Rendezvényköltségvetés

Áttekintés

A jól megtervezett költségvetésnek kell lennie a rendezvény tervezésének. A régión belüli események általában hasonló árakon osztoznak, de minden egyes esemény regisztrációs díjának tükröznie kell az adott esemény tényleges költségeit. A költségvetés fenntartja és nyomon követi az esemény pénzügyi állapotát, és segíthet ellenőrzőlistaként szolgálni azon feladatokhoz, amelyeket másokra kell átruházni.

A költségvetés célja az legyen, hogy fedezze az esemény összes várható kiadását, beleértve a váratlan kiadásokra elkülönített bevételeket is. A megszerzett többletbevétel a robotikai program vagy a jövőbeni rendezvények támogatására fordítható.

A delegálás és nyomon követés megkönnyítése érdekében az eseményköltségvetés több kategóriára osztható. Sok EP egy tervezőcsoport megalakításával kezdődik. Ez a csapat a szervezet más munkatársaiból vagy kulcsfontosságú önkéntesekből állhat, akik hajlandóak szervezési feladatokat vállalni az esemény különböző aspektusainak jobb koordinálása érdekében.

Példa a delegálandó kategóriákra a rendezvénykoncessziós stand szervezése. A koncessziós standok gyakran a legnagyobb bevételi forrást a rendezvény támogatására, és számos anyagi és személyi ügyet is magukban foglalnak, amelyeket meg kell szervezni a sikeresség érdekében. Ezért javasolt, hogy ezt a projektet olyan valakire delegálják, aki rendelkezik tapasztalattal, például szülői csoporttal vagy iskolai klubbal, amely képes gondoskodni minden részletről, miközben tájékoztatja az EP-t.

A VEX V5 Robotics versenyek általában oktató jellegűek és széles közönség számára elérhetőek, a nézők számára nincs belépődíj. Sok rendezvény szponzori modell vagy adománygyűjtési megközelítés alapján működik, ahol a díjakat közvetlen belépési díjak helyett olyan csatornákon keresztül szedik be, mint a szponzorálás vagy adományozás.

Rendezvényköltségvetési költségek

Helyszínspecifikus elemek

• Vannak bérleti vagy létesítményi díjak?
• Szükség van-e őrzési vagy biztonsági szolgáltatásokra?
• Köteleznek-e költségeket a rendezvénybiztosításnak?
• Szükséges lesz-e ezen a helyen padlóvédelem vagy burkolat, és van-e költsége?
• Vannak a helyszínen megfelelő asztalok és székek, vagy bérelni kell őket?
• Minden eseménynek ADA-kompatibilisnek kell lennie, vagy meg kell felelnie a helyi felvételi törvényeknek. További költségekkel jár az esemény a specifikáció teljesítése érdekében?

Játékhoz kapcsolódó felszerelések

• Hozzáfér-e a szervezet a szükséges játékfelszerelésekhez, például mezőkhöz és elemekhez?
• A szükséges elektronika költségei? Ide tartoznak a számítógépek, táblagépek, projektorok, útválasztók, kábelek, monitorok, nyomtatók, elosztók, hosszabbító kábelek stb.
• Győződjön meg arról, hogy minden olyan trófeát szerez, amelyre szüksége van a felajánlani kívánt díjakhoz. A VEX további trófeái és tányérjai opcionális költségek. A trófeák helyben is gyárthatók vagy megvásárolhatók.

Irodaszerek

• Papír és toner a nyomtatóhoz.
• Vágólapok, tinta tollak, szövegkiemelők és általános irodai kellékek. A bírók, a bejelentkezés, az ellenőrzés és a játékvezetők mind használhattak tollat. A bírák és a Check-in használhatnak kiemelőket. A játékvezetőknek és a bíróknak vágólapra is szükségük lehet.
• Gafferek vagy birkózószalag, átlátszó szalag és felirat-/plakát anyagok.
• Post-it jegyzetek, papírok és jegyzetfüzetek a bírálati folyamathoz.

Önkéntes kellékek

• Játékvezetői ingek.
• Önkéntes ingek (opcionális). Sok rendezvényen ingeket biztosítanak önkéntes munkatársaik számára. Ez segít az önkéntesek azonosításában az esemény során, és a nap emlékeként értékeljük. Az eseményszponzorok felismerhetők az ing dizájnjának részeként.
• Harapnivalók, italok és ebéd az önkéntesek számára. Ha eteted az önkénteseidet, sokkal valószínűbb, hogy újra önkénteskednek.

Koncessziós kellékek

• Delegálja egy érdeklődő önkéntes vagy szülői csoportba.
• A koncessziós stand működtetése ételhez és italhoz biztosít a résztvevők számára, és lehetőséget teremt arra, hogy visszaszerezze az önkéntes ételek költségeit, valamint pénzt keressen az esemény egyéb aspektusainak támogatására.

RobotEvents.com feldolgozási díja

• Minden szervezeten kívüli csapat, amely regisztrál egy eseményre, 5 USD díjat számít fel a RobotEvents.com rendszer fenntartási költségeinek ellensúlyozására.
• Az ingyenes összecsapások és workshopok mentesülhetnek az 5 dolláros RobotEvents.com díja alól.

Az esemény költségvetési bevétele

Rendezvény regisztrációs díja

• Egyeztessen regionális támogatási menedzserével (RSM), hogy áttekintse a régiójában jellemző események díjait.
• Az esemény regisztrációs díjának fedeznie kell az esemény költségeit, és további támogatást nyújthat a robotikai programhoz.

Engedmények

• A koncessziós értékesítés jó bevételi forrást jelenthet, és kényelmes forrást jelenthet a csapatoknak az esemény során.
• Delegálás diák vagy szülői csoportba.
• Az ebédek előrendelése nagyszerű lehetőség a rendezvényen, amikor az étkezési lehetőségek korlátozottak. Egyes vállalkozások kedvezményt adnak tömeges rendelés esetén, de szükségük lehet előzetes értesítésre és általános elképzelésre arról, hogy hány pizzát vagy szendvicset készítsen. Ezt a rendelést akár az esemény előtt is megteheti a csapat tanácsadóinak e-mailben.

Szponzorok

• Sok EP keres meg helyi vállalkozásokat, például autókereskedéseket, hitelszövetkezeteket, cégtáblanyomtatókat és pólókereskedőket rendezvényeik támogatásáért. Rengeteg lehetőség van a kölcsönösen előnyös közösségi szerepvállalásra.
• Egyes rendezvények transzparensekkel és táblákkal ismerhetik fel szponzoraikat, a mezőket fő szponzoraikról nevezik el, logókat helyeznek el az önkéntes pólókra, és meghívják a támogató cégek képviselőit, hogy adjanak át díjat, szolgáljanak önkéntesként, vagy mondjon néhány megjegyzést a megnyitó vagy záró ceremóniák. A közösség támogatási forrásainak felismerése segít fenntartani és építeni ezt a támogatást a jövőben.

Hasznos tippek

• Az RSM egy példa költségvetési táblázatot tud nyújtani az események költségeinek és bevételeinek becsléséhez.
• Ha az EP Trophy Pack csomagban foglaltakon túlmenően trófeákat oszt ki, fontolja meg egyedi trófeák készítését vagy bizonyítványok nyomtatását a Tournament Manager segítségével (a jelentések alatt található).
• Hozzon létre egy szülői irányítású adománygyűjtő csapatot a további finanszírozási források felfedezéséhez.