Options de jugement à distance – Bibliothèque RECF

Aperçu

Déterminer le format de jugement (en personne ou à distance) qu'un événement propose nécessite une conversation entre le conseiller du juge et le partenaire de l'événement. En fin de compte, la décision concernant le format de jugement revient au partenaire de l'événement, mais le conseiller du juge doit être à l'aise avec le travail dans le format choisi. Le jugement à distance peut aider à mieux utiliser les ressources bénévoles disponibles pour le jour de l'événement, mais les juges bénévoles doivent être à l'aise avec tout temps supplémentaire et/ou exigences technologiques qui peuvent leur être demandées.

Toutes les équipes jugées pour un événement doivent être selon le même afin de garantir la cohérence de l'expérience de jugement et d'éliminer le risque que des préjugés basés sur le format n'impactent les délibérations. Par exemple, si les cahiers d’ingénierie sont soumis à l’évaluation via des liens vers des cahiers numériques avant l’événement pour certaines équipes, les cahiers physiques ne doivent pas être évalués en personne le jour de l’événement pour d’autres équipes. Pour les entretiens d’équipe, soit toutes les équipes bénéficient d’un entretien initial à distance, soit toutes les équipes sont initialement interviewées en personne. Les équipes qui ne sont pas interviewées à distance ne doivent pas être initialement interviewées en personne lors de l’événement.

Le jugement à distance doit également avoir lieu le plus près possible de l'événement afin que les équipes et les robots que les juges observent lors des entretiens initiaux soient aussi proches que possible de ce qui est présenté en compétition.

Le jugement à distance suit toutes les directives du jugement en personne. La section suivante met en évidence les principales différences dans le processus de jugement si certaines des tâches de jugement habituellement effectuées en personne sont effectuées à distance. Le jugement à distance peut se faire sous la forme d'un jugement à distance sur un carnet d'ingénierie numérique, d'entretiens d'équipe initiaux à distance ou d'une combinaison des deux, comme suit :

Évaluation à distance du cahier d'ingénierie numérique

Les cahiers d'ingénierie numériques sont jugés à distance avant l'événement.
Les équipes téléchargeront des liens vers leur carnet d’ingénierie via RobotEvents.com. Il n'est pas permis de demander aux équipes de soumettre des carnets en utilisant une méthode autre que le lien RobotEvents, ou sous un type de fichier spécifique, et aucune exigence supplémentaire ne doit être imposée aux carnets qui n'apparaissent pas dans ce guide.
Une fois qu'un lien vers un carnet d'ingénierie numérique (DEN) est téléchargé via RobotEvents, les équipes peuvent toujours mettre à jour leur DEN en permanence, même le jour de l'événement. Le contenu du carnet est censé évoluer au fil du temps, ce qui fait partie du processus de conception technique.
Cette liste de liens sera fournie par le partenaire de l'événement au conseiller du juge.
Les cahiers d'ingénierie numériques doivent être librement consultables par les juges en utilisant le lien. Les équipes doivent s'assurer que les autorisations d'affichage de leurs carnets de notes sont définies pour permettre aux juges de les consulter.
Le conseiller du juge organisera les juges en groupes pour examiner et noter les cahiers à l'aide de la rubrique du cahier d'ingénierie.
Les cahiers d'ingénierie numériques doivent être manipulés à distance dans des circonstances similaires pour garantir la cohérence.
Les cahiers d'ingénierie numériques doivent être examinés par plusieurs juges pour établir un classement des cahiers finalistes.
Certains événements pourraient nécessiter une variante de ce format d’évaluation. Le principe primordial demeure que toutes les soumissions de carnets doivent être en utilisant le même format de soumission et dans le même délai, de sorte qu'aucune entrée ne bénéficie d'une préférence ou d'un avantage réel ou perçu.

Entretiens d'équipe initiaux à distance

Les entretiens initiaux de l'équipe sont effectués à distance avant l'événement, en utilisant la rubrique d'entretien d'équipe et la feuille de classement initiale des candidats au prix .
Les participants de l’équipe peuvent se connecter à la réunion à partir d’un seul emplacement partageant une webcam ou à partir de plusieurs emplacements.
L’objectif des entretiens d’équipe initiaux à distance est d’identifier les nominés pour chaque prix (étape 1 du processus de délibération ).
Les conseillers du juge devraient mettre en place un moyen de rassembler les notes de jugement pour faciliter les délibérations finales.
Les entretiens de suivi pour les nominés au prix final (étape 2 du processus de délibération ) doivent être effectués en personne pour tenir compte des observations de l'équipe et du robot lors de l'événement.
Les juges en personne des entretiens de suivi ne doivent pas déplacer les équipes d’une catégorie de prix à une autre. Cela invaliderait les délibérations initiales des juges à distance et relancerait effectivement le processus de jugement sans accorder un traitement égal à toutes les équipes.

Remarque: Le jugement à distance ne remplace pas les entretiens de suivi et les délibérations en personne le jour de l'événement. Il est destiné à offrir une certaine flexibilité aux partenaires de l'événement et aux bénévoles chargés du jugement pour effectuer certaines tâches de jugement avant le jour de l'événement. Le jugement à distance peut permettre à un groupe plus restreint de juges de profiter d'un délai plus long en planifiant le jugement avant l'événement et permet l'utilisation de juges bénévoles qui ne peuvent pas assister à un événement en personne.

