Guide de jugement : préparation et exécution de l'événement

Aperçu

Le processus de préparation au jugement doit être pris en considération dès les premières étapes de la planification de l’événement. La taille de l’événement, le nombre de prix décernés, le programme de l’événement et le recrutement des bénévoles ont tous un impact sur le processus de jugement. La coordination entre le partenaire de l’événement, le conseiller du juge et les juges bénévoles est essentielle pour que le processus de jugement se déroule de manière fluide et efficace.

Dans le cas de tournois, le jugement devrait se terminer le dernier jour de compétition. Dans le cas des ligues, le jugement doit avoir lieu à proximité de la date des finales de ligue. Si un jugement à distance est utilisé, ce processus doit avoir lieu le plus près possible de la date finale de l’événement. Il s’agit de garantir que les équipes et les robots que les juges évaluent lors des entretiens initiaux soient aussi proches que possible de ce qui est présenté en compétition et observé par les juges en personne.

Avant l'événement – Tâches par rôle

Partenaire événementiel

• Recrutez un conseiller de juge qualifié et des juges pour l’événement bien à l’avance pour vous assurer qu’il y a suffisamment de juges pour répondre aux besoins de l’événement.
• Travaillez avec la REC Foundation RSM pour vous assurer que toutes les récompenses requises sont répertoriées sur Robotevents.com et que les trophées/certificats correspondants sont achetés.
• Assurez-vous qu'il y a une salle sécurisée et calme avec un espace suffisant pour que le personnel de jugement puisse délibérer (la salle des juges). Seuls le personnel de jugement et les bénévoles spécifiquement autorisés pour l'événement devraient avoir accès à cette salle.
• Connaître et comprendre les rôles des juges et du juge conseiller.
• Assurez-vous que le personnel de jugement dispose du matériel de jugement approprié, notamment des presse-papiers, des stylos, des surligneurs, des notes autocollantes, des copies des documents de jugement actuels tels que des rubriques et des feuilles de prise de notes, et d'autres éléments nécessaires. Ces documents ne peuvent pas être modifiés ou remplacés par des versions non officielles.

Juge conseiller

• Réussir le cours de certification Judge Advisor / Judge Training & pour la saison en avant l'événement.
• N’a aucun conflit d’intérêt ou des conflits d’intérêt minimes avec les équipes participant à l’événement.
• Passez en revue avec le partenaire de l’événement les récompenses qui seront offertes lors de l’événement.
• Travailler avec le partenaire de l'événement pour s'assurer que des juges adéquats sont recrutés et confirmer leur présence et leurs compétences.
• Gérer tout conflit d’intérêt potentiel que les juges individuels pourraient avoir avec les équipes lors de l’événement.
• Former les juges avant ou pendant l’événement pour s’assurer que les bénévoles comprennent le processus de jugement et comment effectuer les tâches qui leur sont assignées.
• Préparez un calendrier de jugement en fonction du nombre d’équipes inscrites et de l’ordre du jour de l’événement.
• Formuler un processus clair sur la manière dont les cahiers d’ingénierie seront collectés et jugés.
• Confirmez auprès du partenaire de l'événement que le personnel de jugement disposera de tous les documents et matériels de jugement appropriés et à jour, y compris les listes d'équipes et les feuilles de match de l'opérateur du gestionnaire de tournois de l'événement. Ces documents ne peuvent pas être modifiés ou remplacés par des versions non officielles.

Juge

• Consultez la vidéo du jeu et la description du jeu pour comprendre les principes fondamentaux du jeu auquel les équipes joueront.
• Communiquez tout conflit d’intérêt potentiel avec les équipes présentes à l’événement au conseiller du juge.
• Familiarisez-vous avec les documents de jugement actuels, y compris la documentation officielle de jugement, les rubriques et les descriptions des récompenses. Ces documents ne peuvent pas être modifiés ou remplacés par des versions non officielles.
• Complétez le cours de certification Judge Advisor / Judge Training & (fortement encouragé mais pas obligatoire). Remarque: Les exceptions à cette exigence devraient être rares et nécessiter l'approbation du REC Foundation RSM.

