Esemény kezelése a RobotEvents.com webhelyen

Áttekintés

Az esemény jóváhagyása után a RobotEvents.com számos funkciója elérhető, amelyek segítenek a csapatokkal való kommunikációban, a versenytermékek megrendelésében, az esemény regisztrációs díjainak megtekintésében és az esemény regisztrált csapatlistájának kezelésében.

EP műszerfal

Az EP Dashboard a központi hely a közzétett események kezeléséhez, az EP-kedvezmények megtekintéséhez és az EP-ellenőrzések megtekintéséhez. Az EP Dashboard a Robot Events rendszergazdai hivatkozásán keresztül érhető el.

Eseményének megtalálása

Az EP-irányítópult tetején található a közzétett események listája. Ezzel gyorsan és egyszerűen megtekintheti az esemény nevét, dátumát, csapatregisztrációs állapotát és a várólistán szereplő csapatok számát. A Műveletek területen válassza a Szerkesztés lehetőséget az esemény kezeléséhez, vagy válassza a Megtekintés lehetőséget az eseményinformációk előnézetének megtekintéséhez.

Az aktuális szezon eseményei az esemény dátuma után egy hétig megjelennek az EP irányítópultján. Ezt követően az Események menüben található keresési szűrők segítségével érheti el a múltbeli eseményeket.

EP kedvezmények

Regionális támogatási menedzsere (RSM) minden szezonban megbeszéli, hogy mely kedvezmények állnak rendelkezésre az Ön programtípusához, és mikor válnak elérhetővé. Az EP-kedvezményeket az RSM rendeli az elsődleges eseményadminisztrátorhoz, miután az eseményt jóváhagyták az aktuális szezonra. A kedvezményes termékek megjelennek az EP Dashboard-on, és közvetlenül a kosárba helyezhetők. Az EP-kedvezmény folyamata eltérő lehet az Egyesült Államokon kívüli országok esetében A kedvezmények a fizetési folyamat utolsó lépésében jelennek meg. Ha nem látja az alkalmazott kedvezményeket, akkor az utolsó fizetési lépés végrehajtása előtt lépjen kapcsolatba az RSM-vel.

Megjegyzés: EP-kedvezmények a rendezvény lebonyolításához szükséges felszerelésekre vonatkoznak, és nem oszthatók meg más szervezetekkel.

EP-ellenőrzések

Amikor a csapatok befizetik az esemény regisztrációs díját a RobotEvents.com oldalon, a REC Alapítvány havonta konszolidálja ezeket az alapokat, és csekket küld az EP-nek. A csekk tartalmazni fogja az előző hónapban kapott összeget, mínusz a csapatonkénti 5 dolláros robotesemény feldolgozási díjával.

Példa:

• Januárban öt csapatverseny regisztrációs díjat fizettek be, az esemény regisztrációs díja csapatonként 55 dollár volt. Az EP-nek februárban egy csekket küldenek, összesen 250 dollárért.
• Csapat regisztrációs díjak: (5) x 55 USD = 275 USD
• Robotesemények feldolgozási díja: (5) x 5 USD = 25 USD
• Nettó összeg: 275 USD – 25 USD = 250 USD

A kiosztott csekkeket az EP irányítópultjának alján tekintheti meg. Minden kiosztott csekk tartalmazza a kedvezményezett nevét, a csekk teljes összegét, az eseménykódo(ka)t, az esemény nevét és a csekken szereplő csapatszámokat minden egyes eseményhez.

Hasznos tanácsok:

• Ha kérdése van az EP-kifizetésekkel kapcsolatban, forduljon az RSM-hez vagy a REC Foundation Számviteli osztályához accounting@recf.orgcímen.
• Az esemény előtt és után Önnek küldött pénzösszegeket rendszeresen egyeztetni kell a Regisztrált csapat listán szereplő fizetési állapot információval.

