Panoramica
Dopo che il tuo evento è stato approvato, RobotEvents.com mette a tua disposizione diverse funzionalità che ti aiuteranno a comunicare con i team, ordinare prodotti per la competizione, visualizzare i pagamenti per l'iscrizione all'evento e gestire l'elenco dei team registrati al tuo evento.
Pannello di controllo EP
La Dashboard EP è il luogo centrale in cui gestire gli eventi pubblicati, visualizzare gli sconti EP e visualizzare gli assegni EP. Si accede alla Dashboard EP tramite il link Amministrazione in Robot Events.
Trovare il tuo evento
Nella parte superiore della tua Dashboard EP troverai l'elenco degli eventi che hai pubblicato. Questo è un modo semplice e veloce per visualizzare il nome dell'evento, la data dell'evento, lo stato di registrazione del team e il numero di team nella lista d'attesa. Nell'area Azioni puoi selezionare Modifica per gestire il tuo evento oppure selezionare Visualizza per visualizzare in anteprima le informazioni sull'evento.
Gli eventi della stagione in corso saranno elencati sulla Dashboard EP fino a una settimana dopo la data dell'evento. Dopo tale periodo, potrai accedere agli eventi passati utilizzando i filtri di ricerca presenti nel menu Eventi.
Sconti EP
Il tuo Regional Support Manager (RSM) ti spiegherà quali sconti sono disponibili per il tuo tipo di programma ogni stagione e quando saranno disponibili. Gli sconti EP vengono assegnati all'amministratore principale dell'evento dall'RSM una volta che l'evento è stato approvato per la stagione in corso. I prodotti scontati verranno elencati nella Dashboard EP e potranno essere aggiunti direttamente al carrello. Il processo di sconto EP potrebbe essere diverso per coloro che si trovano al di fuori degli Stati Uniti Gli sconti vengono visualizzati nell'ultimo passaggio della procedura di pagamento. Se non vedi gli sconti applicati, contatta il tuo RSM prima di completare la fase finale di pagamento.
Nota: Gli sconti EP sono destinati all'acquisto delle attrezzature necessarie per l'organizzazione dell'evento e non devono essere condivisi con altre organizzazioni.
Controlli EP
Quando i team pagano le quote di iscrizione all'evento su RobotEvents.com, la REC Foundation consolida tali fondi su base mensile e distribuisce un assegno all'EP. L'assegno includerà i fondi ricevuti nel mese precedente, meno una commissione di elaborazione di 5 $ per l'evento Robot a squadra.
Esempio:
- A gennaio sono state pagate le quote di iscrizione per cinque eventi a squadre; la quota di iscrizione all'evento era di 55 dollari a squadra. A febbraio verrà inviato al PE un assegno per un totale di 250 dollari.
- Pagamenti per la registrazione della squadra: (5) x $ 55 = $ 275
- Commissione di elaborazione degli eventi del robot: (5) x $ 5 = $ 25
- Importo netto: $275 – $25 = $250
I controlli distribuiti possono essere visualizzati nella parte inferiore della Dashboard EP. Ogni assegno distribuito includerà il nome del beneficiario, l'importo totale dell'assegno, il/i codice/i dell'evento, il/i nome/i dell'evento e i numeri di squadra inclusi nell'assegno per ciascun evento.
Suggerimenti utili:
- In caso di domande sui pagamenti EP, è possibile contattare il proprio RSM o il reparto contabilità della Fondazione REC all'indirizzo accounting@recf.org.
- Riconciliare periodicamente i fondi inviati prima e dopo l'evento con le informazioni sullo stato dei pagamenti presenti nell'elenco dei team registrati.
