Il existe de nombreux types de contacts associés à une équipe dans RobotEvents.com : contact principal, contact secondaire, contact financier et contact organisationnel. Chaque contact d'équipe nommé doit avoir un compte RobotEvents.com vérifié et une adresse e-mail vérifiée, ce qui lui permet de gérer les inscriptions de l'équipe.
Il est important de noter que tous les contacts de l'équipe auront la possibilité de gérer l'équipe dans RobotEvents.com, y compris l'inscription de l'équipe pour la saison, l'inscription aux événements et la modification des informations sur l'équipe.
Si l'équipe est associée à une école, au moins un contact doit être un membre du personnel de cette école. Les écoles qui ajoutent des parents comme contacts dans l'équipe sont encouragées à développer un processus interne et des lignes directrices précisant exactement ce que les contacts non scolaires sont autorisés et non autorisés à faire.
Contact principal (obligatoire)
La majorité des communications par courrier électronique de la Fondation REC et des partenaires événementiels sont envoyées au contact principal.
- Le contact principal est généralement le « coach principal » de l’équipe et est responsable du maintien de l’exactitude de tous les contacts et attributs du compte. Les équipes associées aux écoles utiliseront généralement un membre du personnel comme contact principal.
- Toute modification majeure apportée au compte Robot Events d'une équipe doit être effectuée par le contact principal.
- Le contact principal est généralement responsable de l'inscription de l'équipe pour la saison et les événements, et de s'assurer que les paiements ont été effectués.
- Le contact principal est chargé de s’assurer que les formulaires de décharge des participants de la Fondation REC sont remplis pour chaque étudiant de l’équipe.
- Le contact principal assiste généralement aux événements avec l'équipe.
- Le contact principal est la principale personne responsable des étudiants de l'équipe et sera la première personne contactée pour les communications liées à l'équipe.
- Les contacts principaux et secondaires peuvent publier des questions dans les systèmes officiels Q&A sur RobotEvents.com.
- Le contact principal doit être un adulte (18 ans et plus) et ne peut pas être un membre d'une équipe étudiante associée à une équipe actuelle de ce programme, à moins que l'équipe ne soit inscrite à la compétition VEX U.
Contact financier (obligatoire)
Le contact financier d'une équipe est la personne responsable du traitement des paiements via RobotEvents.com.
- Le contact financier peut être la même personne que le contact principal.
- Le contact financier coordonne les paiements pour l'inscription des équipes, les inscriptions aux événements et tout achat de produits effectué via RobotEvents.com.
- Le contact financier doit être un adulte (18 ans et plus) et ne peut pas être un membre d'une équipe étudiante associée à une équipe actuelle de ce programme, à moins que l'équipe ne soit inscrite au concours VEX U.
Contact secondaire (facultatif)
Le contact secondaire d'une équipe est une personne supplémentaire qui aidera à gérer l'équipe dans RobotEvents.com et est facultatif.
- Le contact secondaire est généralement un « entraîneur adjoint » ou un autre adulte qui assistera aux événements lorsque le contact principal ne peut pas y assister.
- Le contact secondaire peut compléter les inscriptions des équipes et des événements, mettre à jour les contacts secondaires, financiers et organisationnels et aider à gérer les formulaires de décharge des étudiants participants.
- Les contacts principaux et secondaires peuvent publier des questions dans les systèmes officiels Q&A sur RobotEvents.com.
- Le contact secondaire doit être un adulte (18 ans et plus) et ne peut pas être un membre d'une équipe étudiante associée à une équipe actuelle de ce programme à moins que l'équipe ne soit inscrite à la compétition VEX U.
Contact organisation/administratif/district (facultatif)
Le contact organisation/administration/district de l’équipe est utilisé lorsqu’il existe une personne centralisée qui aide à gérer plusieurs équipes ou organisations.
- Le contact de l’organisation/administratif/district ne sert pas d’« entraîneur-chef » ou de contact principal pour une équipe.
- Des exemples de contacts organisationnels/administratifs/districts sont un coordinateur STEM du district scolaire qui paie les frais d'inscription des équipes de plusieurs écoles du district, ou un responsable à but non lucratif qui aide à l'administration de plusieurs programmes sur différents sites.
- Le contact de l'organisation/administratif/district doit être un adulte (âgé de 18 ans et plus) et ne peut pas être un membre d'une équipe étudiante associée à une équipe actuelle de ce programme, à moins que l'équipe ne soit inscrite au concours VEX U.