Eseménypartner Q&A

A RobotEvents.com integrált EP Q&A fórummal rendelkezik, amely a keresés menü alatt található EP Dashboardon keresztül érhető el. Az EP-k kérdéseket tehetnek fel a fórumon, és válaszolhatnak a bejegyzés szálaira. A kérdéseket a REC Alapítvány képviselője is figyelemmel kíséri és rendszeresen megválaszolja, a jóváhagyott válaszokat pedig zöld pipával jelöli. Arra bátorítjuk az EP-ket, hogy tegyenek fel kérdéseket ezen a fórumon, és lépjenek kapcsolatba a közösség más EP-jeivel.

Termékek

Az EP-k megvásárolhatják a VEX versenytermékeit a RobotEvents.com oldalon az EP-irányítópultjukon. Ezek a termékek közé tartoznak a mezők, a terepi elektronikai eszközök, a trófeák és a & dátumtáblák. Ha a termékek EP-kedvezményhez kapcsolódnak az aktuális szezonban, akkor ezeket a termékeket a RobotEvent.com webhelyen keresztül kell megvásárolni a kedvezmények igénybevételéhez (USA EP-k).

Regisztrált csapatok

Miután az esemény megnyílt a csapatok regisztrációjára, a Regisztrált csapatok listája megtekinthető, hogy figyelemmel kísérhesse az esemény kapacitását és a csapat fizetési állapotát. A Regisztrált csapatok listája kétféleképpen érhető el.

• Az EP-irányítópulton válassza ki a regisztrált csapatok számát, amely kék számként jelenik meg az esemény kapacitásához képest.
• Az esemény adminisztrátori nézetében válassza regisztrált csapat lehetőséget a jobb oldali menüből.

A regisztrált csapatokkal kapcsolatos információk eléréséhez, beleértve a kapcsolatfelvételi adatokat, válassza a "Regisztrált csapat jelentésének letöltése" lehetőséget.

Csapat fizetési állapota

Az egyes regisztrált csapatok fizetési státusza a Regisztrált csapatok lista Fizetett állapota oszlopában található. A fizetési állapot kategóriái a következők:

Fizetetlen csapatok a szervezetén kívül

Ha nem fizetett (függőben) státuszú csapatokat észlel, javasoljuk, hogy lépjen kapcsolatba velük, hogy megtudja, mikor fejezik be a fizetési folyamatot. Az esemény regisztrációs díja a regisztrációkor esedékes, és a kezdeti kijelentkezéskor fizetendő. Ha problémába ütközik az esemény regisztrációját végrehajtó csapattal, forduljon az RSM-hez. Egyes esetekben az RSM fizetési határidőre vonatkozó szabályzatot javasolhat az Ön régiójában.

Azok a csapatok, amelyek az esemény napján Fizetetlen (függőben) státuszúak, csak az EP döntése alapján vehetnek részt, és az EP a helyszínen fizetést követelhet. Egyes EP-k egy bizonyos időpontban eltávolítják a ki nem fizetett csapatokat, és helyettesítik őket a várólista csapataival. Ezt a folyamatot fel kell tüntetni az esemény Általános információk lapján, és szerepelnie kell a regisztrációt követően a csapatoknak küldött automatikus e-mailben.
Ne feledje, hogy egyes csapatok olyan iskolák vagy más szervezetek részei, amelyeknél előfordulhat, hogy a kifizetések végrehajtása késik. Arra kérjük az EP-ket, hogy a saját megítélésüket és a körülmények összességét figyelembe véve döntsenek arról, hogy engedélyezik-e a nem fizetett versenyt. A csapatokkal való korai és gyakori kommunikáció a kulcsa annak, hogy ne legyenek félreértések.

Ha egy EP engedélyezi, hogy egy nem fizetett csapat versenyezzen egy eseményen, sem az RSM, sem a RECF nem felelős azért, hogy az EP nevében fizetést kérjen.

