Allenatori, genitori, insegnanti o altri adulti associati a una squadra registrata presso la REC Foundation sono autorizzati a presentare un modulo di richiesta di sistemazione per conto di uno studente. Il modulo di richiesta di sistemazione è pensato per aiutare i team e le famiglie a comunicare alla REC Foundation le esigenze specifiche dei propri studenti, per garantire che vengano prese le misure necessarie per soddisfare al meglio le esigenze degli studenti. Una richiesta non può modificare sostanzialmente la natura del concorso. I passaggi e i requisiti per inviare una richiesta sono in questo articolo correlato nella Biblioteca REC.
Se una richiesta di sistemazione è stata approvata, il Primary Coach deve seguire i seguenti passaggi come descritto nella lettera di approvazione:
- Il Primary Coach deve inviare una copia della lettera di approvazione ufficiale (ricevuta dalla REC Foundation) all'Event Partner (EP) almeno 2 settimane prima dell'evento.
- Se, per qualsiasi motivo, l'EP non è in grado di fornire la sistemazione necessaria, deve darne comunicazione scritta all'allenatore e al Regional Support Manager (RSM) almeno 1 settimana prima dell'evento per determinare la soluzione migliore.
- Anche l'allenatore principale deve portare una copia della lettera all'evento.
Se durante un evento viene presentata una richiesta di sistemazione verbale o scritta che non è stata formalmente approvata, oppure se viene presentata a un evento una richiesta approvata che non è stata comunicata all'EP prima dell'evento, l'EP non è responsabile né obbligato a soddisfare la richiesta.
In ogni caso, gli studenti sono tenuti a seguire il Codice di condotta della REC Foundation e gli EP sono tenuti a segnalare le violazioni utilizzando gli Strumenti di segnalazione del Codice di condotta