Devenir partenaire d'un événement

Introduction

Les partenaires événementiels (EP) sont au cœur des programmes de concours de la Fondation REC et nous sommes très reconnaissants de votre intérêt à devenir partie intégrante de notre communauté. La passion et l'implication des PE font grandir et soutiennent les événements et, dans de nombreux cas, font grandir et soutiennent les équipes elles-mêmes.

La Fondation REC est une organisation à but non lucratif qui s'associe à VEX et EPs pour soutenir des événements et des initiatives de robotique visant à inspirer et à motiver les étudiants à exceller dans l'enseignement STEM. Chaque entité de ce partenariat joue un rôle essentiel en proposant des expériences d'apprentissage amusantes et positives à travers des événements de robotique.

Rôle de partenaire d'événement

L'EP agit en tant que coordinateur d'une équipe de planification qui organise des tournois, des ligues, des mêlées et/ou des ateliers VEX IQ Robotics Competition (VIQRC), VEX Robotics Competition (VRC), VEX U ou VAIRC. Le PE est le leader qui assure la liaison entre la Fondation REC et l'équipe de planification qui organise un événement. Les tâches clés sont la sélection de la date et du site, l'élaboration du budget, le recrutement et la gestion des bénévoles, la formation des bénévoles, la communication en équipe, l'exécution de l'événement, le téléchargement des résultats de l'événement et le suivi. Le PE doit être un adulte (18+) qui ne fait pas actuellement partie d'une équipe VEX Robotics du programme VRC. En tant que leader, le PE est censé illustrer le code de conduite de la Fondation REC dans la planification et l'organisation d'événements. Les EP peuvent donner l’exemple à tous les étudiants et mentors.

Rôle de soutien de la Fondation REC

Les responsables de l'engagement des événements (EEM), les responsables de l'engagement des équipes (TEM) et les responsables du support régional (RSM) sont des membres du personnel de la Fondation REC qui soutiennent les événements VEX Robotics et les équipes VEX dans une région désignée. Les EEM et les RSM travaillent avec les EP de leur région pour planifier le calendrier des événements de la saison et former les nouveaux EP. Les EEM, TEM et RSM pour chaque région sont disponibles sur RobotEvents.com/support. Certaines régions disposent également de spécialistes du soutien aux événements (ESS) qui font partie du personnel de la Fondation REC et qui fournissent un soutien le jour de l'événement sous la direction d'un EEM ou d'un RSM.

En tant qu'EP, vous pouvez vous attendre au soutien suivant de la part de la Fondation REC et de votre EEM/RSM dans le processus de planification et d'hébergement d'événements robotiques :

Fournir des ressources de formation et de planification d’événements.
Fournir la documentation nécessaire pour organiser des événements. Ceux-ci incluent, sans toutefois s'y limiter, les manuels de jeu, le guide de l'arbitre, le guide du juge, le guide EP et les critères de qualification. Ces documents et bien d’autres peuvent être recherchés dans la base de connaissances de la Fondation REC.
Communiquez le processus pour devenir EP et activer votre compte RobotEvents.com avec le rôle EP.
Examinez et approuvez les événements publiés sur RobotEvents.com.
Communiquez les critères de qualification des événements et comment ce processus s’applique à votre événement.
Proposez des enregistrements réguliers avant l'événement pour garantir la préparation, ainsi que des suivis après l'événement pour vérifier les résultats téléchargés et obtenir des commentaires.
Dans certains cas, fournir un accompagnement en personne le jour de l'événement (EEM/RSM ou ESS). Si l’assistance en personne n’est pas disponible, votre EEM/RSM sera disponible par téléphone.
Assistance à la gestion d'événements sur RobotEvents.com avant et après le jour de l'événement.

Si vous souhaitez devenir EP, veuillez suivre ces étapes :

