actions de votre événement.
4. Sélectionnez Copier cet événement dans les liens Téléchargements &.
5. Sélectionnez le type d'événement approprié dans le menu déroulant.
6. Modifiez le nom et la date de l'événement, puis mettez à jour le contenu de l'événement si nécessaire.