Partner dell'evento Q&A
RobotEvents.com ha un forum EP Q&A integrato a cui è possibile accedere tramite la Dashboard EP sotto il menu di ricerca. Gli EP possono porre domande sul forum e rispondere alle discussioni nei post. Le domande vengono inoltre monitorate e sottoposte periodicamente a risposta da un rappresentante della Fondazione REC; le risposte approvate vengono contrassegnate con un segno di spunta verde. Si incoraggiano gli EP a postare domande in questo forum e a entrare in contatto con altri EP nella community.
Prodotti
Gli EP possono acquistare i prodotti del concorso VEX tramite RobotEvents.com nella loro EP Dashboard. Tra questi prodotti rientrano campi, elettronica da campo, trofei e targhe con data di premiazione &. Se i prodotti sono associati a uno sconto EP per la stagione corrente, tali prodotti devono essere acquistati tramite il sito Web RobotEvent.com per ricevere gli sconti (USA EP).
Squadre registrate
Una volta aperta l'iscrizione al tuo evento, potrai visualizzare l'elenco dei team registrati per monitorare la capienza dell'evento e lo stato dei pagamenti del team. Ci sono due modi per accedere all'elenco delle squadre registrate.
- Nella Dashboard EP, seleziona il numero di team registrati, visualizzato come numero blu in relazione alla capienza dell'evento.
- Nella visualizzazione amministrativa del tuo evento, seleziona Squadre registrate dal menu a destra.
Per accedere alle informazioni sui team registrati, comprese le informazioni di contatto, seleziona "Scarica il report sui team registrati".
Stato del pagamento del team
Lo stato del pagamento per ogni squadra registrata può essere consultato nella colonna Stato pagato dell'elenco delle squadre registrate. Le categorie dello stato del pagamento sono le seguenti:
| Pagato aaaa/mm/gg | EP può aspettarsi di ricevere questo pagamento (meno la commissione di 5 $) nel successivo ciclo di fatturazione mensile. |
| Non pagato (in sospeso) | EP deve ricordare alla squadra di caricare un ordine di acquisto, di pagare con carta di credito o di pagare direttamente il torneo. |
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Elaborazione PO |
In questo caso è stato inviato un ordine di acquisto, ma il pagamento non è stato ricevuto da RECF. L'EP potrebbe dover ricordare al team di contattare il contatto finanziario per inviare l'assegno. |
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Contrassegnato come pagato da **** il aaaa/mm/gg |
L'EP può contrassegnare i propri team come pagati, così come i team che pagano sul posto o quando hanno stipulato un accordo prestando campi, fornendo volontari, ecc. |
Team non retribuiti al di fuori della tua organizzazione
Se noti team con lo stato Non pagato (in sospeso), ti consigliamo di contattarli per sapere quando completeranno la procedura di pagamento. La quota di iscrizione all'evento è dovuta al momento della registrazione e dovrà essere pagata durante la procedura di check-out iniziale. Se riscontri problemi con un team durante il completamento della registrazione a un evento, contatta il tuo RSM. In alcuni casi, il tuo RSM potrebbe suggerire scadenze di pagamento specifiche per la tua regione.
I team che il giorno dell'evento hanno lo stato "Non pagato" (in sospeso) potranno partecipare solo a discrezione dell'EP, che potrà richiedere il pagamento in loco. Alcuni EP rimuoveranno i team non pagati a partire da una certa data e li sostituiranno con i team della lista d'attesa. Questa procedura dovrebbe essere indicata nella scheda Informazioni generali del tuo evento e inclusa nell'e-mail automatica inviata ai team dopo la registrazione.
che alcuni team fanno parte di scuole o altre organizzazioni che potrebbero avere una procedura ritardata per l'esecuzione dei pagamenti. Chiediamo che gli EP usino il proprio giudizio e tengano conto della totalità delle circostanze quando decidono se consentire o meno una competizione non retribuita. Comunicare con i team in modo tempestivo e frequente è la chiave per garantire che non ci siano malintesi.
Se un EP consente a una squadra non retribuita di competere in un evento, né l'RSM né il RECF sono tenuti a richiedere il pagamento per conto dell'EP.
