Rendezvénypartnerré válás

Bevezetés

Az Event Partners (EP) a REC Alapítvány versenyprogramjainak magja, és nagyon hálásak vagyunk, hogy érdeklődik közösségünk szerves részévé válás iránt. Az EP-k szenvedélye és részvétele fokozza és fenntartja az eseményeket, és sok esetben magukat a csapatokat is növeli és fenntartja.

A REC Alapítvány egy non-profit szervezet, amely a VEX-szel és az EP-kkel együttműködve támogatja a robotikai eseményeket és kezdeményezéseket, amelyek célja, hogy inspirálják és motiválják a diákokat a STEM oktatásban való kiemelkedő teljesítményre. Ebben a partnerségben minden entitás létfontosságú szerepet játszik abban, hogy szórakoztató és pozitív tanulási élményeket biztosítson a robotikai eseményeken keresztül.

Eseménypartneri szerepkör

Az EP a VEX IQ Robotics Competition (VIQRC), VEX Robotics Competition (VRC), VEX U vagy VAIRC versenyeket, ligákat, viadalokat és/vagy workshopokat szervező tervezőcsapat koordinátoraként működik. Az EP a vezető, aki összekötő szerepet tölt be a REC Alapítvány és az eseményt lebonyolító tervezőcsoport között. A legfontosabb feladatok a dátum- és helyszínválasztás, a költségvetés kialakítása, az önkéntesek toborzása és irányítása, az önkéntesek képzése, a csapatkommunikáció, az események lebonyolítása, az események eredményeinek feltöltése és a nyomon követés. Az EP-nek olyan felnőttnek kell lennie (18+), aki jelenleg nem tagja a VEX Robotics csapatának a VRC programban. Vezetőként az EP-től elvárják, hogy a rendezvények tervezése és lebonyolítása során példát mutasson a REC Alapítvány magatartási kódexében foglaltakra. Az EP-k követendő példát mutathatnak minden hallgató és mentor számára.

A REC Alapítvány támogató szerepe

Az Event Engagement Manager (EEM), a Team Engagement Manager (TEM) és a Regional Support Manager (RSM) a REC Alapítvány munkatársai, akik egy kijelölt régióban támogatják a VEX Robotics eseményeket és a VEX csapatokat. Az EEM-ek és az RSM-ek a régiójukban lévő EP-kkel együttműködve megtervezik a szezon eseményrendjét, és új EP-ket képeznek ki. Az egyes régiókhoz tartozó EEM-ek, TEM-ek és RSM-ek a következő helyen találhatók: RobotEvents.com/support. Egyes régiókban Event Support Specialist (ESS) is működik, akik a REC Alapítvány munkatársai, akik egy EEM vagy RSM irányítása alatt nyújtanak támogatást az események napján.

EP-ként a következő támogatásra számíthat a REC Alapítványtól és az EEM/RSM-től a robotikai rendezvények tervezési és szervezési folyamatában:

Képzési és rendezvényszervezési források biztosítása.
Biztosítsa az események lebonyolításához szükséges dokumentációt. Ide tartoznak többek között a játék kézikönyvei, a játékvezetői útmutató, a bírói útmutató, az EP útmutató és a minősítési kritériumok. Ezek és egyebek a REC Alapítvány tudásbázisában kereshetők.
Kommunikálja az EP-vé válás folyamatát, és engedélyezze a RobotEvents.com fiókját az EP szerepkörrel.
Tekintse át és hagyja jóvá a RobotEvents.com webhelyen közzétett eseményeket.
Közölje az események minősítési kritériumait, és azt, hogy ez a folyamat hogyan vonatkozik az Ön eseményére.
Biztosítson rendszeres bejelentkezéseket az esemény előtt a felkészültség biztosítása érdekében, valamint az esemény utáni nyomon követést a feltöltött eredmények ellenőrzése és a visszajelzések beszerzése érdekében.
Bizonyos esetekben biztosítson személyes támogatást az események napján (EEM/RSM vagy ESS). Ha a személyes támogatás nem elérhető, az EEM/RSM telefonon elérhető lesz.
Segítségnyújtás a rendezvényszervezéshez a RobotEvents.com oldalon az esemény napja előtt és után.

Ha EP szeretne lenni, kérjük, kövesse az alábbi lépéseket:

