Az edzők, szülők, tanárok vagy más, a REC Alapítvány regisztrált csapatával kapcsolatban álló felnőttek szállásigénylő űrlapot nyújthatnak be egy diák nevében. A szállásigénylő űrlap célja, hogy segítse a csapatokat és a családokat, hogy kommunikálják diákjaik egyedi igényeit a REC alapítvánnyal annak érdekében, hogy a szállásokat a lehető legjobb módon szolgálják ki. Egy kérelem nem változtathatja meg alapvetően a verseny jellegét. A kérelem benyújtásának lépései és követelményei a REC Librarycikkében találhatók.
Ha egy szállásigényt jóváhagytak, a következő lépéseket kell megtennie az elsődleges edzőnek a jóváhagyó levelében leírtak szerint:
- Az Elsődleges Edzőnek legalább 2 héttel a rendezvény előtt be kell nyújtania a hivatalos jóváhagyó levél másolatát (amit a REC Alapítványtól kapott) a rendezvénypartnerhez (EP).
- Ha az EP valamilyen okból nem tudja biztosítani a szükséges szállást, az EP-nek legalább 1 héttel az esemény előtt írásban értesítenie kell az edzőt és a Regionális Támogatási Menedzsert (RSM), hogy meghatározzák a legjobb megoldást.
- Az elsődleges edzőnek a levél másolatát is magával kell vinnie a rendezvényre.
Ha egy rendezvényen szóban vagy írásban formálisan nem jóváhagyott szállásigénylés érkezik, vagy jóváhagyott kérelmet hoznak egy rendezvényre, de azt a rendezvény előtt nem közölték az EP-vel, az EP nem felelős és nem köteles a kérésnek eleget tenni. .
A diákoktól minden esetben követniük kell a REC Foundation Magatartási Kódexét , és az EP-ktől elvárják, hogy a Magatartási kódex jelentési eszközeihasználatával jelentsék a megsértéseket.