Team della tua organizzazione
Gli EP possono iscrivere le proprie squadre ed esentare dal pagamento della quota di iscrizione, poiché i fondi vengono restituiti all'organizzazione ospitante. Quando si registrano i team della propria organizzazione, selezionare l'opzione Paga dopo nella procedura di pagamento. Quindi vai all'elenco Squadre registrate e seleziona Contrassegna pagato per le squadre applicabili. Questo azzererà la fattura dell'ordine per quel team. Questo metodo può essere utilizzato anche per team esterni alla tua organizzazione, se accetti di rinunciare alla quota di iscrizione all'evento se mettono a disposizione campi o volontari.
Aggiunta manuale di team
La maggior parte dei team si iscriverà tramite la pagina dell'evento, ma in alcuni casi gli EP possono aggiungere manualmente i team al loro evento.
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Scenari per l'aggiunta manuale di team |
Scenari che richiedono l'approvazione RSM |
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Per aggiungere manualmente una squadra, vai all'elenco Squadre registrate e seleziona il pulsante verde +Aggiungi squadra. Quando aggiungi manualmente una squadra, dovrai inserire il numero esatto della squadra, incluso il numero di base e il suffisso letterale. Un partner dell'evento può aggiungere una squadra a un evento durante la promozione Early Bird solo se è l'allenatore principale elencato per quella squadra specifica.
Lista d'attesa
I team possono aggiungersi alla lista d'attesa di un evento mentre è aperto il periodo di registrazione all'evento nella scheda Lista d'attesa dell'evento. I team possono decidere di aggiungersi alla lista d'attesa di un evento per diversi motivi, tra cui:
- La capienza dell'evento è stata raggiunta
- Non possono registrarsi durante il periodo di registrazione Early Bird
- Sono interessati a partecipare a un evento o a una lega solo su invito
- L'evento richiede la qualificazione
In ogni caso, le squadre vengono aggiunte automaticamente all'evento dalla lista d'attesa non. In alternativa, se opportuno, l'EP può invitare all'evento i team presenti nella lista d'attesa. L'invito alle squadre dalla lista d'attesa è a discrezione dell'EP, a meno che non vengano violate altre norme. Se non sei sicuro di quali squadre invitare dalla lista d'attesa, puoi contattare il tuo RSM. Per determinare chi aggiungere alla lista d'attesa, i team devono essere ordinati e classificati in base a 1) numero di eventi a cui si sono iscritti (dal più piccolo al più grande), quindi 2) data in cui il team è stato aggiunto alla lista d'attesa. Ciò avviene in collaborazione con l'RSM. L'EP può accedere alla lista d'attesa e gestirla tramite la vista amministrativa dell'evento nel menu di destra.
Buona pratica: Se un EP desidera aggiungere una squadra all'evento dalla lista d'attesa, l'EP deve prima contattare l'allenatore principale della squadra e assicurarsi che sia in grado di partecipare. In questo modo si evita che l'EP invii inviti a eventi che potrebbero non essere accettati.
Suggerimento utile: Se l'evento prevede la registrazione anticipata e i team si aggiungono alla lista d'attesa durante questo periodo, non verranno aggiunti automaticamente all'evento una volta iniziata la registrazione standard. Se la capienza massima non è stata raggiunta, i team dovranno tornare alla pagina dell'evento e completare la procedura di registrazione.
Moduli di consenso/liberatoria del partecipante
Tutti i partecipanti alla squadra (giocatori, allenatori e tutor) devono compilare online un modulo di liberatoria del partecipante (noto anche come modulo di consenso) prima dell'evento. Una volta compilato online, il modulo verrà automaticamente applicato a ogni evento ufficiale della REC Foundation a cui la squadra si iscrive durante la stagione in corso.
Ulteriori informazioni sui moduli di liberatoria dei sono disponibili in questo articolo. I collegamenti ai moduli di autorizzazione alla partecipazione della REC Foundation sono disponibili qui .
