Sélection et planification du lieu

Aperçu

Il existe de nombreuses façons de mettre en œuvre un événement et votre responsable du soutien régional (RSM) est la meilleure ressource pour vous aider à faire correspondre l'événement avec votre lieu et vos ressources disponibles. Les types d’événements et les dispositions partagés dans ce guide sont des modèles de bonnes pratiques, mais aucun événement ne se ressemble exactement. La Fondation REC privilégie une expérience cohérente et alignée sur le manuel de jeu et le processus de jugement, mais vous constaterez que la mise en œuvre d'événements robotiques peut être adaptée à vos ressources disponibles et à votre espace événementiel afin de promouvoir la durabilité et une expérience positive pour les EP, les bénévoles et les étudiants.

Conseil utile : Lorsque vous sélectionnez une date pour votre événement, pensez à éviter les jours fériés, les jours de test et autres événements majeurs susceptibles d'avoir un impact sur la disponibilité du lieu et de l'équipe.

Types de lieux

Des événements réussis peuvent être coordonnés sans utiliser beaucoup d’espace et de ressources. Il existe de nombreuses options de lieux à prendre en compte lors de l'organisation d'un événement, et votre RSM peut vous aider à faire correspondre l'événement avec vos ressources disponibles. Des concours ont été organisés avec succès dans des écoles, des centres communautaires, des gymnases, des centres de conférence et d’autres espaces.

Conseils utiles

• Planifiez la manière dont les élèves transporteront leurs robots de leur zone de stand à une zone de file d'attente, de la file d'attente à un terrain de jeu, puis de retour à leur zone de stand. De nombreux événements seront dotés de files d'attente et d'une circulation à sens unique pour éviter les embouteillages. Identifiez les goulots d’étranglement dans votre aménagement et planifiez en conséquence.
• Vous devez avoir accès à votre espace événementiel à l'avance pour l'installation. Pour les tournois, il est recommandé de s'installer la veille et de tester tous les éléments électroniques nécessaires au bon déroulement de l'événement (c'est-à-dire les terrains, les écrans, le système audio et le système de notation mobile). Idéalement, tout ce que vous devriez avoir à faire le matin de l'événement est de mettre les systèmes sous tension.
• Créez une carte à l’échelle du lieu. Cela n'est pas seulement utile pour la planification de l'événement, mais les équipes et les juges bénéficieront d'un plan des stands étiqueté avec les points de repère du lieu indiqués, en particulier si votre événement s'étend sur plusieurs salles.

Lieux pour les tournois

Les tournois sont généralement organisés dans les gymnases des écoles car ils disposent de grands espaces ouverts pour les terrains de compétition, les fosses, les sièges du public et d'autres équipements événementiels. Des espaces communs plus grands, comme un centre communautaire ou une cafétéria scolaire, peuvent être des options de lieu tout aussi viables. Les événements plus importants peuvent choisir d'utiliser une cafétéria pour la zone des stands, car les tables sont généralement déjà installées, et utiliser un autre espace comme une salle de sport pour leurs terrains de compétition et leur public. Le choix du lieu déterminera le nombre d’équipes pouvant participer à l’événement et donc les ressources (équipement et bénévoles) que vous devrez recruter.

Lieux pour les ligues

Les sessions de ligue sont censées être plus faciles à organiser car il y a généralement moins d'équipes présentes à chaque session de classement et les équipes organisent généralement un nombre plus restreint de matchs par session. Les séances de ligue peuvent être organisées dans une salle de classe avec seulement 1 ou 2 terrains et un affichage du public. Les zones de stand d'équipe peuvent être sur des bureaux et la zone de visionnage du public peut être constituée de sièges installés près du terrain. Les ligues plus importantes qui incluent des matchs de compétences en robotique à chaque session de ligue devront peut-être être organisées dans un espace commun ou dans une salle de sport.

Exemple de présentation d'événement pour VIQRC

Cet exemple de mise en page d'événement VIQRC représente un événement plus petit et peut être mis à l'échelle pour répondre aux besoins et aux ressources de votre événement. D’autres activités événementielles pouvant nécessiter un espace supplémentaire comprennent une zone de concessions, des bornes de recharge et un espace privé pour que les juges puissent se réunir.

Exemple de présentation d'événement pour V5RC, VURC ou VAIRC

L'exemple de disposition d'événement V5RC/VURC/VAIRC représente un événement plus petit et peut être mis à l'échelle pour répondre aux besoins et aux ressources de votre événement. D’autres activités événementielles pouvant nécessiter un espace supplémentaire comprennent une zone de concessions, des bornes de recharge et un espace privé pour que les juges puissent se réunir.

Équipement événementiel

L’équipement et les ressources nécessaires pour organiser un événement varient en fonction de la taille de l’événement et du nombre d’équipes. Consultez votre RSM pour obtenir de l’aide afin d’élaborer une liste détaillée de l’équipement nécessaire à votre événement.

Champs

Conseils utiles

• Les séances de ligue peuvent être organisées avec seulement 1 à 2 terrains VIQRC ou 1 terrain V5RC.
• Empruntez des terrains auprès des organisations et des équipes à proximité participant à l’événement.
• Les champs peuvent être réutilisés chaque année. Seuls les kits de jeu doivent être remplacés chaque saison.
• Vérifiez auprès de votre RSM pour voir s'il y a une remorque d'équipement disponible à la location dans votre région.

Zone de ravitaillement des équipes

Les stands d'équipe sont une zone désignée pour les entraîneurs et les équipes. La zone de stand de chaque équipe sera dotée d'une table, de chaises en option et d'un accès à une prise de courant ou à une zone de recharge. Cette zone de fosse sera l'endroit où les équipes travailleront sur leur robot, attendront les matchs et seront interviewées par les juges. Les tables des stands doivent être clairement indiquées avec le numéro d'équipe désigné de l'équipe à l'aide de panneaux imprimés à partir du gestionnaire de tournois (trouvé sous Rapports).

Conseils utiles

• Si vous manquez de prises, il est utile de disposer d'une zone de recharge désignée que les équipes pourront utiliser. Vous devriez également disposer d'un écran de présentation pour permettre aux équipes de savoir rapidement et facilement quels matchs de qualification sont en cours ou en attente.
• Si les équipes doivent partager des tables, elles doivent prévoir suffisamment d’espace pour que les équipes puissent travailler sur leurs robots et fournir des sièges aux membres de l’équipe. 

Sécurité

Cordons électriques

Les cordons électriques reliant les équipements de l'événement doivent être fixés au sol pendant le processus d'installation de l'événement afin de réduire les risques de trébuchement dans tout le lieu. Les cordons peuvent être fixés à l'aide de cache-cordons ou de ruban adhésif anti-résidus comme du ruban adhésif Gaffers ou du ruban adhésif pour tapis de lutte.

Passerelles

Les passerelles doivent être conçues pour permettre une circulation sûre entre les zones de l’événement. Tenez compte du flux des participants à l’événement tout au long de la journée, y compris les équipes qui transporteront les robots. Le lieu doit être conforme à l'ADA (aux États-Unis) ou suivre les lois locales d'inclusion pour permettre l'accès à tous (en dehors des États-Unis). Certains lieux peuvent nécessiter l’approbation du commissaire des incendies pour garantir que les allées sont adaptées à la taille et à la capacité du lieu.