Csapatok az Ön szervezetéből

Az EP-k regisztrálhatják saját csapataikat, és elengedhetik a regisztrációs díjat, mivel a pénzeszközök visszakerülnek a fogadó szervezethez. Amikor csapatokat regisztrál szervezetükből, válassza a Fizetés később lehetőséget a Kijelentkezés folyamatában. Ezután lépjen a regisztrált csapatok listára, és válassza ki Megjelölés fizetettnek lehetőséget a megfelelő csapatokhoz. Ezzel nullázza az adott csapat rendelési számláját. Ezt a módszert a szervezeten kívüli csapatok is használhatják, ha beleegyezik, hogy elengedi az esemény díját, ha mezőket vagy önkénteseket biztosítanak.

Csapatok manuális hozzáadása

A legtöbb csapat az eseményoldalon keresztül regisztrál, de bizonyos esetekben az EP-k manuálisan is hozzáadhatnak csapatokat az eseményhez.

Csapat manuális hozzáadásához lépjen a regisztrált csapatok listára, és válassza ki a zöld + Csapat hozzáadása gombot. Csapat manuális hozzáadásakor pontosan meg kell adnia a csapat számát, beleértve az alapszámot és a betű utótagját. Az eseménypartner csak akkor vehet fel csapatot egy eseményhez az Early Bird során, ha az adott csapat elsődleges edzője.

Várólista

A csapatok felvehetik magukat egy esemény várólistájára, amíg az esemény regisztrációs időszaka nyitva van az esemény Várólista lapján. A csapatok több okból is dönthetnek úgy, hogy felveszik magukat egy esemény várólistájára, többek között:

• Elértük a rendezvény kapacitását
• Az Early Bird Regisztrációs időszak alatt nem regisztrálhatnak
• Érdekelnek egy meghívásos eseményen vagy Ligában való részvétel iránt
• A rendezvény minősítést igényel

A csapatok nem kerülnek automatikusan az eseményre a várólistáról bármilyen körülmény esetén. Ehelyett az EP adott esetben meghívhat csapatokat az eseményre a várólistáról. A várólista csapatok meghívása az EP mérlegelési jogkörébe tartozik, ha nem sértenek más irányelveket. Ha nem biztos abban, hogy mely csapatokat hívja meg a várólistáról, lépjen kapcsolatba az RSM-vel. Annak meghatározásakor, hogy kit vegyen fel a várólistáról, a csapatokat rendezni kell, és elsőbbséget kell adni 1) azon események száma szerint, amelyekre regisztráltak (a legkisebbtől a legnagyobbig), majd 2) a csapat Várólistára való felvételének dátuma szerint. Ez az RSM-mel együttműködve történik. A várólistát az EP az esemény adminisztrátori nézetéből érheti el és kezelheti a jobb oldali menüben.

Legjobb gyakorlat: Ha egy EP csapatot szeretne hozzáadni az eseményhez a várólistáról, az EP-nek először fel kell vennie a kapcsolatot a csapat elsődleges edzőjével, és meg kell győződnie arról, hogy részt tudnak venni. Ez megakadályozza, hogy az EP olyan eseménymeghívókat küldjön, amelyeket esetleg nem fogad el. 

Hasznos tipp: Ha az eseményen van Early Bird regisztráció, és a csapatok ezen időszak alatt felveszik magukat a várólistára, akkor a normál regisztráció megkezdése után nem kerülnek automatikusan az eseményre. A csapatoknak vissza kell térniük az esemény oldalára, és be kell fejezniük az esemény regisztrációs folyamatát, ha az esemény kapacitását nem érték el.

Hozzájárulási/résztvevői felmondási űrlapok

A csapat minden résztvevőjének (játékosoknak, edzőknek és mentoroknak) az esemény előtt online ki kell töltenie egy résztvevői elengedési űrlapot (más néven beleegyezési űrlapot). Az online kitöltést követően az űrlap automatikusan alkalmazásra kerül minden hivatalos REC Foundation eseményre, amelyre a csapat regisztrál az aktuális szezonban.

A résztvevők felmondási űrlapjairól további információ található ebben a cikkben. A REC alapítvány részvételi nyilatkozatának linkjei itt érhetők el .

