Introduction
La clé d’un événement réussi réside dans la préparation qui précède le jour de l’événement. Vous voulez vous assurer de planifier votre événement le plus à l’avance possible. Lors d’un événement, le PE ne devrait pas avoir de rôle bénévole spécifiquement assigné. Le rôle du PE est de prendre des décisions et de résoudre les problèmes qui surviennent, et ce sera un rôle à temps plein. Vous voulez vous assurer de passer les semaines précédant l’événement à faire le plus de choses possible afin que le processus de planification de l’événement soit moins écrasant et que vous puissiez résoudre les problèmes à l’avance. Même le PE le plus expérimenté sera confronté à des circonstances imprévues le jour de l'événement, donc avoir tout planifié à l'avance permet de s'adapter plus facilement à l'inattendu.
Ressources de planification d'événements
En tant qu'EP, vous utiliserez deux sites Web de la Fondation REC et le logiciel VEX Tournament Manager :
- REC Foundation Resources est l'endroit où vous pouvez trouver des informations sur le programme, des ressources EP, des manuels de jeu actuels et des ressources de formation des bénévoles
- RobotEvents.com est l'endroit où vous pouvez inscrire des équipes, rechercher et vous inscrire à des événements, et créer et gérer votre événement
- Le logiciel VEX Tournament Manager est disponible à l'adresse suivante : https://vextm.dwabtech.com/
Liste de contrôle pour la planification d'un événement
La liste de contrôle de planification d’événement est une ressource essentielle pour vous aider à préparer votre événement. Cette liste de contrôle comprend des informations relatives aux événements VIQRC, V5RC, VAIRC et VURC. Par conséquent, toutes les tâches ne s'appliqueront pas à votre événement. Il est fortement recommandé d'effectuer les tâches correspondant au type de programme de votre événement dans le délai suggéré. Cela permettra de répartir les tâches afin que la planification de l’événement ne soit pas trop compliquée et de garantir que tout soit prêt pour votre événement.