Contactez votre Event Engagement Manager (EEM) ou votre Regional Support Manager (RSM). Votre EEM/RSM vous expliquera les exigences, vous montrera les ressources à votre disposition et vous connectera à la communauté des autres EP.
Demandez les autorisations du compte EP sur RobotEvents.com. Créez un compte sur RobotEvents.com (si vous n'en avez pas déjà un) et fournissez à votre EEM/RSM votre identifiant utilisateur. Cela permet à votre EEM/RSM de mettre à jour le statut de votre compte en « Partenaire d'événement » afin que vous puissiez créer et gérer des événements ainsi que recevoir de futures communications et offres EP.
Complétez la certification REC Foundation EP. Le Event Partner Certification Course est un outil de formation en ligne pour préparer les EP à l'hébergement d'événements VIQRC, VRC, VAIRC et VEX U. La certification est accessible en tant que ressource gratuite pour les EP nouveaux et expérimentés.
Publiez votre événement sur RobotEvents.com. Travaillez avec votre EEM/RSM pour publier votre événement sur RobotEvents.com. Plus d'informations sur la façon de publier un événement sont incluses dans l'article Publier un événement sur RobotEvents.com.
Effectuez une vérification des antécédents sur RobotEvents.com. La priorité absolue de la Fondation REC est la sécurité de ses bénévoles, de son personnel, de ses étudiants et de l'ensemble de la communauté. Dans le meilleur intérêt de nos étudiants et pour la sécurité de toutes les personnes participant aux événements de la REC Foundation, tous les EP aux États-Unis doivent se soumettre à une vérification de leurs antécédents criminels conforme au Fair Credit Reporting Act (FCRA). Les vérifications des antécédents sont effectuées dans le cadre de la publication de votre événement sur RobotEvents.com et sont valables trois ans. Cliquez ici pour obtenir des instructions complètes sur cette vérification des antécédents. Des informations supplémentaires sur le processus de vérification des antécédents sont disponibles dans l’article FAQ sur la vérification des antécédents EP.
Gagnez de l'expérience EP. Il est fortement recommandé aux PE d'assister et de faire du bénévolat lors d'un événement pour en savoir plus sur le processus de planification et d'exécution de l'événement avant de gérer leur propre événement. Votre EEM/RSM peut vous suggérer d’assister à des événements dans votre région et vous mettre en contact avec un PE expérimenté.

Facteurs initiaux à considérer

Votre parcours EP commence par la décision d’organiser un événement. Au moment de prendre cette décision, de nombreux facteurs doivent être pris en compte, notamment les suivants :

Y a-t-il besoin d'un événement ? Cela devrait commencer par une discussion avec l'EEM/RSM de la région de l'événement. Ils peuvent recommander quels types d’événements sont nécessaires et quand il est préférable d’organiser l’événement afin d’offrir les meilleures opportunités aux équipes.
Disposez-vous de ressources provenant de personnes supplémentaires associées à votre programme ? Vous ne pouvez pas faire cela seul ! L'organisation d'un événement nécessite le soutien de bénévoles pendant le processus de planification de l'événement et le jour de l'événement. Pensez à identifier les ressources bénévoles et financières de votre organisation, de votre communauté et des parents d’équipe.
Avez-vous accès à l'équipement pour soutenir un événement ? Une liste de base de l'équipement est examinée dans l'article Sélection et planification du site , et votre EEM/RSM examinera les besoins en équipement avec vous. L'une des premières tâches entreprises dans le processus de planification est de garantir que votre organisation aura accès à l'équipement nécessaire, car cela peut déterminer la capacité, le lieu et le budget de votre événement.
Avez-vous un lieu disponible ? Les événements peuvent avoir lieu dans différents types de lieux, mais le plus courant est le gymnase de l'école ou l'espace commun. Étant donné que de nombreux lieux sont utilisés par plusieurs organisations, il est recommandé de réserver le lieu avant de publier votre événement sur RobotEvents.com. Il est fortement recommandé de réserver également le lieu le jour ou la nuit précédant l'événement pour l'installation. Assurez-vous que le lieu est disponible pendant au moins 4 à 6 heures la veille de l'événement pour les vérifications de l'installation et de l'équipement.
Avez-vous le temps de vous engager dans ce projet ? Les événements sont un excellent moyen de soutenir le programme de robotique de votre organisation et d'offrir une opportunité amusante aux étudiants, mais ils nécessitent plusieurs mois de planification. Veuillez vous assurer que votre organisation dispose des ressources et du temps nécessaires pour planifier adéquatement l'événement. Cela facilitera l’expérience du personnel de votre événement et offrira une expérience de qualité aux équipes.

Engagement envers l’excellence de l’événement

L'intention de l'engagement de la Fondation REC envers l'excellence événementielle (CEE) est de communiquer le partenariat et les attentes entre la Fondation REC et les EP dans le but ultime de fournir aux équipes des expériences de compétition uniformes et de qualité tout au long de nos programmes. Cet accord est conclu entre la Fondation REC, l'EEM/RSM qui apporte son soutien à la région événementielle et le PE qui publie l'événement sur RobotEvents.com.

Pendant le processus de publication de l'événement, il existe une section obligatoire pour examiner et accepter le CEE avant que l'événement puisse être approuvé. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant les attentes incluses dans le CEE, veuillez contacter votre EEM/RSM.

Vous pouvez consulter le contenu complet et les attentes de l'engagement envers l'excellence événementielle dans article dans la section Documents de référence EP de la bibliothèque REC.