Az eseményen részt vevő csapattagok kitöltött résztvevői űrlapjait az esemény adminisztrátori nézetéből ellenőrizheti a jobb oldali menüben. A kitöltött hozzájárulási űrlapok listáját tartalmazó letölthető CSV-fájl ezen a Hozzájárulási űrlap eseményoldalon érhető el.

Eseményinformációk frissítése

Időnként szükség lehet az esemény közzétételének módosítására, például a napirend finomhangolására vagy a díjak hozzáadására. Ez egyszerűen megtehető az esemény szerkesztésével. Az esemény jóváhagyása után továbbra is frissíthet és további részleteket adhat hozzá, de ügyeljen arra, hogy minden változást közöljön a regisztrált csapatokkal és az RSM-vel. Az esemény jóváhagyása és közzététele után csak az Ön RSM-je módosíthatja a következő elemeket:

• Kapacitásnövekedés több mint 20%-kal
• Regisztráció nyitási, zárási és megjelenési dátumok
• Minősítő díjak

E-mail küldése a regisztrált csapatoknak

Amikor egy csapat regisztrál az eseményére, megkapja azt az automatikus e-mailt, amelyet Kapcsolati adatok → Esemény regisztrációs e-mail törzsealatt hozott létre. Ahogy közeledik az esemény dátuma, célszerű e-mailben küldeni a csapatoknak az esemény konkrét részleteit, beleértve a campus térképét, a parkolási utasításokat, az esemény menetrendjét, az ebédlehetőségeket és a betöltendő önkéntesek listáját.

Néhány általános kommunikációs elem:

• Csapatokhoz intézett segítségkérés önkéntesek vagy felszerelés biztosításához az eseményhez.
• Élelmiszer-előrendelés és csapatinformációk kérése (például az egyes csapatok által elhozandó személyek száma, ami segít megbecsülni, hogy hány koncessziós kellékre van szükség).
• Információk a csapatoknak, például napirend és engedmények menü.
• Útmutató a parkolóhelyekhez, valamint a parkolási szabályok és szabályok.
• Kéri, hogy a ki nem fizetett csapatok koordinálják a fizetésüket.
• Időjárással kapcsolatos késések vagy lemondások.
• Barátságos emlékeztető a magatartási kódexről és a diákközpontú szabályzatról.
• Barátságos emlékeztető az „Ajtók nyitvatartási idejéről” & bármilyen helyszínspecifikus szabályzatról.

A csapatok elérhetőségi adatainak eléréséhez válassza Regisztrált csapatoklehetőséget. Válassza Az összes bejegyzés megjelenítéselehetőséget, majd kattintson a Regisztrációs jelentés letöltése CSV-ként hivatkozásra. Az elsődleges edző e-mail-címei az eredményül kapott táblázatban érhetők el. Amikor csapatoknak küld e-mailt, használja a Blind Carbon Copy (BCC) funkciót az e-mail alkalmazásban. A BCC lehetővé teszi, hogy több embernek küldjön üzenetet anélkül, hogy felfedné mások számára a névjegyek listáját, és védi a címzettek magánéletét. Amikor egy kapcsolattartó válaszol az e-mailre, csak Ön fogja látni azt az e-mailt. Ez segít megakadályozni, hogy az emberek „mindenkinek válaszoljanak” a szelektív kommunikáció helyett.

A csapatok kapcsolatfelvételi adatait várhatóan csak az eseményhez szükséges csapatokkal való kommunikációhoz használják fel. Ezeket az információkat nem szabad megosztani másokkal, vagy más célra felhasználni.

Digitális mérnöki jegyzetfüzetek

Az eseménypartner dönthet úgy, hogy a csapatok beküldik notebookjaik digitális másolatait. Minden csapatnak fel kell töltenie és be kell küldenie egy megosztható linket a RobotEventsbe a csapat elsődleges edzői fiókjával. Az eseménypartnerek letölthetik az összes beküldött jegyzetfüzet hivatkozását a „Regisztrált csapatok” kiválasztásával, és a „Digitális mérnöki jegyzetfüzetek hivatkozási jelentésének letöltése CSV-fájlként” jelentés használatával a képernyő tetején.