I moduli di autorizzazione dei partecipanti compilati dai membri del team che prendono parte al tuo evento possono essere verificati dalla vista amministrativa dell'evento nel menu di destra. Un file CSV scaricabile con un elenco dei moduli di consenso compilati è disponibile in questa pagina dell'evento Moduli di consenso.
Aggiornamento delle informazioni sull'evento
A volte potrebbe essere necessario apportare modifiche alla pubblicazione dell'evento, ad esempio perfezionare l'ordine del giorno o aggiungere premi. Per farlo è sufficiente modificare l'evento. Una volta approvato l'evento, potrai comunque apportare modifiche e aggiungere ulteriori dettagli, ma assicurati di comunicare ogni modifica ai team registrati e al tuo RSM. Dopo che l'evento è stato approvato e pubblicato, solo il tuo RSM può modificare i seguenti elementi:
- Aumento della capacità di oltre il 20%
- Date di apertura, chiusura e rilascio delle registrazioni
- Premi di qualificazione
Invio di e-mail ai team registrati
Quando un team si registra al tuo evento, riceverà l'e-mail automatica che hai creato in Informazioni di contatto → Corpo e-mail di registrazione all'evento. Con l'avvicinarsi della data dell'evento, è buona norma inviare un'e-mail ai team con i dettagli specifici dell'evento, tra cui una mappa del campus, le istruzioni per il parcheggio, il programma dell'evento, le opzioni per il pranzo e un elenco dei posti vacanti per volontari da ricoprire.
Ecco alcuni elementi comuni da comunicare:
- Richieste ai team di fornire volontari o attrezzature per il tuo evento.
- Richiesta di preordini di cibo e informazioni sulla squadra (ad esempio il numero di persone che ogni squadra prevede di portare, il che aiuta a stimare quante forniture per le concessioni sono necessarie).
- Informazioni per i team, come l'ordine del giorno e il menu delle concessioni.
- Indicazioni per raggiungere le aree di parcheggio ed eventuali norme o regolamenti in materia di parcheggio.
- Richiede che i team non retribuiti coordinino i loro pagamenti.
- Ritardi o cancellazioni dovuti alle condizioni meteorologiche.
- Un promemoria amichevole sul Codice di condotta e sulla politica incentrata sullo studente.
- Un promemoria amichevole sul tuo orario di "apertura porte" & eventuali norme specifiche del locale.
Per accedere alle informazioni di contatto dei team, seleziona Team registrati. Seleziona Mostra tutto voci, quindi fai clic sul collegamento Scarica il report di registrazione come CSV. Gli indirizzi email dei Primary Coach sono disponibili nel foglio di calcolo risultante. Quando invii e-mail ai team, utilizza la funzione Copia carbone nascosta (Ccn) nella tua applicazione di posta elettronica. La funzione CCN consente di inviare un messaggio a più persone senza rivelare l'elenco dei contatti ad altri, proteggendo la privacy dei destinatari. Quando un contatto risponde alla tua email, solo tu vedrai quell'email. Ciò aiuta a prevenire catene di e-mail in cui le persone "rispondono a tutti" invece di comunicare in modo selettivo.
Ci aspettiamo che le informazioni di contatto dei team vengano utilizzate solo per le comunicazioni necessarie ai team per il tuo evento. Queste informazioni non devono essere condivise con altri o utilizzate per altri scopi.
Quaderni di ingegneria digitale
Un partner dell'evento può decidere di chiedere ai team di inviare copie digitali dei loro taccuini. Ogni squadra dovrà caricare e inviare un link condivisibile su RobotEvents utilizzando l'account principale dell'allenatore della squadra. I partner dell'evento possono scaricare un collegamento a tutti i notebook inviati selezionando "Team registrati" e utilizzando il report "Scarica il report dei collegamenti ai notebook di ingegneria digitale come CSV" nella parte superiore dello schermo.