Protocoles de jugement à distance

Tous les principes et directives de jugement s’appliquent toujours.
La protection de la jeunesse doit être respectée. Lors de la conduite d'entretiens à distance, chaque équipe participante doit avoir un représentant adulte (18 ans et plus et non un lycéen) connecté et visible à la caméra pendant toute la durée de l'entretien. Ce représentant adulte doit se joindre à l’entretien avant l’arrivée des élèves. L'adulte peut être dans la même pièce que les élèves ou connecté séparément à l'appel à distance. Cet adulte ne doit pas participer ni contribuer au contenu de l’entretien d’équipe de quelque façon que ce soit. Leur présence garantit que plusieurs parties adultes sont impliquées dans toute réunion vidéo.
Un juge ne doit jamais être seul lors d’un entretien à distance avec une équipe, mais doit plutôt travailler au sein d’un groupe de deux juges ou plus. Avec l’inclusion du représentant adulte de l’équipe, cela porte à trois le nombre minimum d’adultes participant à un entretien à distance.
Tout comme les entretiens en personne ne permettent pas l’enregistrement, les entretiens à distance ne doivent jamais être enregistrés par aucune partie.

Il est acceptable que les juges à distance tiennent des réunions de délibération en ligne distinctes ou partagent des feuilles de calcul pour aider à rassembler les informations de jugement telles que les scores de la rubrique d'entretien d'équipe, les scores de la rubrique du cahier d'ingénierie la feuille de classement initiale des candidats au prix. Toutes les notes de réunion ou feuilles de calcul de données doivent être sous le contrôle du conseiller du juge et les informations qu'elles contiennent doivent être détruites à la fin de l'événement.

Planification des jugements à distance

CARNETS D'INGÉNIERIE NUMÉRIQUE

Les liens vers le carnet d'ingénierie numérique sont téléchargés par l'entraîneur de l'équipe principale dans son compte Robotevents.com. Le partenaire de l'événement et le conseiller du juge doivent déterminer une date limite à laquelle toutes les équipes doivent avoir téléchargé leurs liens, donnant ainsi aux juges suffisamment de temps pour commencer à examiner les cahiers d'ingénierie numériques. Le partenaire de l'événement partage cette liste de liens avec le conseiller du juge, qui désigne des juges pour examiner chaque cahier d'ingénierie numérique conformément au processus d'évaluation du cahier d'ingénierie (voir Section 5). Tous les cahiers d’ingénierie numériques doivent être évalués dans des conditions et des contraintes de temps similaires.

ENTRETIENS INITIAUX D'ÉQUIPE À DISTANCE

Planification des bénévoles pour le jugement à distance – La planification des entretiens nécessite une coordination entre le partenaire de l'événement, le conseiller aux juges, les juges à distance et les équipes. Il est recommandé de créer d’abord un calendrier des heures d’entretien, puis de s’assurer que les juges à distance et le conseiller aux juges sont disponibles à ces heures-là. Bien que le juge conseiller n’ait pas besoin de participer à une entrevue, il est fortement recommandé qu’il soit disponible pour aider à gérer les problèmes qui pourraient survenir. De plus, si un juge à distance ne peut pas être présent ou rencontre un problème technologique, le conseiller aux juges peut intervenir et servir de juge à distance afin que les équipes puissent être interrogées à l'heure prévue.

Planification des équipes – Les heures d’inscription à l’entretien initial d’équipe à distance peuvent être planifiées manuellement par le partenaire de l’événement, mais une méthode plus simple peut être pour les équipes de se planifier elles-mêmes via un système d’inscription premier arrivé, premier servi. Il est recommandé de réaliser les entretiens à distance quelques jours avant l'événement au cas où un délai supplémentaire serait nécessaire en raison d'un problème de bénévole ou de technologie perturbant le calendrier.

S'il y a suffisamment de juges bénévoles à distance pour le soutenir, plusieurs entretiens peuvent être menés en parallèle. Par exemple, les participants pourraient se connecter à un lien de jugement à distance unique avec une salle principale pour les équipes entrantes et des salles de réunion pour chaque équipe de juges à distance. Chaque équipe sera déplacée de la salle principale vers une salle de réunion pour leur entretien. Il peut être utile que deux adultes (le conseiller aux juges et un autre membre du personnel de l'événement) accueillent les équipes dans la salle principale à leur arrivée et s'assurent que leur représentant adulte est visible à la caméra et qu'il s'agit de la bonne équipe pour le créneau horaire avant de déplacer les équipes pour voir leurs juges à distance. Le fait d’avoir cette « salle d’attente » empêche également les équipes d’interrompre par inadvertance l’entretien d’une autre équipe.

Remarque: L'expérience passée a montré que les cycles d'entretien d'une demi-heure fonctionnent bien : trente minutes laissent suffisamment de temps aux équipes pour entrer dans l'environnement de jugement à distance, aux juges à distance pour mener un entretien de 10 à 15 minutes et aux juges à distance pour discuter, noter l'entretien et remplir la Feuille de classement initiale des candidats au prix avant l'arrivée de l'équipe suivante.