Budget de l'événement – Bibliothèque RECF

Aperçu

Un budget bien planifié devrait être la base de la planification de votre événement. Les événements au sein d’une région ont tendance à partager des prix similaires, mais les frais d’inscription à chaque événement individuel doivent refléter les dépenses réelles de l’événement spécifique. Un budget permettra de maintenir et de suivre la santé financière de l’événement et peut servir de liste de contrôle des tâches qui doivent être déléguées à d’autres.

L’objectif de votre budget devrait être de couvrir toutes les dépenses prévues de votre événement, y compris certains revenus mis de côté pour toute dépense imprévue. Les revenus supplémentaires gagnés peuvent servir à soutenir votre programme de robotique ou vos événements futurs.

Un budget d’événement peut être divisé en plusieurs catégories pour faciliter la délégation et le suivi. De nombreux EP commenceront par la formation d’une équipe de planification. Cette équipe peut être composée d’autres membres du personnel de l’organisation ou de bénévoles clés désireux d’assumer des rôles au sein de l’organisation pour mieux coordonner les différents aspects de l’événement.

Un exemple de catégorie qui devrait être déléguée est l’organisation d’un stand de concession d’événement. Les stands de concession sont souvent la plus grande source de revenus pour soutenir l'événement et impliquent plusieurs questions matérielles et de personnel qui doivent être organisées pour réussir. Il est donc recommandé de déléguer ce projet à une personne expérimentée, comme un groupe de parents ou un club scolaire, qui peut s'occuper de tous les détails tout en tenant le PE informé.

Les compétitions de robotique VEX V5 se veulent généralement éducatives et accessibles à un large public, sans frais d'entrée pour les spectateurs. De nombreux événements fonctionnent selon un modèle de parrainage ou une approche de collecte de fonds, où les frais sont collectés via des canaux tels que des parrainages ou des dons plutôt que des frais d'inscription directs.

Dépenses budgétaires de l'événement

Articles spécifiques au lieu

Y a-t-il des frais de location ou d'installation ?
Des services de garde ou de sécurité sont-ils nécessaires ?
Y a-t-il des frais à prévoir pour une assurance événement ?
Cet endroit nécessitera-t-il des protections ou des revêtements de sol, et y aura-t-il un coût ?
Le lieu dispose-t-il de tables et de chaises appropriées, ou faudra-t-il les louer ?
Tous les événements doivent être conformes à l'ADA ou suivre les lois locales en matière d'inclusion. L’événement entraînera-t-il des coûts supplémentaires pour répondre à cette spécification ?

Équipement lié au jeu

L'organisation a-t-elle accès à l'équipement de jeu nécessaire, comme des terrains et des éléments ?
Coûts de tout appareil électronique nécessaire ? Cela comprend les ordinateurs, les tablettes, les projecteurs, les routeurs, les câbles, les moniteurs, les imprimantes, les multiprises, les rallonges, etc.
Assurez-vous de prévoir tous les trophées dont vous avez besoin pour les récompenses que vous avez l’intention d’offrir. Les trophées et plaques supplémentaires de VEX sont des coûts facultatifs. Les trophées peuvent également être fabriqués ou achetés localement.

Fournitures de bureau

Papier et toner pour l'imprimante.
Presse-papiers, stylos à encre, surligneurs et fournitures de bureau générales. Les juges, les contrôleurs, les inspecteurs et les arbitres pourraient tous utiliser des stylos. Les juges et le personnel d'enregistrement peuvent utiliser des surligneurs. Les arbitres et les juges peuvent également avoir besoin de presse-papiers.
Ruban adhésif ou de lutte, ruban adhésif transparent et matériel de signalisation/affiche.
Notes autocollantes, papier et cahiers pour le processus de jugement.

Fournitures pour bénévoles

Maillots d'arbitre.
Chemises de bénévoles (facultatif). De nombreux événements fourniront des t-shirts à leur personnel bénévole. Cela permet d’identifier vos bénévoles lors de l’événement et sera apprécié comme souvenir de la journée. Les sponsors de l'événement peuvent être reconnus comme faisant partie de la conception du t-shirt.
Collations, boissons et déjeuner pour les bénévoles. Nourrir vos bénévoles les rend beaucoup plus susceptibles de faire du bénévolat à nouveau.

Fournitures de concession

Déléguez-vous à un groupe de bénévoles ou de parents intéressé.
La gestion d'un stand de concession permet aux participants d'accéder à de la nourriture et des boissons et constitue une opportunité de récupérer le coût de la nourriture des bénévoles ainsi que de gagner des fonds pour soutenir d'autres aspects de l'événement.

Frais de traitement de RobotEvents.com

Chaque équipe extérieure à votre organisation qui s'inscrit à un événement devra payer des frais de 5 $ pour compenser les coûts de maintenance du système RobotEvents.com.
Les matchs et ateliers gratuits peuvent être exemptés des frais de 5 $ de RobotEvents.com.

Recettes du budget de l'événement

Frais d'inscription à l'événement

Coordonnez-vous avec votre responsable du soutien régional (RSM) pour examiner les frais d’événement typiques dans votre région.
Les frais d’inscription à l’événement devraient couvrir les dépenses de l’événement et peuvent fournir un soutien supplémentaire à votre programme de robotique.

Concessions

Les ventes de concessions peuvent constituer une bonne source de revenus et être une ressource pratique pour les équipes pendant l’événement.
Déléguer à un groupe d'étudiants ou de parents.
La précommande de déjeuners est une excellente option lors de l'événement lorsque les options de restauration sont limitées. Certaines entreprises vous accorderont une réduction si vous commandez en gros, mais vous aurez peut-être besoin d'un préavis et d'une idée générale du nombre de pizzas ou de sandwichs à préparer. Cette commande peut même être effectuée avant l'événement en envoyant un e-mail aux conseillers de l'équipe.

Commanditaires

De nombreux EP s'adressent aux entreprises locales comme les concessionnaires automobiles, les coopératives de crédit, les imprimeurs d'enseignes et les vendeurs de t-shirts pour obtenir de l'aide pour leurs événements. Il existe de nombreuses possibilités d’engagement communautaire mutuellement bénéfique.
Certains événements peuvent reconnaître leurs sponsors au moyen de bannières et de signalisations, en nommant les terrains d'après leurs principaux sponsors, en mettant des logos sur les t-shirts des bénévoles et en invitant des représentants des entreprises sponsors à remettre un prix, à servir en tant que bénévoles ou à prononcer quelques remarques lors des cérémonies d'ouverture ou de clôture. Reconnaître les sources de soutien dans votre communauté vous aidera à maintenir et à développer ce soutien à l’avenir.

Conseils utiles

Votre RSM peut vous fournir un exemple de feuille de calcul budgétaire pour vous aider à estimer les dépenses et les revenus de l'événement.
Si vous distribuez des trophées au-delà de ce qui est contenu dans votre pack de trophées EP, envisagez de créer des trophées personnalisés ou d'imprimer des certificats à l'aide de Tournament Manager (trouvé sous Rapports).
Créez une équipe de collecte de fonds dirigée par les parents pour explorer des ressources de financement supplémentaires.