Lépjen kapcsolatba a Event Engagement Manager (EEM) vagy a regionális támogatási menedzserrel (RSM). Az EEM/RSM elmagyarázza a követelményeket, megmutatja az Ön számára elérhető forrásokat, és összekapcsolja Önt más EP-k közösségével.
Kérjen EP-fiók engedélyeket a RobotEvents.com webhelyen. Hozzon létre egy fiókot RobotEvents.com oldalon (ha még nem rendelkezik ilyennel), és adja meg EEM/RSM-jét felhasználói azonosítójával. Ez lehetővé teszi az EEM/RSM számára, hogy fiókja állapotát „Event Partner”-re frissítse, így eseményeket hozhat létre és kezelhet, valamint jövőbeli EP-kommunikációkat és ajánlatokat kaphat.
Töltse ki a REC Foundation EP tanúsítványt. Az Event Partner Certification Course egy online képzési eszköz az EP-k felkészítésére a VIQRC, VRC, VAIRC és VEX U események megrendezésére. A tanúsítvány ingyenes forrásként érhető el az új és tapasztalt EP-k számára.
Tegye közzé eseményét a RobotEvents.com oldalon. Működjön együtt az EEM/RSM-mel, és tegye közzé eseményét a RobotEvents.com . Az események közzétételével kapcsolatos további információk a következő cikkben találhatók Esemény közzététele a RobotEvents.com oldalon.
Végezzen háttérellenőrzést a RobotEvents.com oldalon. A REC Alapítvány legfőbb prioritása önkéntesei, munkatársai, diákjai és az egész közösség biztonsága. Diákjaink legjobb érdeke, valamint a REC Alapítvány rendezvényein résztvevők biztonsága érdekében az Egyesült Államokban működő összes EP-nek bűnügyi háttérellenőrzésen kell átesnie, amely megfelel a Fair Credit Reporting Act (FCRA) előírásainak. A háttérellenőrzések az esemény RobotEvents.com webhelyen történő közzétételének részeként zajlanak, és három évig érvényesek. Kattintson ide a háttérellenőrzés teljes útmutatásáért. A háttérellenőrzési folyamatról további információk találhatók a EP Háttér-ellenőrzés GYIK cikkében.
Szerezzen EP-tapasztalatot. Erősen ajánlott, hogy az EP-k részt vegyenek és önkénteskedjenek egy rendezvényen, hogy többet tudjanak meg az esemény tervezési és végrehajtási folyamatáról, mielőtt saját rendezvényüket vezetnék. Az Ön EEM/RSM-je javasolhat rendezvényeket a környéken, ahol részt vehet, és kapcsolatba léphet Önnel egy tapasztalt EP-vel.

Kezdeti figyelembe veendő tényezők

Az EP utazása azzal a döntéssel kezdődik, hogy egy esemény házigazdája lesz. A döntés meghozatalakor számos tényezőt kell figyelembe venni, beleértve a következőket:

Szükség van-e rendezvényre? Ezt az esemény régiójának EEM/RSM-mel való megbeszélésével kell kezdeni. Tudnak ajánlani, hogy milyen típusú eseményekre van szükség, és mikor lehet a legjobb az esemény házigazdája, hogy a legjobb lehetőségeket biztosítsák a csapatoknak.
Vannak forrásai a programjához kapcsolódó további személyektől? Ezt egyedül nem tudod megtenni! Egy rendezvény lebonyolítása önkéntes támogatást igényel a rendezvény tervezési folyamata során és az esemény napján. Fontolja meg a szervezet, a közösség és a csapat szüleitől származó önkéntes és finanszírozási források azonosítását.
Hozzáfér a felszereléshez egy rendezvény támogatásához? A felszerelések alapvető listáját az Helyszín kiválasztása és tervezése cikk tekinti át, és az EEM/RSM áttekinti Önnel a felszerelési igényeket. A tervezési folyamatban az egyik első feladat annak biztosítása, hogy szervezete hozzáférjen a szükséges felszerelésekhez, mivel ez meghatározhatja a rendezvény kapacitását, helyszínét és költségvetését.
Van szabad helyszíne? A rendezvények többféle helyszíntípusban tarthatók, de a leggyakoribb az iskolai tornaterem vagy a közös helyiség. Mivel sok helyszínt több szervezet is használ, ajánlatos a helyszínt lefoglalni, mielőtt az eseményt közzéteszi RobotEvents.com oldalon. Erősen ajánlott a helyszínt a rendezvény előtti napon vagy éjszakán is lefoglalni a beállításhoz. Gondoskodjon arról, hogy a helyszín legalább 4-6 órán keresztül rendelkezésre álljon a rendezvény előtti napon a felszerelés és a felszerelés ellenőrzése céljából.
Van ideje részt venni ebben a projektben? A rendezvények nagyszerű lehetőséget nyújtanak szervezete robotikai programjának támogatására, és szórakoztató lehetőséget biztosítanak a diákoknak, de ezek több hónapos tervezést igényelnek. Kérjük, győződjön meg arról, hogy szervezete rendelkezik erőforrásokkal és idővel az esemény megfelelő megtervezéséhez. Ez megkönnyíti a rendezvény személyzetének élményét, és minőségi élményt biztosít a csapatoknak.

Elkötelezettség a rendezvények kiválósága mellett

A REC Foundation Commitment to Event Excellence (CEE) célja a REC Foundation és az EP-k közötti partnerség és elvárások kommunikálása azzal a végső céllal, hogy a csapatok minőségi és egységes versenytapasztalathoz jussanak programjaink során. Ez a megállapodás a REC Alapítvány, az EEM/RSM, amely támogatást nyújt az esemény régiójának, és az EP között, aki közzéteszi az eseményt RobotEvents.com oldalon.

Az esemény közzétételi folyamata során egy kötelező szakaszt át kell tekinteni és el kell fogadni a CEE-t, mielőtt az eseményt jóváhagynák. Ha bármilyen kérdése vagy aggálya van a CEE-ben foglalt elvárásokkal kapcsolatban, forduljon az EEM/RSM-hez.

Az Eseménykiválóság iránti elkötelezettség teljes tartalmát és elvárásait a cikkben tekintheti át a REC LibraryEP Reference Material részében.