Journée de l'événement – Tâches par rôle

Partenaire événementiel

• Assurez-vous que le personnel de jugement dispose de tout le matériel nécessaire et d'un accès à la salle sécurisée des juges.
• Communiquez tout changement d’horaire au conseiller du juge.
• Les partenaires de l'événement ne peuvent pas recommander ou attribuer des récompenses jugées à une équipe ni être impliqués dans les délibérations sur les récompenses. Les EP peuvent recommander ou attribuer des prix décernés à des personnes, comme le prix du bénévole de l’année.
• Le partenaire de l'événement doit superviser la saisie des récompenses dans Tournament Manager pour effectuer une vérification finale afin de s'assurer qu'aucune équipe ne reçoit plus d'une récompense jugée. Si une équipe s'est vu attribuer plusieurs prix jugés, le partenaire de l'événement doit consulter le conseiller du juge pour rectifier la situation.

Juge conseiller

• Passez en revue le processus de jugement avec les juges avant le début de l’événement et répondez à toutes leurs questions.
• Recevez les cahiers d'ingénierie soumis.
• Assurez-vous que les juges sur la feuille d'enregistrement des juges bénévoles.
• Former les juges avant ou pendant l’événement pour s’assurer que les bénévoles comprennent le processus de jugement et comment effectuer les tâches qui leur sont assignées.
• Les juges de groupe attribuent à chaque groupe un sous-ensemble d’équipes à interviewer, en gérant les conflits d’intérêts potentiels. Cela peut être fait avant l’événement. Les juges ne devraient pas être placés dans une position d’interviewer ou de délibérer pour des équipes avec lesquelles ils sont en conflit.
• Affectez des juges ayant des relations préexistantes entre eux (ou ayant des antécédents similaires) à différents groupes de juges afin que les équipes interagissent avec des juges ayant des perspectives et des antécédents différents.
• Gérez le temps et assurez-vous que les groupes de juges suivent le rythme pour interviewer toutes les équipes dans les délais impartis.
  Dirigez les délibérations pour les prix décernés.
• Assurez-vous qu’aucune équipe ne remporte plus d’un prix jugé.
• Recueillir les notes de terrain adressées au conseiller du juge auprès du personnel de l'événement avant les délibérations finales.
• Enregistrez les résultats de tous les prix jugés et communiquez la liste des lauréats au partenaire de l'événement et/ou à l'opérateur du gestionnaire du tournoi.
• Demandez à l’opérateur du gestionnaire de tournoi d’imprimer les scripts de récompense à utiliser lors de la cérémonie de remise des prix.
• Maintenir la confidentialité de toutes les délibérations et discussions de jugement. Les équipes ne doivent recevoir aucun retour de la part des juges ou du conseiller des juges, et les partenaires de l'événement ne doivent pas recevoir d'informations spécifiques discutées par les juges, sauf pour signaler des violations du code de conduite.
• Rassemblez tous les documents de jugement pour assurer la confidentialité. Après l’événement, ces matériaux doivent être détruits. Assurez-vous que le processus de retour de tous les cahiers d'ingénierie aux équipes est terminé, le cas échéant.
  Le conseiller de juge ne doit pas participer aux entretiens dans le cadre d'un groupe de jugement, sauf en cas de besoin impérieux en raison d'un manque de personnel imprévu.

Juge

• Effectuer une ou plusieurs tâches en fonction des besoins de l'événement, notamment :
  • Évaluer les cahiers d'ingénierie à l'aide de la rubrique du cahier d'ingénierie
  • Interviewer les équipes et les évaluer à l'aide de la rubrique d'entretien d'équipe
  • Observer les équipes en compétition
  • Présenter les récompenses aux équipes lors de la cérémonie de remise des prix
• Communiquez tout conflit d'intérêt potentiel avec les équipes participantes au conseiller du juge.
• Délibérer avec d'autres juges sous la direction du conseiller aux juges pour attribuer les lauréats en suivant les directives de la documentation officielle de jugement.
• Remettez toutes les notes et rubriques de jugement au conseiller du juge.
• Maintenir la confidentialité de toutes les délibérations et discussions de jugement. Les équipes ne devraient recevoir aucun retour de la part des juges, à l’exception des encouragements positifs et des remerciements à la fin de leur entretien.

Exemple de chronologie d'un événement en personne

Le tableau ci-dessous est un de manière dont le processus de jugement en personne pourrait fonctionner parallèlement au reste du calendrier de compétition lors d’un événement typique d’une journée. Les événements peuvent se dérouler sous des contraintes temporelles différentes et peuvent donc ne pas suivre cette séquence exacte.

Si un jugement à distance est effectué, les évaluations du carnet d'ingénierie et/ou les entretiens initiaux de l'équipe sont effectués avant l'événement. Voir Section 8 pour plus de détails.

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